4. Первинний облік персоналу, використання робочого часу і виробітку

Облік розрахунків з оплати праці здійснюється на основі типових форм, затверджених наказом Мінстату України «Про затвердження типових форм первинного обліку», 1995р.

Правильність та точність розрахунків з персоналом з оплати праці залежить від якості оформлення первинних документів з обліку:

• особового складу працівників;

• використаного часу;

• обсягу виконаних робіт.

2. Первинний облік персоналу

Наймані працівники підприємства називаються його персоналом. Від кількісного і якісного складу персоналу залежить проду­ктивність праці трудового колективу.

Облік персоналу забезпечує інформацією про списковий склад у розрізі категорій, професій, кваліфікації, освіти, стажу, віку та інших показників. Особовий склад персоналу обліковується відділом кад­рів, який фіксує його наявність, зміни у складі працівників та їх причини.

Для забезпечення обліку особового складу робітників, прийнятих на постійну, часову чи сезонну роботу та використання ними робочого часу, повинні складатися наступні документи:

• Заява про прийняття на роботу.

• П-1 «Наказ (розпорядження) про прийом на роботу»;

• П-3 «Алфавітна картка»;

• П-4 «Особова картка спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи»;

• П-5 «Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу»;

• П-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»;

• П-7 «Список №_ про надання відпустки»;

• П-8 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту);

• П-12 «Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати»;

• П-13 «Табель обліку використання робочого часу»;

• П-14 «Табель обліку використання робочого часу»;

• П-15 «Список осіб, які працювали в надурочний час»;

• П-16 «Листок обліку простоїв».

• Контракт, договір.

Характеристика окремих форм перелічених документів наведена в Додатку 1.

Відділ кадрів відкриває особову справу на кожного працівника веде облік приймання, переміщення та звільнення особового складу, оформлює надання відпусток, присвоєння кваліфікації, змін тарифних ставок і окладів. Такі дані відображаються в особових справах на основі за­писів про приймання, переміщення чи звільнення, наказів і розпоряджень адміністрації. Накази щодо руху персоналу обов’язково доводяться до відома працівників бухгалтерії, які ведуть облік розрахунків з оплати праці.

На кожну особу складається наказ про приймання ( П-1) , відкривається трудова книжка й алфаві­тна карта(Ф П-3), на працівників з вищою освітою відкри­вається особова картка (Ф П-2), а на спеціалістів, що вико­нують науково-дослідні роботи особова картка (Ф П-4); наказ про переведення на іншу роботу (Ф П-5), наказ про припинення трудового до­говору (Ф П-8), список про надання відпусток (Ф П-7), та інші документи.

4.2. Первинний облік використання робочого часу і виробітку

Робочий час – це встановлений законом або угодою сто­рін час, протягом якого робітники і службовці згідно з пра­вилами внутрішнього розпорядку повинні виконувати свої трудові обов’язки.

Робочий день – це встановлена законом норма робочого часу протягом доби. Нормування робочого часу протягом календарного ти­жня є робочим тижнем.

При п’ятиденому робочому тижні встановлено його тривалість – 40 годин.

Законодавством встановлена скорочена тривалість робо­чого часу для:

- працівників віком від 16 до 18 років(36 годин­ний робочий тиждень),

- працівників зайнятих на роботах зі шкідли­вими умовами праці – не більше 36 годин на тиждень.

Зарплата працівникам, мо­лодшим 18 років за скороченої тривалості робочого тижня сплачується в розмірах, передбачених відрядними розцін­ками.

Контроль за своєчасною явкою працівників на роботу та її закінченням організується за такими системами:

1. картковою – з допомогою контрольного годинника, який на листку з табельним номером працівника пробиває час (години, хвилини);

2. жетонною – з використанням жетонів із табельним номером працівника; при явці на роботу жетони навішуються на спеціальну дошку з табельними номерами або кидаються у ящик, після чого табельник дані про явку записує у табель використання робочого часу;

3. перепустковою – шляхом пред’явлення через турнітет або здавання перепусток на початку зміни та отримання їх по закінченню зміни;

4. рапортно-відомістною – з використанням рапортів, табельних відомостей, отриманих від майстрів, бригадирів та інших відповідальних осіб.

Облік використаного робочого часу ведеться у табелі використання робочого часу (ф. П- 12).

Завданнями табельного обліку є:

1. контроль за явкою на роботу.

2. виявлення причин запізнень або неявки на роботу.

3. одержання даних про фактично відпрацьований час.

4. складання звітності про наявність працюючих та її рух, про стан трудової дисципліни.

У табелі за місяць зазначається кількість відпрацьованих днів разом, годин разом, у тому числі надурочних, нічних, вечірніх, кількість днів неявок (з них по причинам), кількість вихідних та святкових днів. Табелі ведуться в розрізі цехів, відділів, дільниць та інших структурних підрозділів підприємства. Відповідальність за точність наведених даних покладена на табельників або відповідальних осіб (майстрів, начальників цехів, бригадирів). Облік неявок на роботу здійснюється на основі відповідних документів (довідок медичних установ, довідок шкіл та навчальних закладів, довідок про участь у судових засіданнях, наказів про відрядження, заяв працівників, оформлених належним чиним).

Табелі здають в бухгалтерію для нарахування заробітної плати, а тому доцільно їх складати за окремими категоріями працюючих (робітники, керівники, спеціалісти), за місцями роботи (цехи, дільниці, бригади, зміни), виконуваним функціям (черговий, слюсар, наладчик, електрик), за виготовлення замовлень, робіт чи послуг. Такі дані необхідні для правильного віднесення заробітної плати за призначенням на відповідні статті витрат.

Табель є основним документом для нарахування погодиної зарплати.

При відрядній формі оплати праці табельних даних не достатньо. Для нарахування зарплати необхідно отримувати відомості про обсяг виконаних робіт.

Облік виробітку робітниками-відрядниками у промисло­вості здійснюють за типовими формами залежно від техно­логічного процесу виробництва, системи організації та оплати праці в нарядах, рапортах про виробіток, маршрутних лис­тах, відомостях обліку виробітку та інших докуме­нтах, які є спіцефічними для окре­мих галузей.

Наряд частіше використовують підприємства з індивідуальним і дрібносе­рійним характером виробництва, коли робітники виготов­ляють одинакові вироби або зайняті на ремонтних роботах. Наряди можуть бути індивідуальні або бригадні. Основ­ними реквізитами наряду є: прізвище робітника, його табе­льний номер, опис робіт, які повинні бути виконані, розці­нка та код витрат, на які відноситься нарахування зарплати. Після виконання робіт вказаних у наряді, зазначається кіль­кість виготовленої продукції, наряд підписується майстром або економістом.

У випадку, коли наряд виписано на бригаду, на зворотньому боці ведеться табель відпрацьованого кожним членом бригади часу. Ця інформація необхідна для розподілу між членами бригади зарплати за виконаний обсяг робіт.

Наряди, за якими робота протягом даного місяця не закінчена закриваються, робиться відмітка про фактично виконаний обсяг робіт. На завершальну час­тину роботи виписується новий наряд у наступному місяці.

У серійних і масових виробництвах виробіток кожного робітника і зарплата фіксуються у змінних рапортах, які ведуться у розрізі бригад або дільниць. В них зазначають прізвище робітника, табельний номер, розряд і кількість відпрацьованих годин. При розподілі бригадного заробітку враховують КТУ кожного члена бригади.

На підприємствах машинобудування впрова­джена система маршрутних листків, які відкривають на ко­жну деталь або вузол окремо. Такі карти виписує виробни­чий відділ на підставі технологічних карт, у яких зазначають номер вузла чи деталі, номер операції, розряд робіт, норма годин і розцінки, виконавці робіт.

Первинні документи з обліку виробітку в установлені терміни (у міру закриття документів, щотижня, щоденно) подаються до бухгалтерії для обробки і нарахування заробітної плати.