Кафедра “Экономика, организация производства, управление”

Отчет № 3

по дисциплине «Электронные системы управления

документооборотом»

Выполнила

студентка группы 08-АУ1

Романенкова Марина

Проверил

Цуканов Максим Викторович

Брянск 2011

Содержание

Y

Введение

Целью лабораторной работы является ознакомление с программным продуктом Alfresco и приобретение студентами практических навыков коллективной работы в системе электронного документооборота (СЭД).

Alfresco — это система для организации внутреннего портала компании, Alfresco позволяет организовать совместную работу сотрудников предоставляя следующие основные возможности:

• Совместная работа с документами. Документ хранится на сервере, а не на компьютере одного из сотрудников, при этом при каждом сохранении документа, сохраняется его новая версия, автор изменения и время. На сервере хранятся все версии документа, таким образом, всегда существует возможность посмотреть кто, что и когда изменил, а также вернуться к более ранним версиям.

• Совместная работа со статьями на внутреннем портале с использованием подхода Wiki. Wiki — это база знаний, состоящая из множества статей, имеющих ссылки друг на друга.

• Ведение дискуссий. Дискуссии — это своего рода форум, где любой сотрудник может создать новое обсуждение, а остальные сотрудники смогут в нем участвовать, оставляя свои сообщения.

Это очень удобно, когда необходимо, чтобы обсуждение было зафиксировано и в будущем была возможность найти информацию о том, кто какие мысли высказывал и каков был результат обсуждения. К примеру это может быть принятие решений в рамках команды или проекта.

• Ведение блогов;

• Организация документооборота. По умолчанию в системе существует только один «Процесс» для системы документооборота, а именно процесс принятия документов.

• Календарь событий. В календаре могут быть указаны события в компании или события в проекте.

Теоретические сведения о сэд Alfresco

Alfresco предполагает, что вся информация будет структурирована и разбита на Сайты. Каждый сайт в свою очередь может содержать следующие разделы:

• ВиКи;

• Блог;

• Библиотека Документов;

• Ссылки;

• Дискуссии;

• Календарь;

• Участники;

Сайты можно рассматривать как разделы портала. Как правило, создается следующий список сайтов:

• Общий сайт компании — на нем публикуется информация доступная всем сотрудникам, например это могут быть различные бланки, должностные инструкции.

• Календарь событий компании.

• Сайты отделов — внутренние документы отдела, обсуждения и календарь.

• Сайты проектов — внутренние документы проекта, обсуждения и календарь.

У каждого сайта существует свой список пользователей, которые имеют к нему доступ.

Также существует четыре варианта доступа:

• Полный доступ;

• Только изменения своих записей и документов (добавление, редактирование, удаление);

• Только общение в Дискуссиях и Блогах;

• Только чтение.

После входа в систему, пользователь попадает на страницу Приборная

панель по умолчанию на этой странице находятся следующие компоненты:

• Введение (возможность пригласить других сотрудников на сайт, настройка приборной панели, настройка сайта);

• Список недавно модифицированных документов, с автором изменения, датой и временем;

• Список активностей на сайте — кто, что и когда добавил/изменил/удалил с возможностью фильтрации по промежутку времени: за день, неделю, две или четыре недели;

• Список коллег;

• Список ссылок;

Каждый пользователь имеет свою собственную стартовую страницу Моя Приборная Панель, которую можно настраивать по своему усмотрению на основе шаблонов разметки при помощи перетаскивания мышью. Доступны следующие компоненты:

• Введение (возможность пригласить других сотрудников на сайт, настройка приборной панели, настройка сайта).

• Список недавно модифицированных пользователем документов.

• Мои задачи — список созданных пользователем задач.

• Мой краткий профиль.

• Мой календарь.

• Мои сайты.

• Мой список активностей на сайте — кто, что и когда добавил/изменил/удалил с возможностью фильтрации по промежутку времени: за день, неделю, две или четыре недели.

Alfresco включает в себя систему блогов, которая имеет следующие особенности:

• Возможность вести блог как внутри сайта, так и вне его.

• Динамическая фильтрация (теги, черновики, последние, опубликованные внутри сайта/вне сайта, дата публикации).