Порядок размещений сведений в ис
Поступившие копии документов, сведения о которых подлежат размещению в основных разделах ИСОГД, направляются для их регистрации и размещения.
Руководитель структурного подразделения данной службы в случае согласия на участие в формировании и обмене информацией о развитии тер. передают копии таких документов с сопроводительным письмом в данную службу.
Процедура по приему (регистрации) и размещению копий документов включает:
в случае, если поступившая копия является копией нового док. – необх. зарегистрировать входящее сопроводительное письмо к документам, подлежащим размещению в ИСОГД в журнале входящей корреспонденции, где отражаются след. данные: порядковый номер записи в журнале, вид сопроводит. письмо, входящий номер документа, в случае его доставки нарочном – ф.и.о. лица, предавшего документ, его должность и роспись лица, дата поступления документа в отдел и способ доставки документа, ф.и.о. лица – работника отдела, принявшего документ, примечания. Принимается решение о размещении документа в ИСОГД. Сведения заносятся в журнал учета документов с присвоением регистрационного номера и указанием номера книги хранения копии документа. Номер книги хранения соответствует регистрационному номеру документа в том случае, если новый документ является самостоятельным. Если регистрируемый документ является дополнением или изменением к размещенному ранее документу, то он помещается в ту же книгу, где хранится основной документ, соответственно указывается номер книги основного документа. В базу данных заносятся а)наименование и реквизиты документа общей части раздела, при этом у каждого документа – вой номер, делается ссылка на соответствующий раздел при хранении эл. копии документа. б)наименование актуализир. карт, схем в спец. часть раздела (каждому карт документу – отдельный номер, в т.ч. указ. ссылку на соответствующий подраздел 9 раздела). Выполнение пространственной привязки документа путем задания простр. индекса объекта градостроительной деятельности – муниц. район, гор. округ, нас. п., мкр, квартал, ЗУ.
В случае, если поступившая копия документа является документом к зарегистрированной ранее в ИСОГД, надо зарегистрировать входящие письма к документам, принять решение о размещении в ИСОГД, выполнить процедуру установления связи между ранее зарегистрир. уже хранящ. в ИСОГД документе и дополнениям к нему, присвоение новому документу регистрационного номера основного документа, частью которого он является, внесение корректировок в инд. сведения в основном документе, помещение копии документа в книгу с соответствующим номером
Факт размещения отражается в журанале учета документов, где номер – по правилам:
новый журнал – с нового года, порядковый номер – 01, в течение года по мере заполнения одного журнала заводится необх. доп. количество
каждому журналу присваивается порядковый номер и указывается год 01 2012
Запись журнала ИСОГД - порядковый номевид, р, дата утверждения, орган, утвердивший документ, номер и дата прав. акта, рег. номер и дата регистрации, ф.и.о. лица- аботника отдела, отв. за регистрацию и ф.и.о. исполнителя
12.11.2011
5. регистрац. номер документу присваивается в момент внесения нач свед о нем в журнал учета документов ИСОГД. Рег. № документа состоит из: № раздела, порядкового № записи в журнале учета документов, № журнала учета документов. № книги соответствует рег.№ документа.
6. идентификац № присваивается общим и спец. частям документа и состоит из № части по порядку внутри документа (для частей документа применяется сквозная нумерация), часть документа, рег. № документа
7. пространственный индекс – для простр привязки ИСОГД к объекту градостр. деят-ти – муниц. район, гор округ, нас. п., район, мкр, квартал,ЗУ
Простр индекс состоит из номера кад округа, кад номера муниц. района, гор округа, планировочного № нас.п., № планировочного района, № планировочного мкр, квартала, зем-имущ комплекса и № ЗУ.
Планировочный № формируется оп тем же принципам, что и простр. индекс.