7.3. Методы изучения содержания и затрат труда работников
Для выявления того, чем и в каком объеме занимаются те или иные работники аппарата управления, используются две группы методов: опросы и наблюдения. Они могут применяться как по отдельности, так и совместно.
Устный опрос целесообразно использовать только в качестве средства уточнения данных, полученных с помощью наблюдений. Анкетный опрос более универсален и может выступать и как заменитель наблюдений
Вопросы первой группы касаются самого опрашиваемого работника. Лучше, если анкета будет анонимной, без указания фамилии, опрашиваемые будут более откровенны в своих ответах.
Вторая группа вопросов направлена на выявление того, какие работы выполняются опрашиваемым, и сколько на них тратится времени. В дополнение к этому может быть предусмотрен вопрос о том, какому работнику или подразделению могут быть переданы работы, признанные несвойственными.
Затем следуют вопросы, с помощью которых устанавливается, как, какими методами, с применением каких технических средств и в каких условиях выполняются работы.
Последняя группа вопросов предназначена для выяснения того, какие имеются у работника потери времени и другие недостатки в организации труда и каковы их причины.
Завершается анкета, как правило, обращением к заполняющему с просьбой дать свои предложения по улучшению организации труда.
Большое значение имеет не только состав вопросов в анкете, но и форма их постановки. Различают три вида вопросов: открытые, закрытые и полузакрытые. Открытый вопрос допускает множество самых разнообразных ответов. Именно таким является, например, вопрос: "Какие недостатки имеются в организации Вашего труда?" Закрытый вопрос предусматривает только два варианта ответа: "да" либо "нет". Здесь в качестве примера может быть приведен вопрос: "Имеются ли недостатки в организации Вашего труда?" Полузакрытым является открытый вопрос, если к нему дан набор из нескольких возможных ответов, один из которых опрашиваемый должен назвать (подчеркнуть). Например, упоминающийся вопрос: "Какие недостатки имеются в организации Вашего труда?" квалифицируется как полузакрытый в случае наличия при нем запрограммированных ответов типа:
отсутствие четкого круга должностных обязанностей;
отсутствие определенного распорядка рабочего дня;
плохая организация рабочего места, неудовлетворительные санитарно-гигиенические условия труда;
отсутствие необходимых средств механизации труда.
Вопросы должны быть поставлены в такой форме, чтобы любой из возможных ответов либо являлся исчерпывающим и исключал необходимость в дальнейшем уточнении, либо давал сведения, без которых дальнейшее углубление изучения невозможно. Учитывая это, нельзя считать целесообразным составление анкеты из одних только закрытых вопросов. Такая анкета проста в заполнении и обработке, но, как правило, малоэффективна.
Неоправданна и другая крайность - бездумное стремление получить с помощью анкеты точные количественные данные.
Необходимо иметь в виду, что содержание вопросов в анкете должно соответствовать компетенции, должностной квалификации опрашиваемых работников. Несоблюдение этого требования ведет к нерациональным затратам времени исследователя и анкетируемого персонала, получению и последующей обработке данных, не в полной мере соответствующих действительному положению дел, а иногда и к появлению негативной психологической реакции работников на проводимый опрос. Чтобы по возможности устранить подобные опасения, целесообразно ввести в анкету короткий вводный текст с разъяснениями цели опроса.
Для изучения затрат рабочего времени служащих используются следующие виды наблюдений: фотография рабочего времени, самофотография рабочего времени и хронометраж. Фотография рабочего времени - это учет всех затрат рабочего времени, осуществляемый сторонним наблюдателем. Как правило, проводится она в течение рабочего дня и бывает индивидуальной (изучается работа одного человека) и групповой (изучается работа нескольких служащих). Результаты наблюдений записываются в специальный наблюдательный лист.
Применительно к труду менеджеров возможности фотографии рабочего времени предельно ограничены. Дело в том, что работы, выполняемые менеджерами, в подавляющем большинстве не имеют явно выраженных отличительных признаков (которые присущи труду рабочих) и не являются самоочевидными для наблюдателя. Действительно, сидит работник - читает или пишет, а что читает или что пишет совершенно не ясно; может быть он вообще занят неслужебными делами. Еще более гадательные данные получаются, когда объект наблюдения сидит задумавшись; скорее всего, что он продумывает какое-то управленческое решение, но вполне может оказаться, что предается воспоминаниям или переживает личные неурядицы. Исключение здесь представляет только трудовая деятельность отдельных категорий работников, таких, например, как производственные мастера, диспетчеры, машинистки и т.п. Обращаться к наблюдаемым работникам с бесконечными расспросами относительно того, чем они в тот или иной период времени заняты, не рекомендуется и даже запрещается.
Таким образом, получается, что в большинстве случаев фотография рабочего времени не может дать ничего, кроме данных о распределении затрат времени по формальному признаку (думает, читает, пишет, разговаривает, ведет телефонные переговоры, ест, занимается личными делами, отсутствует в помещении и т.п.).
Фотография рабочего времени может осуществляться не только методом непосредственных замеров величин времени, но и методом моментных наблюдений. Обычно для краткости последнюю так и называют - метод моментных наблюдений. Он значительно менее трудоемок сравнительно с обычной фотографией рабочего времени и используется при групповых наблюдениях. Метод предусматривает фиксацию данных о том, чем занимаются наблюдаемые работники в отдельные моменты времени. Когда таких моментов набирается достаточно много, они в полной мере могут характеризовать использование рабочего времени в целом. Необходимое количество моментов определяется по специальной формуле в зависимости от удельного веса (в общем фонде времени) суммарных затрат времени по минимальному их элементу и задаваемой заранее точности полученных данных.
По данным моментных наблюдений так же, как и по данным обычной фотографии рабочего времени, строится фактический его баланс.
Если работники, охваченные моментными наблюдениями, размещаются в разных помещениях, то наблюдения проводятся путем периодических обходов этих помещений. В том случае, когда весь наблюдаемый персонал располагается в одной комнате, наблюдатель находится здесь же, выбрав место так, чтобы все работники находились в поле зрения. Часто проведение моментных наблюдений в таком варианте осуществляется руководителем соответствующего отдела. Сами наблюдения проводятся в определенные моменты времени в соответствии со специально разработанной программой.
Проведение моментных наблюдений сопряжено с необходимостью быстрой записи данных. Эта быстрота обеспечивается использованием заранее заготовленной формы наблюдательного листа, в котором указаны виды затрат времени и отведено место для фиксации количества моментов по каждому виду затрат. Сама фиксация осуществляется чаще всего с помощью общепринятой системы обозначений, при которой каждый момент отмечается точкой или линией (табл. 3).
При проведении моментных наблюдений распознавание содержания трудовой деятельности служащих еще более затруднено, чем при фотографии рабочего времени.
Поэтому моментные наблюдения используются, как правило, в качестве контрольного метода при других видах наблюдений (чаще всего, при самофотографии рабочего времени).
Система обозначений для записи данных моментных наблюдений
Таблица 3
Самофотография рабочего времени - это учет всех видов затрат времени, проводимый самими работниками. Метод отличается дешевизной и сравнительно высокой эффективностью при надлежащей организации наблюдений и соблюдении ряда требований. Главное здесь в том, чтобы обеспечить квалифицированное и добросовестное ведение самонаблюдений. До начала наблюдений необходимо провести вводный инструктаж их участников по технике заполнения наблюдательного листа (карты самофотографии). Существуют различные модификации этой карты, предусматривающие проставление времени начала и окончания каждого элемента трудовой деятельности и перерывов цифрами или нанесение черточек на специальной сетке, где зафиксировано деление рабочего дня на часы и более мелкие отрезки времени.
Исключительно важным является постоянное нахождение (или хотя бы периодическое появление) в помещении, где ведется самофотография рабочего времени, одного из организаторов наблюдений. С одной стороны, он должен давать консультации по неизбежно возникающим вопросам, связанным с отнесением тех или иных затрат времени к определенным их видам. С другой стороны, необходим постоянный контроль за правильностью и, что самое главное, своевременностью фиксации данных, недопущением случаев разового заполнения карты самофотографии. У самофотографии рабочего времени есть один существенный и практически неустранимый недостаток. Она в любых условиях не может гарантировать получение достоверных данных о потерях рабочего времени, особенно о потерях по причинам, зависящим от самих работников. Указанный дефект без особых сложностей может быть исправлен с помощью данных контрольных наблюдений: фотографии рабочего времени или моментных наблюдений.
Различают две разновидности самофотографии рабочего времени: без перечня элементов затрат труда и с перечнем этих элементов.
Продолжительность наблюдений может быть в принципе различной. Ее выбор зависит от задач изучения и от численности работников, охваченных наблюдениями. Чаще всего практикуется проведение самофотографии рабочего времени в течение 5-10 дней. При этом выбираются дни месяца, наиболее характерные для выявления всех видов выполняемых работ.
Хронометраж - это вид наблюдений, который состоит в изучении повторяющихся элементов работы сравнительно небольшой продолжительности. При хронометраже затраты времени фиксируются с помощью секундомера. Как метод изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени хронометраж как таковой использоваться не может. Применяется только для установления норм времени (выработки) на выполнение отдельных операций и совершенствования трудовых процессов. Практикуется совместное проведение хронометража и фотографии рабочего времени (фотохронометраж): в этом случае возможности наблюдений соответствующим образом расширяются.
Форма карты самофотографии рабочего времени № 1 (без перечня элементов затрат труда)
Предприятие (объединение)______________________________
Отдел (цех)_____________________________________________
Должность_____________________________________________
Образование___________________________________________
Стаж работы по специальности___________________________
Выполняемая работа |
Текущее время (начало работ и перерывов) |
|
час. |
мин. |
|
|
|
|
Форма карты самофотографии рабочего времени № 2 (с перечнем элементов затрат труда)
Предприятие (объединение)___________________
Отдел (цех)________________________________
Должность________________________________
Образование ______________________________
Стаж работы по специальности_______________
Шифр элемента затрат рабочего времени |
Текущее время (начало работ и перерывов) |
Шифр элемента затрат рабочего времени |
Текущее время (начало работ и перерывов) |
||
час |
мин |
час |
мин |
||
|
|
|
|
|
|
Систематизированные данные изучения содержания и затрат труда персонала (балансы их рабочего времени) должны сопоставляться с тем, что представлено в положениях о подразделениях и должностных инструкциях работникам. Выявленные в результате этого сопоставления всяческого рода несовпадения в составе должностных функций работников должны быть устранены либо путем изменения фактического положения с распределением обязанностей, либо посредством корректировки упомянутых документов. Цель подобных действий - выход на наиболее рациональный (с точки зрения обеспечения максимальной эффективности труда) вариант загрузки работников по времени и квалификации.