Лекция № 8

7. Примеры ит

7.1. MS EXSEL

Первые электронные таблицы (табличные процессоры) - Multiplan, SuperCalc, QuatroPro - были разработаны для решения задач экономического характера. Данные в программах этого типа представляются в виде обычной двухмерной таблицы, что достаточно удобно и понятно пользователю. Файлы, обрабатываемые электронной таблицей EXCEL, называются рабочими книгами и имеют тип *.XLS . Порядок и структура работы с MS EXCEL

1. Создание рабочей книги. Книга EXCEL 97 состоит из рабочих листов (до 256), рабочий лист состоит из столбцов (256) и строк (65536). На пересечении столбцов и строк образуются ячейки. Столбцы имеют заголовки в виде латинских букв (A,B,C,…), а строки заголовки в виде натурального ряда чисел. Каждая ячейка имеет адрес, образуемый из имен столбцов и строк по принципу адресации в "морском бое" (A34, BF11).

2. Структура окна: строка заголовка; строка меню; всплывающие меню; панель инструментов "Стандартная"; панель инструментов "Форматирование"; поле имени и строка формул; заголовки столбцов и заголовки строк; линейки прокрутки; вешки разбивки окна; ярлыки рабочих листов и кнопки их прокрутки; строка состояния; столбцы, строки, ячейки, маркер.

3. Просмотр таблицы осуществляется перемещением по рабочему полю маркера - прямоугольной рамки - с помощью клавиш управления курсором. Ячейка, в которой находится маркер, называется активной, выделенной. В данную ячейку могут быть введены данные разных форматов. Для того, что бы изменить Формат ячейки необходимо выделить диапазон ячеек, затем нажать ПКМ и из меню Формат ячейки выбрать необходимую вкладку: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид - установить соответствующие параметры, переключатели и флажки.

4. Основная суть рабочего листа EXCEL – это формулы. Они могут выполнять как простые действия, так и сложные, с их помощью можно работать и с текстом. Формула начинается со знака "=", за которым следуют ссылки на ячейки в виде математического выражения. После ввода формулы в ячейке появляется результат вычислений, а формулу можно видеть в режиме просмотра в строке формул или в ячейке в режиме редактирования ( F2 ). Ввод ссылок производится с клавиатуры, либо щелчком по соответствующей ячейке. Для ускорения работы и исключения ошибок используются встроенные формулы - функции.

В EXCEL можно указать положение ячейки с помощью абсолютной или относительной ссылки (по умолчанию используются относительные ссылки). В случае использования относительной ссылки при копировании формулы происходит автоматическая перенастройка ссылок на другие ячейки. При абсолютных ссылках при копировании формулы автоматическая перенастройка ссылок не происходит. Абсолютная ссылка на ячейку производится в режиме ввода или редактирования формулы с помощью клавиши F4 . При этом перед наименованием столбца и строки устанавливаются два знака $ (если установлен один знак, то это смешанная ссылка).

Можно ссылаться на ячейки других листов: Лист1!А1 Можно воспользоваться трехмерными ссылками для того, чтобы сослаться на диапазон ячеек, включающий два или более листа в рабочей книге: =СУММ(Лист1:Лист4!$E$1:$E$6).

Для того, чтобы не вводить несколько однотипных формул, используют копирование формул массива: ввести формулу в первую ячейку, затем растянуть рамку за правый нижний уголок.

Для упрощения формирования ссылок на ячейки и диапазоны ячеек можно дать имя любой часто применяемой константе или формуле: выделить нужную ячейку - Вставка - Имя - Присвоить - ввести имя, присваиваемое ячейке.

5. Автоматическое подведение промежуточных итогов. Назначение промежуточных итогов состоит в обобщении данных. Предположим, имеется список продаж, включающий дату, номер счета, наименование продукта и его количество, цена и сумма дохода. На основе этой информации можно получить предварительные результаты для данных, сгруппированных по номеру счета и продукту. Используя команду Итоги, не требуется писать формулы, программа автоматически создает необходимые математические выражения, вставляет строки промежуточных и общих итогов и структурирует данные.

Порядок операций: Данные - Итоги - указать столбец, по изменениям в котором определяются места итоговых строк - указать тип операции и столбцы, по которым подводятся промежуточные итоги - ОК .

6. Сортировка данных. Сортировка позволяет выстраивать данные в алфавитном или цифровом порядке по возрастанию или убыванию. Порядок операций: Данные - Сортировка - установить порядок сортировки (по возрастанию/по убыванию) и столбцы, по которым производится сортировка (первый, второй, последний) - ОК .

Выбрав экранную кнопку Параметры… , можно указать объекты сортировки (строки/столбцы), установить особый тип сортировки по первому ключу (дни недели, месяцы, какой-либо список) и учесть регистр букв. В случае наличия данных разных типов в ячейках EXCEL использует следующий порядок данных: числа от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного, текст, значение ЛОЖЬ, значение ИСТИНА, значение ошибок, пустые значения.

7. Подбор параметра и поиск решения. В EXCEL имеется два мощных средства для анализа данных. Подбор параметра используется для подгонки значения величины, вычисляемой по заданной формуле, путем подбора одного влияющего на эту величину значения. Поиск решения используется для поиска оптимального решения некоторой задачи в случае, если имеется несколько входных значений, а также набор ограничений на решение. Диспетчер сценариев может запомнить несколько решений, найденных данным средством, и сгенерировать на этой основе отчет.

Если известно, какой результат необходимо получить, но не известен аргумент, при котором достигается это решение, используют подбор параметра: Сервис - Подбор параметра - указать ячейку и результат в ней, который должен быть получен - указать ячейку, значение которой необходимо подобрать для получения нужного результата.

Существует способ визуального подбора параметра с использованием диаграммы. Для этого подходят линейчатые диаграммы, гистограммы, графики: на рабочем листе с диаграммой выделить маркерами (двойным щелчком ЛКМ) нужный объект - зацепившись за маркер, установить нужную величину значения - ввести ссылку на изменяемую ячейку - ОК .

Существует множество задач, формулировка которых представляет собой систему уравнений с несколькими неизвестными и набор ограничений на решения. В этом случае необходимо использовать надстройку Поиск решения. Задачи, которые решаются таким способом, имеют три аспекта. Во-первых, имеется единственная цель - минимизация или максимизация какой-либо величины. Во-вторых, имеются ограничения в виде неравенств. В-третьих, имеется набор входных значений-переменных, непосредственно или косвенно влияющих на ограничения и на оптимизируемую величину. Ограничения имеют тот же синтаксис, что и логические формулы, но в найденном решении логические формулы будут выполнены точно, а ограничения - с некоторой возможной погрешностью, значение которой по умолчанию равно 0,000001.

Для проверки наличия данной надстройки: Сервис - Надстройки - Поиск решения.

Порядок операций: Сервис - Поиск решения - установить целевую ячейку и тип искомого значения - установить диапазон изменяемых решений - добавить ограничения - при необходимости, используя Параметры , установить максимальное время проведения поиска, предельное число операций, относительную погрешность - ОК .

8. Построение диаграмм и графиков. Числовые данные не так хорошо воспринимаются, как графики и диаграммы, поэтому при создании современных документов часто результаты вычислений оформляются в графическом виде. В EXCEL эта процедура немного отличается от предыдущих версий.

После того, как выделены ячейки, по которым строится диаграмма, необходимо воспользоваться Мастером Диаграмм.

Мастер - компонента EXCEL, помогающая выполнить определенные действия: создать запрос, отчет, диаграмму, построить за несколько этапов сложную математическую функцию.

На первом шаге выбираются тип и вид строящейся диаграммы.

На втором шаге указывается диапазон ячеек, по которым строится диаграмма.

На третьем шаге вводятся заголовки, подписи данных, формируется вид диаграммы.

На четвертом шаге указывается имя рабочего листа, на котором будет расположена диаграмма.

Лекция № 9

7.2. MS ACCESS

Среди программных продуктов, обеспечивающих переработку данных, весьма популярна система управления базами данных (СУБД) Access (анг. средств организации и доступа к данным), входящая в комплекс программ Microsoft Office для операционной системы Windows.

Если данные собираются и обрабатываются с целью решения некоторой общей задачи, то их, как правило, объединяют в единый информационный объект, называемый базой данных (БД). БД обычно состоит из одного или нескольких однотипных или разнотипных файлов. При наличии готовой БД с помощью СУБД можно выполнить в ней поиск данных по задаваемым пользователем критериям.

Сам набор данных сохраняется в файле. Поскольку в файле данные обычно подготавливаются и индицируются в табличной форме, термин "таблица" в теории БД часто используется как синоним файла с набором данных.

При табличной форме каждая запись данных (блок данных) представляет собой отдельную строку таблицы. Таблица (файл) состоит из записей, а каждая запись данных - из значений отдельных полей, являющихся столбцами таблицы. Структура всех записей таблицы одинакова: все они имеют одну и ту же последовательность полей, но содержимое полей у каждой записи свое.

Отдельная БД системы Access хранится в одном файле. Этот файл имеет расширение mdb. Вместо обычных столбцов и строк он отличается более сложной организацией и может включать в себя до 6 составляющих: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули (все элементы БД могут быть представлены в файле во множественном числе).

Для автоматизации процесса разработки БД в состав пакета Access был включен ряд специализированных программ. Одно направление этих программ получило название Design (Конструктор), а другое – Wizard (дословный перевод – волшебник, колдун; в российской транскрипции у специалистов по БД оно переводится как Мастер).

Конструктор предоставляет в распоряжение пользователя ряд инструментальных средств, с помощью которых можно «вручную» быстро и просто составить требуемую конструкцию: форму, запрос, отчет. Мастер также помогает проектировать форму или отчет, но осуществляет это автоматическим способом. Во время работы он задает пользователю ряд вопросов, на которые тот должен ответить, и на основе полученных ответов строит вполне законченную форму или отчет.

Существует два способа ввода (и предварительной обработки) информации в Access: посредством таблицы и с помощью формы. Выбрать тот или иной способ можно, основываясь на следующем правиле.

Правило 1. Если данные в таблице изменяются редко, или в нее добавляются новые записи, то для ввода, изменения и индикации данных следует использовать таблицу. Кроме того, режим таблицы рекомендуется применять тогда, когда необходимо получить наиболее полный обзор данных. Если же данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями, следует пользоваться формой, так как в режиме формы можно сконцентрировать внимание на данных, относящихся к определенной записи, например, к определенному клиенту.

Основными элементами формы являются поля редактирования, которые напрямую связаны с полями определенной записи таблицы. Другие элементы формы служат для оформления: надписи, позволяющие те или иные объекты, линии и прямоугольники, чтобы структурировать форму и обозначить группы данных и т.д.