Text 1. Management and its functions

The verb manage comes from the Italian maneggiare (to handle — especially a horse), which in turn derives from the Latin manus (hand). Management in business and human organization activity, in simple terms means the act of getting people together to accomplish desired goals. One habit of thought regards management as êqulvalent to "business, admimstration and thus excludes management in places outside commerce, as for example in charities and in the public sector. More realistically, however, every entity must manage its work, people, processes, technology, etc. in order to maximize its effectiveness.

Management comprises planning, organizing, staffing, leading or directing, and controlling an organization (a group of one or more people or entities) or effort for the purpose of accomplishing a goal.

Planning is the ongoing process of developing the business' mission and obiectives and determining how they will be accomplished. Planning includes both the broadest view of the organization, e.g., its mission, and the narrowest, e.g., a tactic for accomplishing a specific goal. Planning is a process consisting of several steps. The process begins with environmental scanning, which simply means that planners must be aware of the critical contingencies facing their organization in term of economic conditions, their competitors, and their customers. Planners must then attempt to forecast future conditions. These forecasts form the basis for planning.

Organizing is the function of management that involves developing an organizational structure and allocating human resources to ensure the accomplishment of objectives. The structure of "the” organization is the framework within which effort is coordinated. Organizing also involves the design of individual jobs within the organization. Decisions must be made about the duties and responsibilities of individual jobs as well as the manner in which the duties should be carried out.

Staffing is filling and keeping filled with qualified people all positions in the business. Recruiting, selecting, hiring, training of employees, evaluating and compensating are the specific activities included in the function.

Staffing success depends heavily on the planning and organizing functions of management. A business functions best when business and employee goals are compatible. Job analysis leads to job specifications and job descriptions. In developing job specifications, the necessary knowledge, skills and abilities for each position are determined. Job descriptions identify specific tasks for each position.

Directing/leading is influencing people's behavior through motivation, communication, group dynamics, leadership and discipline. The purpose of directing is to channel the behavior of all personnel to accomplish the organization's mission and objectives while simultaneously helping them accomplish their own career objectives. Effective leading requires the manager to motivate subordinates, communicate effectively, and effectively use power. If managers are effective leaders, their subordinates will be enthusiastic about exerting effort toward the attainment of organizational objectives.

Managers give this function a variety of names: influencing, coaching, motivating, interpersonal relations, and human relations.

Controlling is a four-step process of establishing performance standards based on the firm's objectives, measuring and reporting actual performance, comparing the two, and taking corrective 'or preventive action as necessary. Controlling leads to identification of new problems that in turn need to be addressed through establishment of performance standards, measuring performance, etc. It is related to each of the other functions of management that is to planning, organizing and leading.

Controlling involves ensuring that performance does not deviate from standards. The measurement of performance can be done in several ways, depending on the performance standards, including financial statements, sales reports, production results, customer satisfaction, and formal performance appraisals. Managers at all levels engage in the managerial function of controlling to some degree.

Effective controlling requires the existence of plans, since planning provides the necessary performance standards or objectives. Controlling also requires a clear understanding of where responsibility for deviations from standards lies. Two traditional control techniques are the budget and the performance audit. Although controlling is often thought of in terms of financial criteria, managers must also control production/operations processes, procedures for delivery of services, compliance with company policies, and many other activities within the organization.

Ideally, each person in the business views control as his or her responsibility. The organizational culture should prevent a person walking away from a small, easily solvable problem because «that isn’t my responsibility." In customer driven businesses, each employee cares about each customer.

The management functions of planning, organizing, leading, and controlling are widely considered to be the best means of describing the manager's job as well as the best way to classify accumulated knowledge about the study of management. Although there have been tremendous changes in the environment faced by managers and the tools used by managers to perform their roles, managers still perform these essential functions.

Дієслово керувати походить від італійського maneggiare (для обробки - особливо коня), який в свою чергу, походить від латинського Манус (рука). Управління в сфері бізнесу і людської діяльності організації, в простих термінах означає акт зібрати людей разом для досягнення бажаних цілей. Один звичкою думки стосується управління, як êqulvalent в "бізнес, admimstration і таким чином виключає управління в місцях поза торгівлі, як, наприклад, благодійні організації і в державному секторі. Більш реалістично, проте, кожна організація повинна управляти її роботою, люди, процеси, технології і т.д. з метою максимізації її ефективності.

Управління включає в себе планування, організацію, укомплектування персоналом, який веде або керівництво і контроль організації (групи з одного або більше осіб або юридичних осіб) або зусиль з метою досягнення мети. Планування є триваючий процес розвитку місії бізнесу і obiectives і визначенні того, як вони будуть виконані. Планування включає в себе як широкий зору організації, наприклад, його місії, і вузьке, наприклад, тактику для досягнення конкретної мети. Планування являє собою процес, що складається з декількох кроків. Процес починається з перегляду навколишнього середовища, який просто означає, що планувальники повинні бути в курсі критичних непередбачених обставин, що стоять перед організацією в строк економічних умов, їх конкуренти, і їх клієнтів. Планувальники повинні потім спробувати спрогнозувати майбутні умови. Ці прогнози є основою для планування.

Організація є функція управління, яка включає в себе розробку організаційної структури та розподілу людських ресурсів для забезпечення досягнення цілей. Структура "" організація рамки, в яких зусилля скоординовані. Організація також включає в себе розробку індивідуальних робочих місць в рамках організації. Рішення повинні бути зроблені щодо обов'язків і відповідальності окремих робочих місць, а також, яким чином обов'язки повинні бути виконані.

Кадрове є заповнення та зберігання заповнених кваліфікованих людей всі позиції в бізнесі. Рекрутинг, відбір, найм, навчання співробітників, оцінки та компенсації є конкретні види діяльності, включені у функцію. Кадрове успіх багато в чому залежить від планування та організації функцій управління. Бізнес-функції найкраще, коли бізнес і співробітника цілі сумісні. Робота аналіз дозволяє зробити роботу специфікацій та посадових інструкцій. При розробці специфікації роботи, необхідних знань, умінь і навичок для кожної позиції визначаються. Посадові інструкції визначити конкретні завдання для кожної позиції.

Режисура / провідний впливає на поведінку людей за допомогою мотивації, комунікації, групова динаміка, лідерство і дисципліна. Мета напряму є напрям поведінки всіх персоналом для виконання місії та цілей організації одночасно допомагаючи їм виконувати свої власні цілі кар'єри. Ефективний провідний менеджер вимагає мотивувати підлеглих, ефективно спілкуватися, і ефективно використовувати владу. Якщо менеджери ефективних керівників, їх підлеглі будуть ентузіазмом роблять зусилля до досягнення цілей організації.

Менеджери дати цю функцію різними назвами: вплив, коучинг, мотивація, міжособистісні стосунки, і людських стосунків.

Управління складається з чотирьох етапів встановлення стандартів на основі цілей фірми, вимірювання та звітності фактичних показників, порівнюючи два, і прийняття коригувальних »або превентивні дії в міру необхідності. Управління веде до виявлення нових проблем, які, в свою чергу повинні бути вирішені шляхом створення стандартів, вимірювання продуктивності і т.д. Це пов'язано з кожним з інших функцій управління, яка полягає в плануванні, організації та управлінні.

Управління включає в себе забезпечення того, щоб продуктивність не відхиляється від стандартів. Вимірювання продуктивності можна зробити декількома способами, залежно від стандартів, в тому числі фінансові звіти, звіти про продажі, виробничі результати, задоволеність клієнтів, і формальні оцінки продуктивності. Керівники всіх рівнів займатися управлінської функції контролю в деякій мірі.

Ефективне управління вимагає наявності планів, так як планування забезпечує необхідні стандарти продуктивності і цілей. Управління також вимагає ясного розуміння того, де відповідальність за відхилення від стандартів брехні. Два традиційних методів контролю бюджету та аудиту ефективності. Хоча контроль часто сприймається з точки зору фінансових критеріїв, менеджери повинні також контролювати виробництво / операційні процеси, процедури надання послуг, дотримання політики компанії, і багато інших видів діяльності в рамках організації.

В ідеалі, кожна людина в бізнесі Перегляди контроль як його або її відповідальність. Організаційна культура повинна перешкоджати людина, що йде від невеликого, легко розв'язувана проблема, тому що «це не моя відповідальність». В клієнті, бізнесу, кожен співробітник піклується про кожного клієнта.

Управлінські функції планування, організації, ведучі та контролю широко вважається кращим засобом для опису роботи менеджера, а також кращий спосіб класифікувати накопичені знання про дослідження управління. Хоча були величезні зміни в навколишньому середовищі, з якими стикаються керівники та інструменти, використовувані менеджерами для виконання своєї ролі, менеджери як і раніше виконувати ці важливі функції.

Текст 3 Організаційна структура

Один з найскладніших завдань бізнесу може бути організація людей, які виконують свою роботу. Бізнес може починатися з однієї людини, робить всі необхідні завдання. Як бізнес стає успішним і зростає, однак, як правило, більше роботи, і більше людей, необхідних для виконання різних завдань. Так Є кілька людей, часто в різних місцях, працювати над спільної мети, має бути план, який показує, як робота буде організована. План систематичної організації роботи є організаційна структура, до складу якого входять функції, відносини, обов'язки, повноваження та комунікації осіб у кожному відділі.

Організації структуровані різними способами, в залежності від їх цілей і культури. Структура організації буде визначати, яким чином воно працює, і його продуктивність. Структура дозволяє відповідальності за різні функції і процеси повинні бути чітко виділені для різних департаментів і співробітників.

Неправильна організаційна структура буде заважати успіху бізнесу. Організаційні структури повинні прагнути до максимальної ефективності та успішності організації. Внутрішні чинники, такі як розмір, продукції та кваліфікації робочої сили впливають на організаційну структуру. Як бізнес розширюється підпорядкування буде подовжити і прольоти управління буде збільшуватися.

Організаційні структури повинні бути адаптовані до вимог процесу, з метою оптимізувати співвідношення сил і на вході і виході. Ефективна організаційна структура повинна сприяти робочі відносини між різними організаціями в організації і може підвищити ефективність роботи в підрозділах. Організація утримує порядку, встановленому і контролю для забезпечення моніторингу процесів. Організація повинна підтримувати команду для боротьби з поєднанням замовлень і зміна умов при виконанні робіт. Організація повинна дозволяти застосування індивідуальних навичок забезпечують високу гнучкість і застосовувати творчий потенціал. Коли організація приходить з віком, гнучкість буде зменшуватися, а творчість втому.

Тому організаційні структури повинні бути змінені, час від часу, щоб забезпечити відновлення. Якщо такі зміни не перешкоджають внутрішніх або зовнішніх сил, остаточний втечу відмовити організації для підготовки до повторного запуску в абсолютно новому налаштуванню.

Типовим зображенням структури є організаційна структура. Результат організаційної структури є чітка лінія влади, що показують, де підлеглі несуть відповідальність перед своїми безпосередніми начальниками.

Традиційні організаційні структури зосередитися на функціях, або відділів, в рамках організації, уважно стежить за митне організації і бюрократичних процедур. Ці структури мають чітко визначені межі повноважень для всіх рівнів управління. Дві традиційні структури лінійно-управлінські.

Лінійна структура, визначається його чіткою субординацією, з остаточним затвердженням на рішення, що впливають на діяльність компанії все ще приходять зверху вниз. Бо лінійна структура, найчастіше використовується в невеликих організаціях, таких як невеликі офіси бухгалтерських та юридичних фірм, перукарні, і родинних магазинах - президент або генеральний директор може легко надати інформацію і напрям до підлеглих, що дозволяє приймати рішення швидко.

Лінійна структура за своєю природою досить неформальна і залучають кілька відділів, роблячи організацію з високим ступенем децентралізації. Співробітники, як правило, на першо іменній основі з президентом, який часто протягом дня, щоб відповісти на питання та / або реагують на ситуації в міру їх виникнення. Це часто можна побачити, президент або генеральний директор працюють разом з підлеглими. Тому що президент часто відповідає за носіння багато "шапки" і відповідає за багато видів діяльності, він або вона не може бути експертом у всіх областях.

Лінійно-управлінська структура. Хоча лінійна структура, була б недоцільною для великих компаній, лінійно-управлінська структура застосовна, оскільки вона допомагає визначити набір керівних принципів для людей, безпосередньо залучених до завершення роботи організації. Цей тип структури поєднує в собі потік інформації від лінійної структури з працівниками відділів, служби, поради, і підтримує їх.

Лінія відомств, що беруть участь у прийнятті рішень, що стосуються діяльності організації, в той час співробітники областей надають спеціалізовану допомогу.

Приклад лінії відділу може бути виробничий відділ, оскільки він несе пряму відповідальність за виробництво продукції. Відділ кадрів, з іншого боку, є співробітники, які консультують та допомагають, переконавшись, що рекламований продукт отримує або інший комп'ютер представник служби є робота. На основі загальної організації компанії, лінійно-управлінські структури як правило, мають централізованого підпорядкування. Лінійно-управлінські менеджери мають пряму влади над своїми підлеглими, але персонал менеджери не мають влади над лінійними менеджерами та їхніх підлеглих. Так Є кілька шарів, і, імовірно, більш керівні принципи слідувати в цьому типі організації, процес прийняття рішень відбувається повільніше, ніж у лінійній організації. Лінійно-управлінські організаційні структури, як правило, мають більш формальний характер і мають безліч відділів.