Зміст Вступ 3 Розділ 1

Теоретичний опис програмного забезпечення 4 Розділ 1

Технологія роботи з програмним забезпеченням 6 Розділ 3

Техніка безпеки при роботі на ПК 14 Список літератури 16 Додатки 17

Вступ.

Серед більшості професій які сьогодні популярні, є одна особлива - це оператор комп'ютерного набору. Незважаючи на те, що вона досить недавно з'явилася, ця професія відразу ж отримала довіру абітурієнтів і постійно користується у них підвищений попит.

Основа майстерності оператора комп'ютерного

набору - оволодіння найсучаснішими прикладними і графічними програмами, вміння працювати в глобальній мережі Internet і модернізувати персональний комп'ютер. Сучасний світ ПК такий різноманітний і широкий, настільки швидко розвивається, що кожна людина знайде своє місце в цьому світі, і перший крок у цьому напрямку освоєння професії оператор комп'ютерного набору.

У ділової чи особистої сфері часто доводиться працювати з даними з різних джерел, кожне з яких пов'язаний з певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних необхідні певні знання й організаційні навички.

Microsoft Access об'єднує дані з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко й ефективно обновляти дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми і поштові наклейки.

Розділ 1. Теоретичний опис програмного забезпечення.

База даних - як важливо і значно звучить це поєднання - дітище нового часу. Тому що створити певний її аналог у некомп'ютерною реальності не вийде. Без комп'ютера можна написати книгу і накреслити таблицю, намалювати картину - все, що завгодно. Крім бази даних.

До баз даних існували картотеки - але це було зовсім не те, тому що відомості на картках були мертві і не змінюється.

Microsoft Access - це система управління базами даних (СУБД). СУБД є універсальним програмним інструментом створення і обслуговування БД, дозволяє не тільки зберігати великі масиви даних у певному форматі, але й обробляти їх, представляючи в зручному для користувачів вигляді. Access дає можливість автоматизувати часто виконувані операції, розробляти зручні форми для введення, коригування та перегляду даних, складати складні звіти. У Microsoft Access база даних включає в себе всі об'єкти, пов'язані з даними, у тому числі й ті, які призначені для автоматизації роботи з ними, такі, як таблиці, форми, запити, звіти.

Таблиця - об'єкт, який використовується для зберігання інформації. Таблиця містить поля (поле - стовпець таблиці, поле містить певну властивість об'єкта; кожне поля має ім'я, всередині імені поля не можна використовувати пробіли, для зв'язки між словами можна ставити знак підкреслення, тип поля визначає безліч значень, які може приймати дане поле в різних записах, в реляційних базах даних використовується чотири основних типи полів: числовий, символьний, дата, логічний; логічний тип відповідає полю, яке може приймати всього два значення: "так" - "ні" або "істина" - "неправда"), в яких зберігаються різного роду дані, наприклад, прізвище і адресу, і запису (запис - рядок таблиці; один запис містить інформацію про окремому об'єкті, описуваному в БД).

Запит - об'єкт, який дозволяє користувачеві отримати потрібні дані з однієї або декількох таблиць. Для створення запиту можна використовувати QBE (запит по зразку) або інструкції SQL. Можна створювати запити на вибірку, видалення або додавання даних, можна створювати нові таблиці, використовуючи дані однієї або декількох таблиць, які вже існують.

Форма - об'єкт, призначений в основному для вводу даних, відображення їх на екрані або керування роботою додатку.

Звіт - об'єкт, призначений для створення документа, який згодом може бути роздрукований або включений в документ іншого додатку.

Розділ 2. Технологія роботи з програмним забезпеченням.

2.1 Створення Бази даних.

Для створення інформаційної БД Access, необхідно виконати наступні дії:

1. Вибрати пункт меню Пуск / Всі програми / Microsoft Office / Microsoft Access /

2. У представленому діалоговому вікні вибрати пункт: Нова База Даних і підтверджуємо дію кнопкою Створити. (додаток № 1)

2.2 Створення таблиці в режимі конструктора.

При виборі режиму конструктора з'являється вікно Таблиця 1, в якому визначається структура таблиці БД.

При відображенні таблиці в режимі Конструктор у вікні можна виділити три основні області: панель інструментів Конструктор таблиць, області панелі Бланк та Властивості поля.

Область панелі інструментів використовують для модифікації вмісту цієї області.

Область панелі Бланк - основна частина вікна Режим конструктора таблиць. Тут можна задати імена полів, типи даних та їх опис. Область складається з шпальти маркера поточного рядка і ключового поля (крайній зліва), стовпців Ім'я поля, Тип даних і Опис. У стовпці Ім'я поля можна змінювати (або призначати) імена полів. Імена повинні містити не більше 64 символів, цифр та прогалин. Крім того, вони повинні бути унікальні для даної таблиці. Типи даних, які можна зберігати в даному полі, визначаються в даному стовпці. Неприпустимо заносити в поле дані несумісного з ним типу. Не можна, наприклад, розміщувати текст в числовому полі.

У стовпці Опис зберігається інформація про стать.

Загальні властивості для кожного поля задаються в області Властивості полів, ці властивості можна встановити, щоб задати метод збереження і відображення даних цього поля. Поля, створювані в режимі Конструктор, використовуються іншими об'єктами бази даних, що працюють з таблицями, наприклад, формами, звітами, запитами. Властивості полів змінюють на вкладках Загальні та Підстановка. (Додаток № 2)

2.3 Створення форми

Розробка форми за допомогою майстра форм

Припустимо, нам треба створити форму для введення даних у таблицю Співробітники. Для отримання доступу до списку всіх варіантів створення нової форми необхідно на панелі інструментів вікна БД натиснути кнопку Створити /Майстер форм.

З'являється вікно Створення форм (Додаток. 3), для вибору джерела потрібно вибрати таблицю у нашому випадку це таблиця Співробітники, для якої створюється форма. в якому Access пропонує вибрати ті поля, які повинні бути присутніми у формі. Для цього потрібно зробити поточним відповідне поле і кнопкою зі стрілкою перенести його в Вибрані поля. Якщо необхідно помістити у формі всі поля таблиці (як у нашому випадку), то треба натиснути кнопку яка зазначена в додатку № 3 під номером «4».

У наступному вікні Access пропонує вибрати зовнішній вигляд форми: в один стовпець, стрічковий, табличний, вирівняний, зведена таблиця або зведена діаграма. У лівій частині вікна пропонується зразок вибраного зовнішнього вигляду. Ми виберемо перший варіант - в один стовпець.

При необхідності можна повернутися на крок назад, натиснувши кнопку Назад або перервати створення форми, натиснувши кнопку Скасувати. Ми вибираємо кнопку Далі і задаємо ім'я форми. На цьому побудова форми закінчено.

При необхідності її можна змінити в режимі конструктора, пересуваючи і змінюючи розміри елементів - заголовків полів, осередків для введення даних.

У режимі форми, побудованої за описаним вище правилам, можна виконувати пошук, сортування, фільтрацію і виконувати коригування даних. За допомогою кнопок в нижній частині форми можна переходити від одного запису до іншої.

Створена форма представлена на Додатоку 4.

2.4 Створення запиту і звіту

Розробка запиту в режимі конструктора

Для створення запиту необхідно у вікні БД вибрати меню Створити і вибрати на панелі іконку майстер Запитів, з'явиться вікно Створення де треба вибрати тип запиту, вибираємо простий запит та підтверджуємо дію кнопкою «ОК» (Додаток. 5).

При створенні запиту необхідно визначити:

1. Поля в базі даних, за якими буде йти пошук інформації.

2. Предмет пошуку в базі даних.

3. Перелік полів в результаті виконання запиту.

У вікні майстра вибрати необхідну таблицю

(таблицю - джерело) з опції Таблиці та запити і вибрати поля даних. Якщо запиту формується на основі декількох таблиць, необхідно повторити дії для кожної таблиці - джерела.

Потім у вікні Майстра треба вибрати докладний або підсумковий звіт і натиснути на кнопці Далі. Після цього необхідно задати ім'я запиту і вибрати один з варіантів подальшої дії: Відкрити запиту для перегляду даних або Змінити макет запиту і натиснути кнопку Готово. У результаті чого отримаєте готовий запит дивись Додаток 6,7.

Для створення Звіту у вкладці Створити /Звіт завдяки нової версії програми Microsoft Access Звіт створюється автоматично а потім якщо е потреба можна за допомогою конструктора внести деякі зміни.(Додаток. 8)