Определение размера минимального остатка

Третий вопрос, который важен для процесса утверждения в кредитной организации размера минимального остатка хранения наличных денег, это вопрос собственно расчета конкретной цифры.

В соответствии с Положением № 318-П «…При определении суммы минимального остатка хранения наличных денег кредитная организация учитывает особенности организации кассовой работы, объемы среднедневных оборотов наличных денег, проходящих через кассы кредитной организации и ее ВСП, в том числе по операциям с применением программно-технических средств. Сумма минимального остатка хранения наличных денег должна обеспечивать своевременную выдачу наличных денег клиентам в начале рабочего дня…»

Таким образом, банк на основании среднедневных оборотов наличности по кассе должен определить минимальную сумму, которая позволила бы обеспечить своевременную выдачу денежной наличности клиентам.

Для этого можно использовать данные оборотной ведомости — фактический среднедневной оборот наличности по кассе рассчитывается путем элементарных арифметических действий.

Однако с учетом того, что основная цель установления размера минимального остатка, помимо выполнения требований Банка России, — это обеспечение интересов клиентов, своевременная выдача им денежной наличности, среднедневные обороты по кассе, рассчитанные на основании данных оборотной ведомости, далеко не всегда будут отражать реальную картину денежных потоков по операциям с клиентами.

Простой пример — мини-офис, открытый при автосалоне. В течение рабочего дня касса принимает денежную наличность за реализованные автосалоном автомобили, под конец операционного дня принятая денежная наличность вывозится в головной офис (или другое отделение с хранилищем, кассой пересчета и т.д.). В среднем обороты по приходу и расходу по данным бухгалтерского учета будут примерно равны, однако мы понимаем, что в части обслуживания клиентов приходные операции занимают существенную долю в общем объеме операций.

Другим примером может являться вывоз из головного отделения банка/филиала денежной наличности в учреждение Банка России.

Словом, при подсчете среднедневных оборотов в рамках определения размера минимального остатка хранения денежной наличности учет любых операций по перевозке денежной наличности существенно искажает реальную картину потребностей клиентов банка в денежной наличности.

Поэтому при расчете размера минимального остатка хранения наличных денег оптимальнее использовать обороты только по клиентским операциям.

Выделение таких сумм из общих оборотов — задача вполне достижимая путем соответствующих доработок программного обеспечения. Выборка корреспондирующих со счетом кассы балансовых счетов позволит получить среднедневные обороты, в данную выборку также можно включить обороты по счету 20208 «Денежные средства в банкоматах» в корреспонденции со счетами клиентов, межфилиальных расчетов и др. (по сути, все, кроме счетов кассы и счетов по учету денег в пути).

Другим возможным источником получения среднедневных оборотов по приходу и расходу является банковская отчетность по форме 0409202 «Отчет о наличном денежном обороте» и отчетность по форме 0409601 «Отчет об операциях с наличной иностранной валютой и чеками в иностранной валюте», формируемая в соответствии с порядком, установленным Указанием ЦБ РФ от 16.01.2004 № 1376-У «О перечне, формах и порядке составления и представления форм отчетности кредитных организаций в Центральный банк Российской Федерации» (с изменениями).

СРЕДНЕДНЕВНОЙ ПРИХОД/РАСХОД

Для расчета суммы среднедневного прихода необходимо осуществить выборку по символам 02-32 и 39 отчетности по форме 0409202.

Разделив полученную выборку на число рабочих дней данной кассы (допустимо указывать среднее количество рабочих дней касс банка/филиала в месяц — погрешность будет небольшая) в отчетном периоде, можно получить сумму среднедневного прихода денежной наличности в данном кассовом подразделении (понятно, что, поскольку размер минимального остатка устанавливается для каждого кассового подразделения, в программном обеспечении нужно иметь возможность получения данных отчетности по форме 0409202 в разрезе кассовых подразделений).

Аналогичным образом сумма среднедневного расхода наличных денег может быть рассчитана на основании сумм кассовых оборотов по символам 40-62 и 77 отчетности по форме 0409202.

Поскольку прием и выдача денежной наличности клиентам осуществляются не только в кассах кредитной организации, но и через банкоматы, эти обороты также необходимо учитывать при подсчете сумм среднедневных оборотов наличности.

Оптимальным представляется прибавление к выборкам по приходу и расходу оборотов по символам соответственно 80 и 81. В данном случае, если среднедневные обороты рассчитываются в разрезе нескольких подразделений банка/филиала, данные по приему/выдаче денежной наличности клиентам через банкоматы необходимо суммировать с оборотами кассового подразделения, из которого осуществляется выдача наличных денег для загрузки банкоматов.

В регионе присутствия банка/филиала прием/выдача кассет с денежной наличностью для загрузки банкомата может осуществляться централизованно в каком-то одном кассовом подразделении или же может применяться «кустовой» принцип (каждое кассовое подразделение обслуживает банкоматы, установленные непосредственно в банковском офисе и в районе места расположения банковского офиса). Перед кредитной организацией при «кустовом» принципе обслуживания банкоматов может встать задача сегментирования оборотов по символам 80 и 81 в зависимости от того, сколько банкоматов обслуживается каждым конкретным кассовым подразделением.

Если применяется смешанный принцип обслуживания банкоматов, то есть кассовое подразделение осуществляет загрузку/выгрузку одного-двух банкоматов, расположенных непосредственно при данном отделении банка/филиала, а банкоматы, расположенные вне помещений банка/филиала, обслуживаются централизованно, указанное выше сегментирование, по мнению автора, можно не проводить, поскольку стоимость трудозатрат, даже без детального подсчета, существенно выше экономического эффекта: при необходимости кассу всегда можно подкрепить наличностью из головного офиса банка/филиала или другого отделения.

Аналогично можно рассчитать среднедневные обороты по иностранной валюте:

- среднедневной приход — отношение суммы рублевых эквивалентов видов валют, с которыми совершались операции в отчетном периоде в данном подразделении по строке 2 (кроме строки 2.3) раздела 1 отчетности по форме 0409601, к количеству рабочих дней кассы в отчетном периоде;

- среднедневной расход — отношение суммы рублевых эквивалентов видов валют, с которыми совершались операции в отчетном периоде по строке 4 (кроме строки 4.3) раздела 1 отчетности по форме 0409601, к количеству рабочих дней кассы в отчетном периоде.

При этом, поскольку установление размера минимального остатка хранения наличных денег производится с целью обеспечения выдачи наличных денег клиентам в текущий момент, а также в течение последующего отчетного периода, при расчете рублевых эквивалентов наличной иностранной валюты целесообразнее использовать официальные курсы Банка России, установленные на дату расчета, а не на дату фактического совершения операций по приходу или расходу.

Полученные данные характеризуют тенденцию движения денежной наличности в отчетном периоде, а с учетом данных предыдущих отчетных периодов позволяют прогнозировать движение наличных денег в будущем.

СУММЫ ЭКСТРЕННОГО РАСХОДА

Третий показатель, который необходимо рассчитать для определения размера минимального остатка хранения наличных денег, это показатель, учитывающий вероятность экстренного одномоментного снятия клиентами наличных денег со своих банковских счетов (вкладов).

Этот показатель можно посчитать как Σ(S_i x H_i), где S — сумма на i-м банковском счете (вкладе), H — вероятность снятия денежной наличности со счета (вклада) i-м клиентом, i = от 1 до n, где n — количество счетов клиентов в данном конкретном отделении банка.

Физический смысл данного показателя (назовем его «сумма экстренного расхода») — это сумма, которую могут потребовать клиенты в течение рабочего дня с долей вероятности, отличной от нуля.

Понятно, что в зависимости от категории клиента, суммы денег на счете, условий договора банковского счета (вклада), срока окончания срочного вклада эта вероятность может быть различной. Кроме того, современная жизнь может преподносить сюрпризы, никак, в общем-то, не прогнозируемые: сегодня клиент не планировал снимать деньги со счета, а завтра снимает все до копейки.

Клиент может снять не всю сумму денег со счета, кроме того, банк может открывать отделения, осуществляющие кассовое обслуживание клиентов, при этом счета клиентов могут вестись в головном офисе банка/филиала.

Иными словами, точное определение такой вероятности требует учета перечисленных выше факторов применительно к каждому клиенту на этапе заключения договора банковского счета (вклада) — задача сама по себе достаточно трудоемкая, требующая помимо недешевой автоматизации привлечения дополнительных трудовых ресурсов.

При этом при ее решении не будут учитываться клиенты, обращающиеся в банк за услугами, не предусматривающими открытия банковского счета (вклада), — обмен валюты, денежные переводы, платежи.

В условиях необходимости минимизации издержек банка сумму экстренного расхода допустимо определять на основании экспертной оценки руководителей подразделений по согласованию с подразделениями головного банка (служба главного бухгалтера, иное подразделение, в ведении которого находятся вопросы операционной деятельности, кассовой работы и др.).

Таким образом, кредитной организации целесообразно найти точку равновесия между необходимостью точного определения суммы экстренного расхода (и сопутствующими этому материальными и трудовыми затратами) и возможными негативными последствиями в виде потери дохода от размещения свободных средств при завышенной экспертной оценке суммы экстренного расхода, с одной стороны, либо невозможности обеспечения выдачи наличности клиентам при заниженной экспертной оценке суммы экстренного расхода — с другой.

После получения по валюте Российской Федерации и иностранной валюте трех показателей (среднедневного прихода, среднедневного расхода и суммы экстренного расхода), сравнив суммы среднедневных оборотов, можно рассчитать размер минимального остатка хранения денежной наличности.

Если по результатам сравнения видно, что клиенты больше приносят в банк денежную наличность, нежели забирают, то для обеспечения интересов клиентов в качестве размера минимального остатка хранения наличных денег достаточно определить величину суммы экстренного расхода.

Если же в отчетном периоде наблюдалось превышение операций по выдаче денежной наличности над операциями приема наличных денег, то для получения размера минимального остатка хранения наличных денег к сумме экстренного расхода необходимо прибавить разницу между среднедневным расходом и средне-дневным приходом. В этом случае с достаточно большой вероятностью кассовое подразделение сможет обеспечить своевременную выдачу денежной наличности клиентам банка/филиала.

Естественно, использование описанных методик расчета в ручном режиме — процесс очень трудоемкий, применимый только в небольшом, «домашнем» банке с небольшими объемами операций. В крупных, сетевых банках без автоматизации процесса не обойтись.

Однако такие методики позволяют более точно определить потребность подразделений банка в денежной наличности и исключить накопление в кассах излишних остатков денег.