19. Сводные таблицы.

Это динамическая таблица итоговых данных, полученных или вычисленных на основе информации, находящейся в списках или внешней бд. С помощью сводных таблиц выполняются перекрестные вычисления над данным из списка, которые позволяют рассмотреть список под самыми разными углами и выявить те или иные связи между данными. Сводная таблица позволяет обобщить и проанализировать большие объемы данных. Сводные таблицы располагают ваши данные следующим образом: выбранные поля становятся заголовками строк, столбцов и страниц, помещаются сводные значения ячеек в полях, полученные по указанным формулам или функциям

2007: меню вставка – таблица – сводная таблица

2003: данные – сводная таблица

Структура сводной таблицы состоит из следующих областей, которые определены в макете: 1) страница – размещаются поля, значения которых обеспечивают отбор записей на 1 уровне, здесь можно размещать несколько полей (связь «сверху – вниз») 2) столбец – поля размещаются слева направо, обеспечивая иерархию полей, группировку данных полей. 3)строка – поля размещаются сверху вниз обеспечивая группировку данных таблицы по иерархии полей. 4) данные – поля по которым подводятся итоги согласно выбранной функции (сумма всегда по умолчанию)

Для подведения итогов по одному и тому же полю с помощью нескольких функций, это поле должно помещаться в области данных несколько раз. Для выбора функций и настройки параметров полей, следует 2 раза щелкнуть по нужному полю, и затем откроется диалоговое окно (выбираем нужную функцию). Каждое поле размещается только 1 раз в области страница, строка, столбец.

20. Средства условного анализа (Подбор параметра).

Эта программа позволяет получить требуемое значение в определенной ячейке, которая называется целевой, путем изменения значения (параметра) другой ячейки, которая называется влияющей. При этом, целевая ячейка должна прямо или косвенно ссылаться на ячейку с изменяемым значением. При выполнении этой операции следует иметь ввиду что подбор параметра может выполняться только для ячейки, содержащей формулу. Ячейка которая будет изменяться при подборе параметра должна содержать значение, а не формулу. Для выполнения операции подбор параметра курсор устанавливается в целевой ячейке – это та ячейка, которая содержит формулу). 2003: сервис - подбор параметра. 2007: данные – работа с данными – подбор параметра. В диалоговом окне подбор параметра: указать ожидаемое значение целевой ячейки.

21. Средства условного анализа (Поиск решения).

Эта программа не только вычисляет конечный результат на основе изменения нескольких ячеек, но и позволяет при этом задавать дополнительные условия – вводить ограничения на изменения параметров влияющих ячеек. Программа допускает остановку до 200 изменяемых ячеек. При выполнении поиска решения, так и при подборе параметра целевая ячейка должна содержать формулу, и быть прямо или косвенно связана с влияющими ячейками (ячейки с подбираемыми значениями). Ячейки, которые будут изменяться при поиске решения должны содержать значения, а не формулу. 2003: сервис – поиск – решения. 2007: данные – (параметры, настройка, все команды, поиск решения) – анализ – поиск решения.

В диалоговом окне необходимо ввести следующие значения: 1) адрес целевой ячейки с подбираемым значением. 2) критерий оптимизации, подбираемое значение 3) в поле, изменяя ячейки, ввести диапазон имена или адреса изменяемых ячеек. Имена или адреса отдельных ячеек или диапазона разделенного запятыми. Кнопка «предположить» служит для автоматического поиска и выделения всех ячеек влияющих на целевую ячейку. 4) В поле «ограничение» при необходимости можно ввести ограничения, накладываемые на изменяемые значения зависимых ячеек.

В экселе можно сохранять и в последствии повторно использовать различные модели поиска решений и получать результаты. Текущая модель сохраняется вместе с рабочим листом. Чтобы сохранить, а затем повторно применить модель поиска решений используют кнопки «сохранить модель» и «загрузить модель» ( диалоговое окно – параметры поиска решений). Если поиск решений успешно завершен, то результаты вычислений заносятся в исходную таблицу. На экране появляется диалоговое окно результаты поиска решений « с помощью которых можно»:

1)сохранять найденные решения в исходной таблице 2)восстанавливать исходные данные 3)сохранять результаты поиска решений в виде сценария 4) сформировывать отчет по результатам выполнения операции поиска решения.

Сам отчет по результатам создается на отдельном рабочем листе, содержит сведении об адресах, исходные конечные значения целевых (исходных) и влияющих ячеек и наложенных ограничений.

22. Средства условного анализа (Сценарий).

Сценарий – поименованная совокупность значений изменяемых ячеек, используется для прогнозирования поведения моделей. В экселе можно создавать и сохранять различные сценарии, и переключения на любой из них для просмотра ожидаемых результатов. Сценарий позволяет сохранять различные варианты изменений, значений параметров ячеек эт и использовать эти результаты для поддержки принятия решений и оптимизации. Если результаты поиска решений сохраняются в виде результатов, то их можно использовать в дальнейшем с помощью диспетчера сценариев.

2007: данные – работа с данными – анализ что/если – диспетчер сценариев.

2003: сервис – сценарии.

Здесь выводится список сценариев, созданный на текущем рабочем листе. Диспетчер сценариев заменяет исходные значения в рабочем листе, следовательно для сохранения исходных данных рекомендуется перед созданием сценария сделать копию рабочего листа с исходной таблицей. Для одной и той де таблицы можно создавать несколько различных сценариев. Их можно создавать, добавлять, изменять, объединять. Для всех сценариев рабочего листа можно создавать отчеты 2 типов: 1) структуры сценариев 2) сводной таблицы.

23. Таблица подстановки с 1 переменной.

Таблицы подстановки позволяют вычислять и анализировать данные в тех случаях, когда необходимо найти результат для нескольких значений в одной или двух исходных ячейках (влияющих). При этом в формулы подставляются различные значения переменных, а результаты вычислений выводятся в виде массива. При создании таблицы подстановки ячейка с вычисляемыми значениями должна содержать формулу и прямо или косвенно связываться с подставляемыми значениями.

2003: данные – таблица подстановки

2007: данные – работа с данными – таблица подстановки.

Таблица подстановки с 1 переменной предусматривает:

а) сформировать в виде столбца или строки список значений, который следует подставлять в ячейку ввода. значения в списке могут быть счатаны только в направлении возрастания № строк или столбцов, следовательно список следует формировать в порядке увеличения значений

б) ввести 1 или несколько формул, которые связаны с ячейкой ввода. Если подставлять для ячейки ввода значения расположенные в виде столбца, то формулу нужно вводить в ячейку, находящуюся правее и выше первого введенного значения. Если сформированы в виде строки, то формулу нужно вводить в пустую ячейку на 1 столбец левее и на 1 ячейку ниже первого подставляемого значения. в) Выделить диапазон ячеек, содержащих формулу и значения подстановки. г) Откроется диалоговое окно (данные)

д) Абсолютный адрес ячейки ввода. ( В столбце - в поле подставляется значения по строкам ячейке. В строки - значения по столбцам).

Для создания таблицы подстановки с 1 переменной и 2-мя и более формулами дополнительные формулы следует вводить справа от ране введенной формулы в той же строке. При этом не следует забывать что все использованные для подстановки формулы должны быть связанны с 1-й и той же ячейкой ввода. При внесении изменений в данной исходной таблице автоматически происходит пересчет всей таблицы подстановки.

24. Таблица подстановки с 2 переменными.

Использует одну формулу и 2 набора подставляемых значений. Используемая формула должна ссылаться на 2 различные ячейки ввода.

Формулу для вычисления значений подстановки помещают в ячейку, которая располагается в месте пересечения строки и столбца, со значением подстановки. Для создания тп с 2 переменными нужно выполнить следующие действия: 1) ввести формулу, которая ссылается на ячейку ввода

2)в тот же столбец, ниже формулы ввести значения подстановки для 1 переменной. 3) в строку, правее формулы, ввести значения подстановки для 2 переменной. 4) выделить диапазон ячеек, содержащих формулу и оба набора значений для подстановки 5) выбирается команда: 2003: данные –тп

2007: данные – анализ чтое/сли – данные. 6) В диалоговом окне вводим абсолютный адрес двух ячеек ввода. 7) Расчет значений представляет собой массив данных, поэтому удалить отдельные значения подстановки невозможно. 8) удалить можно одновременно все значения в таблице. Расчет значений, для удаления всей т: правка – очистить – все.

9) Расчет значений тп можно преобразовать в постоянные. 10) Необходимо выделить все расчетные значения, выбрать команду (правка – копировать). затем правка – специальная вставка – вставить значения.

25. Поиск зависимых и влияющих ячеек.

Увидеть на рабочем листе связь ячеек, содержащих формулы с другими ячейками рабочего листа – найти зависимые и влияющие ячейки, а так же обнаружить ошибки в формуле, с помощью. 2003: сервис – зависимые формулы – п. завис. 2007: формулы – зависимости формул – влияющие и зависимые ячейки.

Влияющие ячейки – это ячейки, значения которых используются в определенной ячейке, содержащей формулу, т.е. все ячейки которые влияют на результат формулы. Зависимые ячейки – ячейки с формулами, которые зависят от значений в указанной ячейке.

Чтобы увидеть какие ячейки влияют на данную (влияющую ячейку) нужно выделить ячейку и воспользоваться кнопкой ( пи –зависимость).

Чтобы увидеть зависимые ячейки нужно выделить исходные ячейки.

2003: пи – сервис – зависимые ячейки. Чтобы убрать или скрыть все стрелки : сервис – зависимость – убрать все стрелки.

26. Проверка данных при вводе.

Если с вашими данными работают сразу несколько пользователе. то желательно контролировать тип вводимой ими информации. и свести к минимуму ошибки при вводе. В эксель выполнение этого действия происходит при помощи средства – «проверка ввода»

Благодаря этому можно защитить лист от ошибок ввода, которые приводят к неправильному вычислению формул и т.д.

Критерий правильности ввода для определенного диапазона ячеек создается следующим образом: 1) выделяются ячейки столбца, для которого устанавливается проверка ввода. В выделенный диапазон должны войти ячейки с данными, а так же нижние пустые ячейки для новых записей.

2)2003: данные – проверка – проверка вводимых значений

2007: данные – работа с данными (1 окно)

27. Поиск ошибок на листе.

1)#ДЕЛ/0! – в формуле задано деление на 0, или на значение пустой ячейки.

2)#ИМЯ! – программа не может распознать введенное имя ячейки или диапазона. Либо имя функции введено с ошибкой.

3)#Н/Д! – неопределенные данные. При вводе функции задана точно вместо запятой, разделяющей аргументы функции.

4)#ЧИСЛО! – ввод непр. числа в формулу. Например число слишком большое или малое, или вместо положительного числа задано отрицательное. Или для функции принимающей только числовые значении задан аргумент другого типа.

#ССЫЛКА! - в формуле неверно задана ссылка на ячейку. Например если ссылка на ячейку была удалена.

#ЗНАЧ! – в формуле используется оператор или аргумент неправильного типа. Либо выполняются арифметические операции с данными текстового типа. Такое сообщение также выводиться если в качестве аргумента функции может быть только единственное значение

#ПУСТО! – задано пересечение двух областей, которые в действительности не имеют общих точек

#### - ширина ячейки недостаточна для отображения результата вычисления

28. Защита информации в ЭТ Excel

Эксель кроме общих способов защиты документов обеспечивает дополнительные возможности ограничения доступа к информации, находящейся в эт. В экселе можно устанавливать защиту на уровне: 1) рабочих книг 2) рабочих листов 3) отдельных ячеек эт.

1) Защищать рабочую книгу эксель и управлять доступом к ней можно при сохранении файла, а также с помощью: 2003: а. сервис – защита – защитить книгу. б. сервис – защита – защитить книгу и дать общий доступ. в. сервис – доступ в книге. г. окно – скрыть. 2007: а. рецензирование – защитить лист, защитить книгу, доступ к книге, защитить и дать доступ и т.д.

При защите книги можно дать пароль. 2003: защитить структуру. Сервис - снять защиту. Сервис защита защитить книгу и дать доступ используется при работе с несколькими пользователями. В экселе существует возможность заблокировать отдельные или все связи или ссылки в рабочей книге. (окно – скрыть)

2)Защиту рабочего листа можно установить. 2003: сервис – защита – защитить лист. 2007: рецензирование.

Файл рабочей книги можно свободно открывать, а в незащищенный лист вводить изменения. Можно вводить пароль, а также будут устанавливаться флажки.

3)Защита отдельных ячеек. Существует команда. 2003 + 2007: контекстное меню – формат ячеек – вкладка защита. Работает если лист защищен.

29. Макрокоманды в Excel.

Программа последовательности действий, заданная пользователем для автоматизации и обработки документов. Макросы могут использоваться для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования, объединения нескольких сложных команд в одну, для упрощения вызова диалогового окна, обеспечения ввода определенных параметров по умолчанию, для автоматизации запуска и выполнения приложений и т.д.

2 способа создания: 1) Путем записи необходимой последовательности действий в виде макрокоманды с определенным именем. 2003: сервис – макрос – начать запись. 2007: вид – макросы.

Сохраненную таким образом последовательность действий можно воспроизводить многократно путем запуска созданного макроса. 2)Для разработки и создания сложных макрокоманд используются специальные программы Visual basic. Макросы могут храниться в документах или шаблонах, или в виде отдельного файла с уникальным именем.

30. Создание и редактирование диаграмм в документе Excel.

Диаграммы в эксель создаются на основе данных из существующих листов, а так же на основе данных, которые разбросаны по листу, но процесс значительно упрощается, если организация данных позволяет их легко выделять и комбинировать. Существует 14 основных видов диаграмм, каждая из которых может иметь несколько разновидностей. Диаграммы в эксель создаются за 3 шага с использованием мастера диаграмм. Перед построением предварительно выделяется та информация, которая используется графически (шапка + данные). Затем пошагово осуществляется построение и оформление. 2003: вставка – диаграмма. 2007: вставка – вкладка диаграммы.

Легенда – специальное окно, содержащее для каждого ряда данных ключ и поле названия ряда. Тренд – функция заданного вида, с помощью которой можно апроксилировать построенный по данным таблицам график. Тренд служит для выявления тенденции развития процесса, представленного в виде диаграммы и обеспечивающего прогноз на заданный период. Типы трендов: линейный, степенной, логарифмический.

Необходимые условия – период времени за который изучается прогнозируемый процесс. Процесс должен обладать определенной инерционностью, тренд должен развиваться эволюционно.

Тренд можно строить для диаграмм типа: гистограмма, линейный график, диаграмма с областями, точечной диаграммы.