Лабораторна робота № 3. Тема роботи: Робота з кореспонденцією. Злиття документів.
Мета роботи: Вивчити процедуру злиття документів.
Якщо виникає необхідність розіслати однакові листи або факси різноманітним адресатам, змінюючи при цьому лише адресу одержувача, створити конверти, наклейки або каталоги доцільно використовувати засіб злиття документів Microsoft Word.
Слід зазначити, що використання злиття документів Word буде найбільш ефективним у випадку, коли джерело даних було створено раніше. Джерелом даних для процесу злиття документів може виступати список, створений в середовищі Microsoft Excel, або база даних Microsoft Access. Також джерело можна створити і безпосередньо під час роботи Майстра злиття документів.
За допомогою Майстра злиття можна створити такі типи документів:
листи;
електронні повідомлення;
конверти;
наклейки;
каталог.
Розглянемо послідовність дій для створення за допомогою засобу злиття листів, які необхідно розіслати різним адресатам. Джерело даних будемо створювати в процесі роботи Майстра злиття.
Хід роботи:
Створити в середовищі Word лист наступного змісту:
Шановний клієнте! Повідомляємо Вас, що з 1 червня 2006 року закінчується термін договору про надання Вам послуг по сервісному обслуговуванню локальної комп’ютерної мережі. Для продовження терміну договору Вам необхідно переоформити договір до 25 травня 2006 року.
Корпорація „Інтелкомсервіс”
Відзначити, у якому місці тексту необхідно вставити адресу одержувача.
Виконати команду Сервис/Письма и рассылки/Мастер слияния.
На екрані з’явиться діалогове вікно першого кроку Мастера слияния, в якому потрібно вибрати перемикач Письма.
Натиснути повідомлення Далее. Открытие документа.
В другому вікні Мастера слияния необхідно вибрати основу, на базі якої будуть створюватися листи. Вибираємо Текущий документ.
Натиснути повідомлення Далее. Выбор получателя.
В третьому вікні Мастера слияния вибираємо джерело для злиття. В нашому випадку це буде Создание списка. Далі натискаємо повідомлення Создать.
На екрані з’явиться діалогове вікно для створення нового списку адрес. Для зменшення кількості полів потрібно натиснути кнопку Настройка…
В діалоговому вікні Настройка списка адресов є можливість видалити непотрібні поля, додати нові або перейменувати будь-які поля зі списку. Також є можливість змінити порядок розташування полів у списку. Після виконання потрібних дій натиснути ОК.
Після повернення до Нового списка адресов в останній потрібно занести дані в необхідні поля для шести одержувачів. Для введення наступного запису використовується кнопка Создать запись. При її натисканні відкриються нові поля для нового запису. Після введення даних для шести одержувачів натиснути кнопку Закрыть.
З’явиться вікно збереження документу в якому необхідно вказати ім’я документу.
Зверніть увагу: Документ буде зберігатися в папці Мои источники данных.
Натискаємо кнопку Сохранить.
На екрані з’явиться вікно перегляду списку, де можна провести сортування списку та відбір конкретних одержувачів. В нашому випадку повинні бути вибрані всі одержувачі.
Натискаємо кнопку ОК.
У вікні Word з’явиться нова панель інструментів Слияние.
Для продовження роботи необхідно натиснути у вікні злиття документів Далее. Создание письма.
В четвертому вікні Мастера слияния вибираємо тип елементів злиття. В нашому випадку потрібно вибрати Другие элементы.
Відкриється вікно Добавление поля слияния. В ньому необхідно вибрати поля, які будуть вставлені в наш лист. В нашому випадку це поля : Обращение, Имя, Фамилия, Организация, Адрес1, Город. Саме ці поля були занесені при створенні списку одержувачів.
Для внесення поля до листа його необхідно вибрати та натиснути кнопку Вставить. Після внесення всіх полів вікно Добавление поля слияния потрібно закрити.
Після цих дій в нашому вікні з’являться назви полів. Їх потрібно розмістити в необхідному порядку.
Далі у вікні Слияние натискаємо повідомлення Далее. Просмотр писем.
У вікні Word замість назв полів з’являться конкретні дані.
Звернімо увагу на панель інструментів Слияние. Всі її піктограми стали активними. Тепер її можна використовувати для управління процесом злиття.
Найбільш вживані піктограми:
- перемикає режим відображення
Поля/Данные;
- перехід з одного запису на
інший;
- злиття в новий документ;
- злиття при друці.
Натискаємо повідомлення Завершить слияние.
В останньому вікні вибираємо дію, яку потрібно виконати в кінці злиття. Найчастіше - це Печать, тобто злиття виконується тільки в процесі друку листів, а в пам’яті комп’ютера залишається один лист з ввімкненим процесом злиття.
При виборі дії Изменить часть писем можна буде створити таку кількість листів, скільки одержувачів було занесено в наш список.
Нові листи буде створено з іменами Письмо, Письмо2 і т.д.
Завершіть процес злиття створенням нових листів для трьох адресатів.
У випадку коли список адресатів було створено раніше при роботі Мастера слияния у третьому вікні необхідно вибрати пункт Использование списка, а далі конкретну базу даних. Всі інші кроки виконуються аналогічно.