Обработка внутренних документов
На этапах подготовки и оформления работа с внутренними документами организуется так же, как с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки, как и входящие письма, передаются на рассмотрение руководителю, который определяет характер дальнейших действий по этим документам.
Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Так, приказы по основной деятельности должен согласовываться в юридическом отделе или с юристом, приказы полному составу готовятся кадровой службой с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа – специальным аппаратом, например, секретариатом коллегии или секретарем совета директоров.
Вопросы для самоконтроля.
Что входит в понятие «документооборот»?
Назовите основные причины увеличения объемов документооборота.
Для чего нужен анализ параметров документооборота?
Назовите основные требования к организации документооборота.
Какие документопотоки составляют документооборот организаций, в чем их особенности?
Какие операции выполняются на разных этапах обработки входящих, исходящих и внутренних документов?
Какие требования предъявляют к обработке входящих документов?
По каким правилам проводится обработка исходящих и внутренних документов?
Приложение 1
к теме 7
Характеристика операций по работе с документами
Операция |
Содержание работы |
1 |
2 |
Входящие документы |
|
Получение |
Варианты получения: от работников служб, осуществляющих доставку документов, руководителей или коллег; по почте или телеграфу; по каналам связи (факсу, электронной почте); через корпоративную систему документооборота. |
Регистрация, учет |
Внесение сведений о полученных документах в регистрационные формы (книги, журналы, карточки или электронную базу данных) |
Ознакомление |
Оценка информации, содержащейся в документе, для использования в дальнейшей работе |
Рассмотрение (резолюция) |
Оценка информации, содержащейся в документе, и принятие решений о порядке дальнейшей работы с ним, спросах и характере исполнения, конкретных исполнителях. Написание резолюции или подписания подготовленного проекта резолюции. |
Передача на исполнение |
Процедура доведения документов (или их копий) до конкретных лиц для ознакомления или совершения действий, указанных в документе. Варианты передачи: непосредственно исполнителю или через курьера |
Копирование (размножение) |
Создание копий документов (на бумажном или электронном носителях) для обеспечения ознакомления и одновременной работы с ними необходимого круга должностных лиц |
Контроль за прохождением и сроками исполнения документа |
Отслеживание установленного порядка прохождения документа и его исполнения (сроков и решения вопросов по существу) |
Хранение документов в процессе исполнения |
Обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе исполнения документа |
Списание в дело |
Признание факта, что исполнение документа завершено. Помещение документа на хранение в определенное дело. Обеспечение удобства дальнейшего использования и быстрого нахождения документа |
Поиск |
Нахождение документа или запрашиваемых сведений о нем |
Исходящие и внутренние документы |
|
Составление |
Подготовка содержания документа на основе имеющейся информации и ее оценки |
Оформление |
Использование внешних элементов оформления конкретных разновидностей документов и расположение реквизитов в соответствии с установленными требованиями |
Согласование |
Оценка целесообразности создания документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству, нормативным документам и т.п. Проставление собственноручной подписи уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и представленными правами («виза» или «гриф согласования») |
Подписание (утверждение) |
Проставление подписи или грифа утверждения на документе уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предоставленными правами. Собственноручная подпись уполномоченного должностного лица |
Регистрация, учет |
Запись учетных данных о документе по установленной форме в журнале, карточке, компьютере |
Копирование (размножение) |
Создание копий документов (на бумажном или электронном носителях) для обеспечения ознакомления и одновременной работы с ними необходимого круга должностных лиц |
Передача на исполнение или отправку адресату |
Процедура доведения документов (или их копий) до конкретных лиц для ознакомления или совершения действий, указанных в документе. Варианты передачи: непосредственно исполнителю или через курьера. Способы отправки: по почте, телеграфу, факсу, электронной почте, корпоративной системе документооборота |
Приложение 2
Пример оперограммы движения и обработки входящих документов
Технологическая операция |
Управление делами |
Руководство организации |
Секретарь структурного подразделения |
Руководитель структурного подразделения |
Исполнитель |
Отдел по контролю управления делами |
П |
|
|
|
|
|
|
Создание РКК на документ (регистрация и передача документа на рассмотрение) |
|
|
|
|
|
|
Рассмотрение документа |
|
|
|
|
|
|
Занесение в РКК резолюции и при необходимости постановка на контроль |
|
|
|
|
|
|
Передача документа в структурное подразделение |
|
|
|
|
|
|
Передача документа для доклада руководителю структурного подразделения |
|
|
|
|
|
|
Рассмотрение документа |
|
|
|
|
|
|
Занесение в РКК резолюции руководителя структурного подразделения |
|
|
|
|
|
|
Передача документа исполнителю |
|
|
|
|
|
|
Исполнение документа |
|
|
|
|
|
|
Внесение в РКК сведений об исполнении документа по данным, полученным от исполнителя |
|
|
|
|
|
|
Снятие документа с контроля |
|
|
|
|
|
|
Подшивка документа в дело |
|
|
|
|
|
|
олучение
документа от курьеров и почтовых
работников, предварительное рассмотрение
Приложение 3
Пример оперограммы движения внутренних распорядительных документов
Технологическая операция |
Исполнитель |
Юридический отдел |
Отдел безопасности |
Заместитель руководителя |
Руководитель организации |
Старший инспектор службы делопроизводства |
Начальник службы делопроизводства |
Структурные подразделения |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2 ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.