1. Организация информационного обмена

В случае устной коммуникации необходимо преодолеть или учесть барьеры непонимания: фонетический (невнятность речи, темп речи, непонимание языка), семантический (непонимание смысла, использование жаргона), стилистический (несоответствие содержания и стиля, формы изложения).

В случае письменной коммуникации речь идет о налаживании документационного оборота на принципах необходимости и достаточности, обеспечения легитимности информации (юридической силы).

Документация, находящяяся в постоянном обороте включает:

• Организационные документы: штатные расписания (перечень должностей и количество занятых на них сотрудников); правила внутреннего распорядка, трудовые договоры, служебные и докладные записки

• Распорядительные документы: приказы, распоряжения

• Плановые: производственные, ресурсные, финансовые планы, программы развития, стратегические планы, планы-графики )

• Бухгалтерские: балансовый отчет, отчет о прибылях и убытках, отчет об источниках средств и их использовании, план счетов

• Отчетно-статистические: отчеты для налоговой службы и централизованного статистического учета

• Расчетно-денежные: банковские, счета, платежные поручения

• Финансовые: сметы затрат

• По материально-техническому снабжению и сбыту: счета-фактуры, накладные, коносаменты

• По внешней торговле: контракты, соглашения о конфиденциальности

Для правильной организации информационного обмена необходимо создать упорядоченную и непротиворечивую систему документов.

2. Установление взаимосвязей между людьми в организации

Эта цель установления коммуникаций не менее важна, чем предыдущая, поскольку способствует правильному пониманию задач организации всеми ее сотрудниками и формированию благоприятного психологического климата. Технологически достигается как с помощью формальных каналов, так и неформальных. Критерий формальных коммуникаций – необходимость и достаточность. Неформальные коммуникации могут быть избыточными и выходить за рамки служебной тематики. Доступ к информации является признаком уважительного отношения организации к работникам и предполагает ответную реакцию в виде добросовестного выполнения обязанностей.

Объем информации, доводимой до подчиненных, влияет на эмоциональную напряженность в коллективе. Эмоциональная напряженность прямо пропорциональна разнице между необходимой и имеющейся информацией.

3. Формулирование общих взглядов на внутреннюю среду организации

Эффективные коммуникации способствуют этому процессу. Формируется чувство причастности и, как результат, корпоративная культура организации.

4. Организация совместной работы

Совместная работа с необходимостью предполагает обмен информацией в той или иной форме. Прежде всего, должны быть налажены элементарные процессы коммуникации: кто у кого какую информацию получает и кому какую информацию передает. Затем выстраиваются коммуникации для оценки совместной деятельности и ее результативности, и, наконец, коммуникации с целью принятия коллективного решения.

В общем случае результаты коммуникационного процесса выражаются в следующем:

• Изменения в знаниях и установках получателя информации. Эти изменения позволяют ему более эффективно (осознанно, активно, квалифицированно) выполнять свои обязанности и относиться к организации в целом и ее философии.

• Изменения в поведении получателя информации. Это означает, что информация, полученная в процессе коммуникации и сам процесс коммуникации побуждают получателя информации изменить свое поведение в направлении, необходимом для более эффективного функционирования организации.

Эффективность коммуникации снижают коммуникационные барьеры. Коммуникационные барьеры представляют собой препятствия в получении информации, передаваемой по каналам коммуникации и ее понимании. Существуют барьеры на макро- и микроуровне.

К макробарьерам можно отнести перегрузку или неисправности информационных сетей, усложнение информации, языковой барьер (рост количества информации на английском языке).

Микробарьеры связаны как с личными качествами отправителя и получателя информации, так и с организационными проблемами. К микробарьерам можно отнести: непонимание информации вследствие неумения ее изложить, вербализировать (бестолковость отправителя), непонимание или неправильное понимание со стороны получателя (низкая квалификация получателя), невосприятие информации вследствие многозначности ее толкования, отношение адресата к отправителю и наоборот.

Контрольные вопросы

1. Что такое коммуникативная компетентность менеджера?

2. Приведите примеры устной коммуникации.

3. Приведите примеры письменной коммуникации.

4. Знак аварийного выхода – «бегущий человек» - это вербальная или невербальная коммуникация?

5. Табличка «Не сорить!» - вербальная или невербальная коммуникация?

6. Откровенное платье, надетое на деловую встречу, - это какая коммуникация?

7. Какими бывают формальные коммуникации?

8. Какими бывают неформальные коммуникации?

9. Слухи – это хорошо или плохо?

10. Какой канал коммуникации выбрать, если требуется обеспечить легитимность информации?

11. Какой канал коммуникации выбрать, если необходимо обеспечить позитивное восприятие информации?

12. Почему в эпоху электронных средств связи не отпадает необходимость в личном деловом общении?

13. Что такое коммуникационные макробарьеры?

14.Что такое коммуникационные микробарьеры?