5. Організація діловодства

В управлінні економіки міста діловодство здійснюється у відповідності до Інструкції з діловодства. Інструкція з діловодства встановлює загальні правила документування діяльності в управлінні і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів, визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру.

Викладені в інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в управлінні економіки міста ґрунтуються на вимогах державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України 17 жовтня 1997 року №1153, Інструкції з діловодства у Виконавчих органах Рівненської міської ради (затвердженої розпорядженням міського голови від 23.06.2003 року № 1609), регламентами Рівненської міської ради та виконавчого комітету.

Документальне забезпечення діяльності управління покладається на спеціально виділену особу. При відсутності такої доручається іншому працівнику управління.

Загальне керівництво роботою по документальному забезпеченню діяльності управління здійснюється начальником управління, який зобов'язаний:

вживати необхідні заходи до скорочення службового листування; забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в управлінні; забезпечувати постійне підвищення кваліфікації працівника, на якого покладене питання ведення діловодства; всебічно сприяти раціоналізації діловодних процесів, вживати необхідних заходів по забезпеченню діловодної роботи сучасним обладнанням; здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в управлінні вимог щодо складання, оформлення документів, організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією.

У разі звільнення працівника, на якого покладено обов'язки ведення діловодства, а також у разі його відпустки чи тривалої відсутності з інших причин всі неоформлені службові документи передаються іншому працівнику.

В управлінні здійснюється діловодство, ведеться документація і листування державною мовою.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в управлінні є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу чи постійно.

В управлінні визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.

Управлінська діяльність в управлінні здійснюється шляхом видання наказів начальника управління з основної діяльності та особового складу.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них зі зазначенням найменування цих документів, дат, номерів та заголовків.

Управління під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, установами та окремими громадянами може надсилати листи.

Якщо службовий документ вимагає негайного виконання, передача тексту документу може здійснюватись по телефону.

Всі документи, що надходять до управління приймаються працівником, на якого покладення функції ведення діловодства.

Працівником управління, на якого покладені обов'язки ведення діловодства розкривається всі документи, за винятком тих, які мають напис "особисто". У випадку пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі. Конверти зберігаються та додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документу або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлена невідповідність номерів документів номерам на конверті. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в управлінні.

Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкодженні або не за адресою отримані документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

Всі документи, що надійшли до управління, підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд здійснюється працівником, на якого покладені обов'язки ведення діловодства.

Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом управління або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів.

Попередній розгляд документів здійснюється в день надходження. Доручення органів вищого рівня, телефонограми розглядаються негайно.

Вся зареєстрована вхідна кореспонденція направляється на розгляд начальника управління.

Безпосередньо спеціалістам управління направляються: документи з поточних справ; відповіді на листи, що знаходяться у них на розгляді; інформації та статистичні дані; доповідні записки та інформації про виконання наказів управління, по яких працівники управління здійснюють контроль; інші документи, по яких необхідно попередньо підготувати пропозиції чи довідки і доповісти начальнику.

Вся вхідна кореспонденція після розгляду керівництвом з їх резолюцією передається за призначенням спеціалістам під підпис.

На всіх документах, по яких виконання доручень начальника управління підлягає контролю, робиться відмітка "взяти на контроль".

Ознайомлення за дорученням начальника із змістом постанов і розпоряджень вищих органів проводиться під підпис що додається до документа. Після ознайомлення документи підшиваються відповідно до номенклатури.

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом розставлення на ньому умовного позначення -реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання та використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті що створюються і використовуються в управлінні, так і ті, що надходять від інших установ та громадян.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні - в день надходження, створювані - в день підписання або затвердження. Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту.

Під час реєстрації документу надається реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, які реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ.

Для реєстрації всіх документів застосовується журнальна форма або реєстраційна картка. Реєстраційні картки складаються в одному примірнику.

Для складання службових документів в управлінні використовується папір форматів А4 (210*297) та А5 (148*210). Складання документів на папері довільного формату забороняється.

Як правило, всі службові документи оформляються на бланках управління, шрифтом № 14 Times New Roman. Бланки виготовляються згідно вимог державних стандартів та цієї Інструкції з обов'язковим додержанням таких вимог:

• бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центровим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково відділені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

• бланки виготовляються друкарським способом на білому папері;

■ бланки повинні мати такі береги: ліве - 30 мм; верхнє і нижнє - 20 мм; праве- 10 мм.

■ деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи створювані від імені кількох організацій оформляються не на бланках.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів -73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), то його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Не робиться відступ від межі лівого берега для реквізитів "Прізвище виконавця, номер його телефону", назви посади у реквізитах "Підпис", "Відмітка про наявність додатків".

Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

Текст документа повинен містити аргументовану інформацію, викладену стисло і грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження. Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів. Відповідь на лист не повинна починатись словами «На Ваш лист від

12.12.2007 р...», «На виконання листа від № про ...», «Управління економіки міста повідомляє...», так як бланк містить всі необхідні реквізити для адресата.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, який містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист -прохання без пояснення.

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на працівників управління, яким доручена підготовка документа.

Частини текстів складених документів розміщуються в логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами.

Довільне скорочення найменувань установ та окремих слів не допускається.

Службовий документ, що складається в управлінні економіки міста повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: найменування установи, назва виду документа, дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими, якщо цього вимагає призначення документа.

Назва документа зазначається на бланку друкарським або машинописним способом.

Заголовок тексту повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути ємним і передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватись з назвою документа, формуватись за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на запитання "про що", "чого".

Заголовки не складаються до телефонограм, телеграм та повідомлень.

Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання, для документа, що затверджується — дата затвердження.

Дата підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті повинні оформлятись цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок в послідовності: число, місяць, рік.

У тексті нормативно-правових актів та документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно цифровий метод оформлення.

Дата на документі проставляється особою, яка підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов'язані з узгодженням та виконанням (резолюції, візи, відмітки про виконання і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складений не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.

При реєстрації вхідних і внутрішніх документів кожному з них присвоюється умовне позначення - індекс, який вказує на місце складання, виконання і зберігання документа.

Індекс вхідного документа при його реєстрації складається з номера кореспондента, порядкового номера реєстрації з початку року і індексу справи за номенклатурою.

Індекс вихідного документа складається з індексу справи за номенклатурою порядкового номеру реєстрації вихідних документів з початку року. Індекс вихідного документа відповіді складається з індексу справи за номенклатурою вхідного номера реєстрації документа, на який дається відповідь.

Індекс внутрішнього документа складається з індексу справи за номенклатурою, номера реєстрації вихідних документів з початку року.

Індекс справи складається з номера структурного підрозділу і номера справи за номенклатурою.

Виняток становлять індекси розпорядчих документів (наказів з основної діяльності, з особового складу тощо), протоколів, в окремих випадках пропозицій. Індексами розпорядчих документів є їх реєстраційні номери, які присвоюються самостійно.

У разі потреби в оцінці доцільності, його обґрунтованості та встановленню відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище посадової особи та дату візування.

Віза проставляється як на лицьовому так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місце для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає. Віза проставляється на примірниках документів, що залишаються в управлінні.

Зауваження і пропозиції до проекту документу викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка. Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

Гриф погодження складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади, ініціалів, підпису начальника управління, дати затвердження. Гриф погодження розташовується нижче реквізиту "Підпис".

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та поставлення печатки.

В управлінні економіки міста документи підписуються начальником, в разі його відсутності - виконуючим обов'язки.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів та прізвища.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим та секретарем.

Основним способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується начальником управління економіки міста.

Гриф затвердження розмішується в правому верхньому кутку першого аркуша документа. Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалів, прізвища начальника управління, дати затвердження.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних

осіб, фіксують факти витрат грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається начальником управління на підставі нормативно-правових актів. Печатку слід ставити таким чином, щоб вона захоплювала останні літери найменування посади особи, яка підписує документ.

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку.

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному.

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата.

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначити узагальнено. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів.

До реквізиту "адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей адресату повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Резолюція - це напис на документі, зроблений начальником управління, що містить вказівки щодо виконання цього документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців, координувати їх роботу.

На документах із термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, в резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Резолюція повинна проставлятися на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному місці у верхній частині лицьового боку, але не на полі документа.

Під час проходження документа в управлінні економіки міста обов'язково робляться такі помітки:

про реєстрацію документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (найменування управління, дата надходження, індекс);

про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слово "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, підпис виконавця).

Відмітка "До справи" свідчить, що роботу з документом закінчено.

Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця (його прізвища).

Копія документу виготовлюється і видається тільки з дозволу начальника управління.

Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу. Відмітка "копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша. Напис про засвідчення документа складають із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення проставляється нижче реквізиту "Підпис".

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, крім тих, що виготовлені на ПК, зазначається лише дата та його реєстраційний індекс.

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців, напис про засвідчення документа. Копія повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або тексті документа перед підписом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні реквізити: найменування, заголовок, підпис осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначається у тексті. Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатку.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітки про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 4 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то ці назви необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану на 5 арк. в 1 прим. 2. Графік виконання на 2 арк. в 1 прим.

В управлінні машинописними засобами друкуються тільки службові документи. Рукописи, що подаються до друку повинні бути розбірливо написані пастою темного кольору. Рукописи написані нечітко до друку не приймаються.

Текст документів, надрукованих на папері форматом А4, друкують через півтора міжрядкових інтервали, а формат А5 - через один, шрифтом № 14 Times New Roman.

Назва документа друкується великими літерами.

Розшифровка підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього, через 2-3 міжрядкові інтервали, без відступу від лівого берега. Підпис складається з назви посадової особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано на бланку, скороченої - на документі, надрукованому не на бланку), особистого підпису, ініціалів, прізвища.

Під час оформлення документів на кількох сторінках друга і наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Порядок і необхідність розмноження документів визначається начальником управління.

Службові відрядження працівників управління здійснюються відповідно до плану роботи з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.