Основні бухгалтерські проводки з обліку видатків загального фонду

Зміст операцій	Дебет	Кредит
1.Списана вартість використаних матеріалів і продуктів харчування	801, 802	231-236,238,239
2.Нарахована заробітна плата штатним і нештатним працівникам	801, 802	661
3.Нараховані обов’язкові збори	801	651,652, 653, 656
4.Списані на видатки послуги по замовленню транспорту для доставки матеріалів і продуктів харчування	801, 802	364, 675
5.Списані видатки на відрядження на основі затвердженого авансового звіту	801, 802	362
6.Списана вартість виконаних будівельно-монтажних робіт (на основі підтверджуючих документів)	801, 802	631

Основою для здійснення видатків є платіжні доручення, подані бюджетною організацією, а також документи, що підтверджують цільове направлення коштів (рахунки, рахунки-фактури, накладні, акти виконаних робіт, тендерна документація і т.п.). Оплата рахунків проводиться тільки при наявності в органі Державного казначейства зареєстрованих зобов’язань (фінансових зобов’язань) і залишку коштів на спеціальному реєстраційному рахунку бюджетної організації.

Порядок оплати видатків проводиться у відповідності з вимогами Порядку касового виконання державного бюджету по видаткам, затвердженого наказом Державного казначейства України від 22.01.2001р. № 3 та Порядку виконання

державного бюджету по видаткам при умові функціонування внутрішньої платіжної системи, затвердженого наказом ДКУ від 10.08.2001р. № 140.

Видача готівки зі спеціальних реєстраційних рахунків на всі потреби (заробітна плата, господарські витрати, відрядження та ін.) здійснюється на основі заявки, наданої органу ДКУ.

У випадку порушення бюджетними установами порядку використання позабюджетних коштів (нецільове і неефективне використання) органи ДКУ відмовляють в оплаті. В такому випадку на документах ставиться штамп: ”Відмовлено в оплаті”.

Так само, як бюджетні асигнування, кошти, що надходять бюджетним організаціям від надання платних послуг, виконання робіт, реалізації продукції, повинні використовуватись за цільовим призначенням згідно кошторису. З цією метою Переліком власних надходжень бюджетних установ і організацій, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 17.05.2002р. № 659, визначені основні напрямки використання отриманих спеціальних коштів.

Планом рахунків для обліку фактичних видатків, які здійснюються бюджетною установою за рахунок коштів спеціального фонду на утримання та інші заходи, передбачені спеціальним фондом кошторису доходів і видатків даної установи, передбачений рахунок 81 “Видатки спеціального фонду”.

До рахунку 81 “Видатки спеціального фонду” відкриваються наступні субрахунки:

811 “Видатки за спеціальними коштами”;

812 “Видатки за іншими власними надходженнями”;

813 “Видатки за іншими коштами”.

На субрахунку811 “Видатки за спеціальними коштами” обліковуються фактичні видатки спеціального фонду за кошторисами доходів та видатків у частині спеціальних коштів установи. При здійсненні видатків спеціальних коштів дотримуються такого самого порядку, який встановлено щодо бюджетних коштів. На цьому субрахунку за рішенням головного бухгалтера можуть також обліковуватись витрати підсобних господарств.

На субрахунку 812 “Видатки за іншими власними надходженнями” обліковуються фактичні видатки спеціального фонду за кошторисами доходів і видатків у частині інших власних надходжень установ. При витрачанні інших власних надходжень дотримуються такого самого порядку, що його встановлено щодо бюджетних коштів.

На субрахунку 813 “Видатки за іншими коштами” обліковуються фактичні видатки спеціального фонду кошторису доходів і видатків у частині інших грошових коштів. До субрахунку 813 “Видатки за іншими коштами” бюджетні установи можуть відкривати додаткові субрахунки другого порядку:

813/1 “Видатки за іншими коштами в частині сум за дорученням”;

813/2 “Видатки за іншими коштами в частині субвенцій, отриманих з бюджету іншого рівня”;

813/3 “Видатки за іншими коштами в частині інших доходів спеціального фонду”.

Кореспонденція рахунків по обліку видатків за рахунок коштів спеціального фонду наведена в таблиці 2.5. Тимчасово вільні кошти спеціального фонду можуть бути направлені на видатки, які повинні фінансуватися за рахунок коштів загального фонду (заробітна плата, грошове забезпечення, інші соціальні виплати) з подальшим відшкодуванням.

Порядок відшкодування коштів спеціального фонду, направлених на заходи, пов’язані з фінансуванням видатків загального фонду, викладені у листі Державного казначейства України від 02.08.2000 р. № 07-06/803-5690. згідно з вимогами даного листа рішення про направлення коштів спеціального фонду на бюджетні видатки і їх відшкодування приймається розпорядником бюджетних коштів самостійно і оформляється наказом по установі. Про це розпорядник повинен письмово сповістити відповідний орган Державного казначейства на території якого він знаходиться.

Таблиця 2.5

Основні бухгалтерські проводки з обліку видатків за рахунок коштів спеціального фонду

Зміст операцій	Дебет	Кредит
1.Списана вартість використаних матеріалів і продуктів харчування	811-813	231-236, 238,239
2.Нарахована заробітна плата штатним і нештатним працівникам	811-813	661
3.Нараховані обов’язкові збори	811	651,652, 653, 656
4.Списані на видатки послуги по замовленню транспорту для доставки матеріалів і продуктів харчування	811-813	364, 675
5.Списані видатки на відрядження на основі затвердженого авансового звіту	811-813	362
6.Списані талони по цільовому призначенню (крім талонів на бензин)	811	331
7.Нарахована плата за комунальні послуги зданого в оренду приміщення	364	811
8.Здійснені видатки за рахунок спеціальних коштів, інших власних надходжень	811	361,362, 364, 675
9.Списана вартість виконаних будівельно-монтажних робіт (на основі підтверджуючих документів)	811	631

Відновлення тимчасово вільних коштів спеціального фонду, які були направлені на фінансування видатків загального фонду, проводиться органами ДКУ, при умові надання розпорядником бюджетних коштів наступних документів:

- заяви розпорядника бюджетних коштів (у вільній формі) з вказаними коштами спеціального фонду, направленими на погашення заборгованості по заробітній платі, грошовому забезпеченню, пенсіям та іншим соціальним виплатам, датою проведення таких операцій і суми коштів, які необхідно повернути;

- представлення головного розпорядника бюджетних коштів, яке являється дозволом на проведення даного відшкодування;

- балансу або витягу з книги “Журнал-головна” при наявності даної суми заборгованості в обліку на субрахунку 715 “Доходи, направлені на покриття дефіциту загального фонду”.

Крім цього, суми направлених коштів і коштів, які підлягають відшкодуванню органами ДКУ, звіряються з планом асигнувань із загального фонду бюджету, кошторисом доходів і видатків бюджетної установи і залишком виділених асигнувань

В бухгалтерському обліку операції, пов’язані з направленням коштів спеціального фонду на погашення заборгованості по заробітній платі відображаються записами, наведеними в таблиці 2.6.

Таблиця 2.6

Облік операцій з погашення заборгованості по заробітній платі

Зміст операцій	Дебет	Кредит
1.Нарахована заробітна плата: за рахунок коштів державного бюджету за рахунок коштів місцевого бюджету	801 802	66 661
2.Доходи спеціального фонду направлені на виплату заробітної плати, передбаченої загальним фондом	711-713	715
3.Отримані грошові кошти в касу для виплати заробітної плати	301	313,314, 316,323, 324, 326
4.Виплачена заробітна плата	661	301
5.Відшкодовані кошти спеціального фонду за рахунок коштів загального фонду: перераховані кошти з поточного (реєстраційного) рахунку одночасно зараховані кошти на поточний рахунок з метою відновлення доходів спеціального фонду	715 313,314, 316,323, 324, 326	311,321 711,712, 713
6.Відновлені видатки загального фонду	801, 803	811,812, 813

з направленням коштів спеціального фонду

Для обліку витрат на виробництво призначено рахунок 82 “Виробничі витрати”, який розподіляється на субрахунки:

821 “Витрати виробничих (навчальних) майстерень”;

822 “Витрати підсобних (навчальних) сільських господарств”;

823 “Витрати на науково-дослідні роботи за договорами”;

824 “витрати на виготовлення експериментальних пристроїв”;

825 “Витрати на заготівлю і переробку матеріалів”.

Наприкінці року необхідно вивести фінансовий результат виконання кошторису за бюджетний рік. Новим планом рахунків було передбачено, як потрібно списувати видатки із субрахунків 801, 802, 811, 812 тощо.

Але наказом ДКУ від 27.12.2000р. № 140 все, що стосувалося цієї процедури, з Плану рахунків було вилучено. Процес списання заключними оборотами доходів і видатків установ розглянуто у табл.2.7.

Таблиця 2.7

Бухгалтерський облік операцій із заключення видатків в кінці року (за коштами спеціального фонду)

Зміст операцій	Дебет	Кредит
1.Списано доходи за спеціальними коштами	711	432
2.Списано доходи спеціального фонду кошторису, спрямовані на покриття видатків загального фонду кошторису	715	432
3.Списано видатки за спеціальними коштами	432	811
4.Списано доходи за спеціальними коштами, що відносяться до наступного бюджетного року	711	716
5.Списано доходи за спеціальними коштами, отриманими в минулому році, але використаними у поточному році	716	432
6.Списано доходи за іншими власними надходженнями	712	432
7.Списано видатки за іншими власними надходженнями	432	812
8.Списано доходи по сумах за дорученнями	713/1	432
9.Списано видатки по сумах за дорученнями	432	813/1
10.Списано кошти спеціального фонду, отримані за внутрішніми розрахунками	682	432
11.Списано доходи від здійснення діяльності підсобних господарств	721,722, 723	432
12.Списано видатки від здійснення діяльності таких господарств	432	821.822, 823,824, 825

Для визначення результату установи від надання державних послуг, реалізації продукції, надання інших послуг відповідно до кошторису установи призначено рахунок 43 “Результати виконання кошторисів” (за загальним фондом – субрахунок

431 “Результат виконання кошторису за загальним фондом”, за спеціальним фондом – субрахунок 432 “Результати виконання кошторису за спеціальним фондом”).

Установи невиробничої сфери, як і всі інші організації, в обов’язковому порядку складають бухгалтерську звітність, тому нами були вивчені питання, що стосуються її особливостей в бюджетних організаціях.

Відповідно до Бюджетного кодексу України, Закону України “Про Державний бюджет України на 2011рік”, постанов Кабінету Міністрів України від 28.02.2000 № 419 “Про затвердження Порядку подання фінансової звітності”, від 28.02.2002 № 228 “Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ” та від 17.05.2002 № 659 “Про затвердження переліку груп власних надходжень бюджетних установ, вимог щодо їх утворення та напрямів використання”, наказу Міністерства фінансів України від 28.01.2002 № 57 “Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету”, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 01.02.2002 за № 86/6374, та інших нормативно-правових актів з питань бюджетних відносин установлюються форми річної звітності за 2003 рік для установ та організацій, які отримують кошти державного та/або місцевих бюджетів, порядок їх заповнення та подання (Інструкція № 238).

Згідно з Інструкцією № 238 бюджетні установи, які утримуються за рахунок коштів місцевих бюджетів, річні фінансові звіти про виконання кошторисів за 2006 рік подають у такому обсязі за формами:

№ 1 “Баланс”;

№ 2м “Звіт про виконання загального фонду кошторису установи”;

№ 4-1м “Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами”;

№ 4-2м “Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ”;

№ 4-3м “Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду”;

№ 4-3м.1 “Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду (позики міжнародних фінансових організацій)”;

№ 5 “Звіт про рух необоротних активів”;

№ 6 “Звіт про рух матеріалів і продуктів харчування”;

№ 7м “Звіт про заборгованість бюджетних установ”;

№ 7м.1 “Звіт про заборгованість бюджетних установ за окремими програмами”;

№ 9 “Звіт про результати фінансової діяльності”;

№ 15 “Звіт про недостачі та крадіжки грошових коштів та матеріальних цінностей в бюджетних установах”;

пояснювальна записка до річного звіту.

У такому самому обсязі складаються й зведені річні фінансові звіти про виконання кошторисів головними розпорядниками бюджетних коштів та бюджетними установами, що мають підвідомчі установи.

Форма № 2м “Звіт про виконання загального фонду кошторису установи” складається розпорядниками і одержувачами коштів місцевих бюджетів на підставі даних про отримані і використані асигнування із загального фонду бюджету згідно з кошторисом та планом асигнувань. Звіт складається за кожним кодом класифікації видатків у розрізі кодів економічної класифікації видатків.

Річні звіти складаються за звітний рік , яким вважається період з 1 січня по 31 грудня включно.

Бухгалтерські записи і баланси підписують керівники і головний бухгалтер установи.

Строки подання річних звітів установами встановлюються органами, до яких подають ці звіти.

Річний бухгалтерський звіт установи до подання його у визначені органи розглядається і затверджується у порядку , встановленому законодавством та установчими документами організації.

Висновки

Для підвищення прозорості державних і місцевих фінансів, якості та достовірності бюджетного обліку, забезпечення максимально повного відображення неохоплених на сьогодні фінансових операцій, створення умов для аналізу рівня і динаміки бюджетної заборгованості, оцінка ефективності бюджетних послуг необхідний перехід на міжнародні стандарти.

Міжнародні стандарти з бухгалтерського обліку не є обов’язковими, вони мають тільки рекомендаційний характер і не регулюють техніки та методики обліку, яка є різною в країнах світу. Міжнародні стандарти регламентують лише основні, принципові моменти, від яких залежить формування фінансових результатів діяльності суб’єктів господарювання та відображення їх у фінансовій звітності.

Також нагальною є проблема у розробці єдиної для всіх бюджетних установ інструкції з ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, яка б об’єднувала в собі всі нормативно-правові питання організації та методології бухгалтерського обліку з урахуванням порядку ведення обліку всіх господарських операцій і процесів, вимог щодо документального забезпечення бухгалтерського обліку та регламенту складання фінансової звітності та аналогією з інструкцією з бухгалтерського обліку в установах і організаціях, які перебувають на Державному бюджеті СРСР, що розроблена 15 років тому і не застосовується в Україні лише в частині меморіальних ордерів.

Оскільки у цій інструкції не враховано нових регламентів бухгалтерського обліку, запроваджених в Україні упродовж останніх років, у практичній роботі бухгалтерам при розв’язанні конкретних завдань доводиться користуватися великою кількістю нормативних документів одночасно. Міністерствам і державним комітетам доцільно підготувати й видати збірки нормативних документів, що стосуються регулювання фінансово-господарської діяльності бюджетних установ відповідних галузей та її відображення в бухгалтерському обліку і фінансовій звітності.

Можливими напрямками розвитку бухгалтерського обліку, крім стандартизації і стабілізації нормативного забезпечення, являється розробка на галузевому рівні методичних рекомендацій з обліку медичних засобів, продуктів харчування, обліку витрат, продукції підсобних господарств, платних послуг, а також інтеграція з обліком виконання бюджету як складової частини бюджетного обліку.

У багатьох бюджетних установах на бухгалтерії покладено виконання додаткових функцій: з планування і аналізу господарської діяльності, з ревізії і контролю тощо.

З одного боку, розширення спектру функцій, які виконують бухгалтерії, має позитивні наслідки, оскільки передбачає концентрацію в одному підрозділі (та що дуже важливо – під управлінням одного керівника) всієї фінансово-економічної інформації про діяльність установи, комплексність дій з управління нею – від розробки планів, фіксування в обліку фактів та результатів фінансово-господарської діяльності, складання звітності до аналізу діяльності й контролю за її здійсненням. Ще одним аргументом на користь такої організації роботи бухгалтерії є покладення на одну посадову особу відповідальності як за правильність розрахунків до кошторисних призначень ( а отже, і за реальність та обґрунтованість визначення сум асигнувань з бюджетів усіх рівнів) та дотримання порядку використання коштів і майна, так і за стан бухгалтерського обліку та достовірність фінансової звітності.

З другого боку, додаткове навантаження на працівників бухгалтерії у багатьох випадках призводить до погіршення якості робіт, які вони виконують. Як негативні чинники впливу на якість ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової звітності слід зазначити низьку забезпеченість бюджетних установ комп’ютерною технікою та іншим обладнанням, спеціальними обліковими програмами і літературою, а також умови оплати праці, які, на жаль, не перешкоджають відтоку кваліфікованих обліковців з бюджетної сфери.

У сучасних умовах робота бухгалтера має трудомісткий характер і нерідко не досягає мети обліку. На сьогодні для бюджетних організацій та установ затверджено досить велику кількість форм фінансової звітності, які в певних питаннях дублюють показники, тому необхідним є перегляд чинних бухгалтерських реєстрів з метою

визначення їх оптимальної кількості й спрощення форми. Методи визнання видатків у фінансовій та податковій звітності не збігаються. У фінансовій звітності використовується касовий метод та метод нарахування, у податковому звіті про використання коштів неприбутковими організаціями – лише касовий. У більшості форм фінансової звітності визнаються тільки касові видатки, хоча необхідно звітувати за касовими і фактичними видатками.

В відділі освіти Городнянської РДА в розпорядженні є комп’ютери. Установа має програму 1 : С Бухгалтерія, яка використовується для обліку заробітної плати . Також з допомогою комп’ютера здійснюється складання фінансової звітності установи, але всі інші бухгалтерські операції здійснюються вручну, неавтоматизованим способом, через що виникає безліч помилок, робота бухгалтера займає багато часу, є трудомісткою. Тому з метою покращення ведення бухгалтерського обліку в відділі освіти Городнянської РДА доцільно було б передбачити програмне забезпечення.

Відділ освіти Городнянської РДА має спеціальний фонд, джерелом надходження коштів до якого є благодійна допомога. Доцільним було б проведення роботи по залученню нових благодійників шляхом здійснення рекламних компаній по радіо, телебаченню. В умовах хронічного недофінансування бюджетних установ благодійна допомога для відділу освіти є джерелом коштів для покращення фінансового становища.

Фінансово-господарська діяльність бюджетних установ як суб’єктів господарювання характеризується низкою особливостей, які впливають на побудову бухгалтерського обліку:

• бюджетні установи функціонують на правах державної чи комунальної власності;

• бюджетні установи належать до неприбуткових організацій – метою їх діяльності є не отримання прибутку, а надання нематеріальних послуг;

• бюджетні установи у процесі надання нематеріальних послуг здійснюють видатки, які за економічним змістом відрізняються від витрат суб’єктів підприємницької діяльності;

• бюджетні установи не наділяються оборотними коштами.

Бюджетні установи покривають свої витрати за рахунок бюджетних коштів. Доходи загального фонду бюджетних установ формуються за рахунок загального фонду бюджету, а доходи спеціального фонду – це власні надходження бюджетних установ.

Власні надходження – кошти бюджетних установ, які вони отримують як плату за послуги, що надаються бюджетними установами, кошти, перераховані бюджетним установам для виконання окремих доручень, а також благодійні внески, гранти, дарунки.

Видатки бюджетних організацій визначаються як сума коштів, використаних бюджетною організацією в процесі господарської діяльності в межах сум, передбачених кошторисом.

Видатки, здійснені за рахунок бюджетних коштів, називаються видатками загального фонду, а за рахунок позабюджетних коштів – видатками спеціального фонду.

Бюджетна установа за рахунок надходжень коштів спеціального фонду проводить видатки , які покриваються недостатньо із загального фонду або не покриваються зовсім.

З метою чіткого розподілу видатків за економічними ознаками з докладним розподілом за предметними ознаками створено бюджетну класифікацію видатків, наведену у вигляді кодів. Вона має багаторівневу структуру.

Бюджетні установи не можуть одержувати доходи і використовувати отримані кошти без затвердженого кошторису – основного планового документу бюджетних

організацій, що дає право на отримання доходів та здійснення видатків, визначає обсяг та цільове призначення коштів, визначених на бюджетний період.

Для облікового процесу базовим є положення про окремий облік доходів і видатків загального і спеціального фондів. Фактично можна говорити про функціонування двох взаємопов’язаних підсистем обліку.

Завданням обліку доходів є забезпечення контролю за повнотою та своєчасністю надходження бюджетних коштів.

Для обліку доходів загального фонду призначено рахунок 70 “Доходи загального фонду” і його субрахунків. Для обліку доходів спеціального фонду призначений рахунок 71 “Доходи спеціального фонду” і його субрахунки.

Видатки на утримання бюджетних установ є одним з основних напрямів видатків бюджету. Проте не завжди видатки на утримання установ збігаються з видатками бюджету. Виходячи з двоїстості характеру видатків бюджетних установ, їх поділяють на касові та фактичні.

Касовими видатками вважаються всі суми, видані установами банку чи органами Державного казначейства з поточних бюджетних, реєстраційних рахунків шляхом безготівкової оплати рахунків, так і готівкою.

Фактичні видатки - це дійсні видатки установи, оформлені відповідними документами, включаючи видатки за неоплаченими рахунками кредиторів.

Для обліку фактичних видатків призначено два рахунки: 80 “Видатки загального фонду” та 81 “Видатки спеціального фонду” та його субрахунки.

Для отримання узагальненої інформації про фінансово-господарську діяльність бюджетних установ всі дані про операції , які містяться в документах, групуються в облікових регістрах форми “Журнал-Головна” і меморіально-ордерної форми.

Складання звітності завершує повний цикл бухгалтерської обробки даних, які накопичуються в облікових регістрах.

Установи та організації, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів Державного чи місцевого бюджету , подають звітність про виконання кошторису доходів і видатків, податкову і статистичну звітність.

Звітність про виконання кошторису доходів і видатків бюджетної установи та організації – це система показників, яка характеризує виконання бюджету та допомагає регулюванню діяльності організації та установи за відповідний звітний період часу.

Бюджетні установи ведуть облік і складають звіти в розрізі показників кошторису. Їх глибоке вивчення з метою оцінки ефективності використання ресурсів, виявлення відхилень фактичної суми видатків від кошторису, а також факторів, що вплинули на ці відхилення, складає зміст аналізу виконання кошторису.

До основних задач аналізу відносяться : оцінка дотримання кошторисних призначень ; характеристика складу і структури видатків , а також їх зміни ; визначення факторів відхилення фактичних видатків від передбачених кошторисом ; виявлення резервів підвищення ефективності використання ресурсів бюджетних установ.

Аналіз основних показників діяльності установи свідчить про ефективне використання коштів відповідно до кошторисного призначення. Важливим етапом аналізу виконання кошторису витрат є вивчення співвідношення між касовими і фактичними видатками. В результаті аналізу було виявлено, що фактичні видатки за 2003, 2004, 2005 роки перевищують касові.

В роботі наведено ряд пропозицій щодо удосконалення бухгалтерського обліку в бюджетних установах :

1. Удосконалення нормативної бази бюджетних установ;

2. Вивчення оптимальної кількості й спрощення форми фінансової звітності;

3. Перейти до автоматизованої форми ведення бухгалтерського обліку;

4. Збільшення надходжень до спеціального фонду шляхом залучення нових благодійників.