Типы оценок
Оценки, которые проводятся на стадии реализации проекта, нередко называются “промежуточными”. Более академическим термином, имеющим то же значение, является словосочетание “формирующая представление” оценка. Другим термином, использующимся для описания оценок, проводимых на стадии реализации проекта, является термин “диагностическая” оценка.
В основном такие оценки пытаются установить наличие проблем с тем, чтобы их можно было решить
Оценки, проводимые ближе к окончанию проекта, нередко называются "завершающими”. Академические круги чаще используют термин “обобщающая оценка”.
Следует отметить, что некоторые проекты продолжаются после прекращения спонсором их финансирования. В таких случаях термины "завершение проекта” и "прекращение проекта” нужно понимать в том смысле, что прекращается финансирование со стороны спонсора, а не сама деятельность по проекту.
Оценки, проводимые на завершающей стадии финансирования со стороны спонсора, не всегда являются последними оценками, проведение которых запрашивается. На некоторые вопросы нельзя ответить в тот момент, который спонсоры называют "прекращением проекта” или "завершением проекта.”
Когда оценка проводится после окончания помощи со стороны спонсора - возможно. год или два спустя, - ее обычно называют "оценкой после фактической реализации”.
Для определения оценок, которые проводятся после завершения проекта и прекращения финансовой помощи со стороны спонсора, часто используется также термин “оценка воздействия проекта”.
Исходный перечень вопросов клиента следует рассматривать в качестве первого шага в процессе подготовки к оценке; он проясняет следующее:
ЦЕЛЬ оценки;
ее ПОТРЕБИТЕЛЕЙ;
планы ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ее выводов и рекомендаций: является ли оценка направленной на принятие решения, т.е. сыграют ли ее выводы определенную роль в том, чтобы помочь спонсору принять конкретное решение?
ожидания относительно той роли, которую КЛИЕНТ И ДРУГИЕ “АКЦИОНЕРЫ” сыграют в процессе проведения оценки;
существуют ли уже СТАНДАРТЫ ВЫНЕСЕНИЯ СУЖДЕНИЙ О КАЧЕСТВЕ РАБОТЫ ПРОЕКТА, т.е. четкая формулировка его целей и задач;
установленный клиентом ПОРЯДОК ВОПРОСОВ, на которые должна дать ответ оценка, ПО СТЕПЕНИ ИХ ВАЖНОСТИ;
существует ли система МОНИТОРИНГА проекта, т.е. механизм постоянного сбора данных, который поможет ответить на вопросы в ходе оценки;
СРОКИ проведения оценки;
БЮДЖЕТ клиента.
Термин «структура» означает концептуальную структуру, используемую для проведения оценки. Структура зависит от цели оценки и от видов вопросов, на которые мы должны ответить. Вопросы, рассмотрением которых просят заняться экспертов при проведении оценки, обусловливают вид структуры, который им нужно использовать.
Некоторые вопросы предполагают использование довольно простых концептуальных структур. Например:
“Выполняется ли проект в соответствии с графиком и сметой?”
Если у проекта существует официальный график работы, смета (бюджет), определяющая, какую сумму можно израсходовать ежемесячно или каждый год, то на вопросы о ходе выполнения работы в этих областях легко дать принципиальный ответ.
Вопросы о ходе выполнения работы в сравнении с планом требуют сопоставления A с Б –
Плановый график проекта с фактическим
Плановый бюджет с фактическими расходами.
Подробное описание состояния проекта может отнимать много времени. Однако сама структура очень проста.
Другой типичный вопрос при проведении оценки - “Выполняет ли проект поставленные задачи?”
Если требуется определить, достигаются ли результаты проекта, то данный вопрос должен касаться не только его бюджета, графика выполнения и видов деятельности. В этом случае применительно к проекту термин «задача» будет использоваться для обозначения намеченных или запланированных результатов, которых достигнет проект.
Результат – это не то же самое, что деятельность по проекту: проведение обучения, предоставление кредитов, проведение вакцинации. Результаты – это то, что происходит благодаря деятельности в рамках проекта: люди используют в своей работе новые навыки, предприятия увеличивают выпуск продукции, меньше детей умирает от детских болезней.
Когда при ответе на вопрос оценки требуется сопоставить планируемые достижения или результаты с фактическими, структура оценки в принципе остается простой.
В этом случае тоже требуется сопоставить A с Б - планируемые результаты с фактическими. Но в этом случае вопросы задаются на более высоком уровне.
|
Планируемые результаты |
Фактические результаты |
Задачи проекта: |
|
|
|
|
|
Увеличение объема продаж на экспорт компаниями, которым оказана помощь |
5% в год |
??? |
Увеличение выпуска продукции компаниями, которым оказана помощь |
На 10% в год не менее чем в течение 3 лет подряд |
??? |
Данные компании получили займы на развитие производства |
65% прошедших обучение фирм получили займы в течение года |
??? |
Деятельность по проекту:
|
Обучить 60 фирм составлению плана развития производства и реализовать его для повышения выпуска продукции |
??? |
В какой момент нужно запрашивать информацию о результатах программы или проекта?
Начало Середина Завершение
проекта работы проекта
Оценки, направленные на изучение того, что именно происходило и почему, могут проводиться как в ходе реализации проекта, так и ближе к его завершению. В процессе реализации проекта его спонсоры и менеджеры могут иметь доступ к информации из различных источников:
Мониторинг, или наблюдение за работой систем, которые используются для учета базовых данных о том, поступили ли материалы; на месте ли люди и работают ли они; предоставляются ли услуги, и т.п.
Управленческие информационные системы (УИС), которые используются для детального учета расходов, количества часов, отработанных сотрудниками проекта в каждом месяце, и т.п.
Аудиторские проверки, проводимые сторонними специалистами, которые анализируют финансовую отчетность по проекту и выявляют все расхождения.
Экспертиза, которая может, например, определить изменения, происходящие во внешней по отношению к проекту среде и способные повлиять на качество его выполнения.
Мониторинг отвечает на вопрос «Правильно ли проект реализуется?», в то время как оценка должна ответить на вопрос «Правильный ли проект реализуется?».