2. Смета работ на 4 л. В 2 экз.

Сами документы – приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом.

Например:

Приложение 2

к приказу директора института

от 15.09.2003 № 41

Реквизит 22 – Подпись.

Подпись – обязательный реквизит документа. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации – автора документа.

В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы могут быть подписаны руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений.

Если ответственность за содержание документов несут несколько лиц (например, за денежные документы), проставляются две подписи и более.

Подпись на документе всегда ставиться на первом экземпляре.

В состав реквизита «подпись» входят:

• Наименование должности лица, подписавшего документ;

• Личная подпись;

• Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Директор технического лицея подпись Н.И. Петров

Если документ составлен на фирменном бланке, тогда дается сокращенное название должности.

Например:

Директор подпись Н.И. Петров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор подпись Н.И. Петров

Главный бухгалтер подпись Е.В. Розова

Если документ составлен комиссией, то при подписании указывают не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Например:

Председатель комиссии подпись Л.П. Ложкина

Члены комиссии: подпись С.С. Бурцев

Подпись А.П. Соколова

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Директор АО «Союз» Директор ЗАО «Вымпел»

Подпись Е.П. Куликов подпись С.Н. Матвеев

Документ может быть подписан работником, исполняющим обязанности должностного лица (с указанием его фактической должности и фамилии). Не допускается ставить предлог «За», подпись от руки «Зам», или косую черту перед наименованием должности.

Реквизит «подпись» проставляется ниже реквизитов «текст» и «приложение».

Лицо, подписавшее документ, берет на себя персональную ответственность за его содержание.

Реквизит 23 – «Гриф согласования документа»

Некоторые документы нуждаются в согласовании. Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласований.

С помощью согласования расширяется круг лиц, ответственных за составленный документ. Согласование осуществляется до того, как документ утвержден.

Согласование документа может быть внутренним и внешним.

Внутренне согласование производиться в учреждении со структурными подразделениями, а также в соответствии с работниками, специалистами, имеющими отношение к данному вопросу. Это повышает надежность документа.

Внешнее согласование документа производиться с заинтересованными или подчиненными организациями, а также с органами государственного надзора и вышестоящими органами. Как правило, на подобное согласование уходит много дополнительного времени.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

Подпись Е.В. Глебов

23.03.2003

Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другими документами, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления

компании «Планета»

от 21.02.2003 №5

Реквизит 25 – «Оттиск печати»

На документах, содержащих наиболее важную информацию и подписанных должностным лицом, ставиться оттиск печати. Тем самым заверяется подлинность подписи и подтверждается достоверность документа

В государственных учреждениях используют гербовую печать (с изображением герба РФ) и простую печать данной организации.

Гербовая печать ставиться на документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих расходование денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами.

Простая печать ставиться на справках, пропусках, копиях документов и пр.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.

Примерный перечень документов, на которых ставиться печать:

1 Акты (приема выполнения работ, списания, экспертизы и т.п.).

2 Архивные справки.

3 Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и т.д.)

4 Договоры (о поставках, подрядах, аренде и т.д.).

5 Командировочные удостоверения.

6 Положение об организации.

7 Письма гарантийные.

8 Сметы расходов.

9 Удостоверения.

10 Устав организации.

11 Штатные расписания.

12…………………………………….

Предприятию необходимо разработать свой перечень документов, на которых ставиться печать. Порядок изготовления и хранения печатей регулируется законодательством РФ.

Реквизит 26 – «Отметка о заверении копии» (в приведенном для примера бланке не указаны).

Чтобы заверить копию документа, ниже реквизита «Подпись» пишется «Верно», указывается должность лица, заверившего копию, ставиться его личная подпись, дается расшифровка подписи, отмечается дата.

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров подпись П.В.Лапшин 02.03.2003

Если копия выдается на руки или пересылается в организацию, подпись удостоверяют простой печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу подлинника.

Реквизит 27 – «Отметка об исполнителе»

Инициалы и фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

А.Ф. Миронов 215 23 50

Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто будет работать над вопросами, затронутыми в документе. Кроме того, подобные отметки воспитывают исполнительскую дисциплину у персонала.

Реквизит 28 – «Отметка об исполнении документа его в дело».

Если документ исполнен, резолюция выполнена, то есть, решены все вопросы, которые в нем поставлены, на документе ставят отметку о его исполнении и направлении документа в дело.

Располагается этот реквизит в левой нижней части правого листа документа ниже реквизита «отметка об исполнителе».

Отметка включает в себя:

• Краткие сведения об исполнении;

• Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);

• Слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ;

• Подпись исполнителя и дату проставления отметки.

Например:

Ответ составлен и отправлен адресату

Письмо от 12.10.2003 № 48.

В дело 15/б

Подпись А.Ф. Миронов 14.10.2003

Реквизит 29 – «Отметка о поступлении документа в организацию».

Отметка о поступлении документа в организации располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившего документ; входящего номера и даты поступления документа.

Например:

АО «Янтарь»

Ву №312

5. Схема расположения реквизитов ОРД

Наименование организации [гриф утверждения]

Справочные данные об организации

Наименование вида документа [адресат]

ОГРН ИНН / КПП

Дата регистрационный №

Ссылка на регистрационный №

и дату документа

[Заголовок к тексту] Резолюция

Текст документа

Отметка о наличии приложения

Должность подпись ИО Фамилия

Гриф согласования

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнении документа Отметка о поступлении

и направлении его в дело документа в организацию

6. Бланки документов

Бланк документа – это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной плотности.

Бланки документов допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30 – 97, на основе как углового, так и продольного их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличии от других документов, указывается адресные данные организации – получателей писем.

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т.п.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 08 (наименование вида документов).

В зависимости от учредительных документов организации указанные виды документов включают:

- общий бланк – реквизиты 01,02, 03, 06, 12;

- бланк письма – реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, отметки для обозначения мест расположения реквизитов 09, 10, 11, 14, 17, 18;

- бланк конкретного вида документа (кроме письма) – реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, а также отметки мест расположения реквизитов 09, 10, 12, 17, 18.

ГОСТ Р 6.30 – 97 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок.

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над серединой реквизита 06.

Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрованный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 09, 10, 11 оставляются трафаретные места.

Флаговый вариант расположения реквизитов используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30 – 97, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения, например, таких как распоряжение, акт, протокол, положение, часть реквизитов (01 – 05, 07, 12), как правило, может не воспроизводиться, а реквизит 11 «Ссылка на регистрационный номер и дата документа» опускается вовсе. Такой подход весьма распространен в практике документирования.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков оговаривает постановление Правительства Российской Федерации от 27 февраля 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Положения названного постановления реализованы в ГОСТ Р 6.30 – 97.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Используют шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6 – 24 кегля. Более крупным шрифтом выделяется наименование организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие условия: вертикальное начертание литер; простое и удобное их расположение; соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 06 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими при необходимости получать качественные копии документов с помощью копировальной техники.