101056, Рязань

ул. Счастливая, 7а

На одном документе может быть указано не более четырех адресатов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

При большем количестве адресатов составляют список рассылки и на каждом документе указывают только один адрес.

При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Калинкиной А.Ф.

ул. Садовая, д. 5, кв.12,

г. Липки,

Тульская область, 301015

Реквизит 16- «Гриф утверждения документа»

Как правило, утверждаются следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, положения, некоторые акты. Документ может утверждаться должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным другим документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (БЕЗ КАВЫЧЕК), наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО « Пикадор»

Подпись А.В. Сергеев

12.03.2003

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (БЕЗ КАВЫЧЕК), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЁН

Протоколом №9 общего собрания

Акционеров от 15.03. 2003

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углом документа.

Реквизит 17 – «Резолюция»

Основная функция резолюция – побудить сотрудников к практическим действиями в соответствии с теми задачами, которые поставлены в документе.

Пишется руководителем непосредственно на документе и включает в себя: фамилию исполнителя, краткое изложение поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Обычно помещается справа в верхней части документа.

Реквизит 18 – «Заголовок к тексту»

Заголовок – краткая формулировка основного смысла документа.

Польза заголовка в том, что он сразу определяет тему документа. Это особенно удобно при рассмотрении входящих документов.

Заголовок пишется одной фразой и должен грамматически согласовываться с названием документа. Например, отчёт (о чём?) «о работе приёмной комиссии», протокол (чего?) «заседания Учётного совета».

На документах формата А5, в телефонограммах, письмах, телеграммах, содержание которых не более 7 строк, заголовок не указывают.

Располагается заголовок в левом верхнем углу бланка ниже реквизитов «Дата», «Регистрационный номер документа».

На типографических бланках для реквизита «заголовок» устанавливается ограничительные знаки («уголки»).

Реквизит 20 – «Текст документа»

Текст – основная и важнейшая часть документа; пишется на русском (или национальном) языке.

Основные требования к тексту – краткость, последовательность и логичность изложения, исключение повторений и излишних подробностей.

Формулировки служебных документов должны быть точными, правильными в юридическом отношении, не допускающими двояких толковании.

Тексты большинства документов состоят из вводной части и основной, в которой излагаются выводы, предложения, решения. Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части текста разделять абзацами.

Тексты документов большого объёма иногда делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Подпункт

В некоторых документах (акт, справка)текст может быть оформлен в виде таблицы.

Реквизит 21 – «Отметка о наличии приложения»

Этот реквизит располагают от границы левого поля бланка между текстом и подписью.

Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о приложении оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 2л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Учетном центре на 3 л. В 1 экз.