3.Классификация и структура организационно – распорядительных документов гост р 6.30 – 2003.

3.1 Организационно – распорядительные документы и их виды.

Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и организациях организационно – распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.

ГОСТ Р 51141 – 98 понятие организационно – распорядительного документа трактуется следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности подразделений и должностных лиц».

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно – распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

создание организации, предприятия;

реорганизация организации, предприятия;

ликвидация организации, предприятия;

приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

распорядительная деятельность организации, предприятия;

организационно – нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

оперативно – информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных функций, ОРД классифицируют на четыре группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):

- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- информационно – справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и т.п.)

ОКУД в число ОРД включает документы по личному составу (кадрам): заявления, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и др.

Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30 – 03.

4. Состав реквизитов ОРД

• Ключевые понятия

• Основные положения

• Контрольные вопросы

• Задания для самостоятельной работы

Ключевые понятия

• Реквизит документа

• Постоянные реквизиты

• Переменные реквизиты

• Оформление реквизитов

Основные положения

Реквизит – специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление.

Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30 – 2003. Всего установлено 30 реквизитов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации – автора документа;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации – автора документа;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о завершении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии.

Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Различают постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.

Переменные – указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Расположение основных реквизитов (формуляр – образец документа).

На практике достаточно часто на некоторых документах расчетные счета не указываются.

Реквизит 05 – «Основной государственный регистрационный номер юридического лица.

ОГРН проставляют в соответствии с документами, которые выдают налоговые органы данному юридическому лицу. Помещается ниже справочных данных об организации и наименования вида документа.

Реквизит 06 – «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет»

ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми организации налоговыми органами. Помещается рядом с ОГРН.

Реквизит 08 – Наименование организации.

Этот реквизит печатается в соответствии с регистрационными формами. Если существует краткое название организации, то оно печатается сразу после полного названия.

Реквизит 09 – Справочные данные об организации.

Включает почтовый адрес организации, ИНН, КПП, расчетный счет в банке.

Реквизит 10 – «Наименование вида документа»

Располагают этот реквизит в левом верхнем углу ниже реквизитов «Наименование организации» и «справочные данные об организации». Как правило, печатают его крупным шрифтом от границы левого поля. Например, ПРИКАЗ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

Этот реквизит проставляется на всех документах, кроме писем. Он позволяет быстро классифицировать документ, помогает его адекватному восприятию.

Наименование документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным «Общероссийским классификатором управленческой документации».

Реквизит 11 – «Дата документа»

Дата - обязательный реквизит документа, важнейший показатель для его поиска.

Датой документа является:

- дата его подписания для приказов, справок, писем, докладных записок);

- дата принятия документа коллегиальным органом (для решений, постановлений);

- дата утверждения (положения, устава, инструкции);

- дата составления, события (для актов, протоколов).

Оформляется дата в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц обозначаются двумя парами арабских цифр, год – четырьмя арабскими цифрами.

Например: 08.11.2003.

Дата оформляется ниже названия вида документа.

Датируется документ должностным лицом при подписании или утверждении документа; дата проставляется руководителем от руки в установленном месте, месяц и год можно напечатать заранее.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления: 9 сентября 2003года.

Документ, составленный несколькими организациями (юридическими лицами), должен иметь одну дату.

Реквизит 12 – «Регистрационный номер документа»

Регистрационным номером (индексом) является условное обозначение документа, которое присваивается при регистрации.

Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с реквизитом «дата документа».

В состав индекса входят :

• Порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

• Индекс по номенклатуре дел;

• Иные обозначения (по усмотрению организации).

Например: 218/08-17/А, где

218-порядковый регистрационный номер;

08-17-номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов);

А - условное обозначение категории исполнителя.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация с начала года, например, приказ №28, протокол №7.

Реквизит 13- «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Специальное место для этого реквизита предусматривается обычно на бланке для писем. Заполняется реквизит при оформлении ответа на письмо, полученное от иной организации.

Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом: На №28/6-5 от 25.12.2003.

Это ссылка помогает адресату, получившему письмо-ответ, быстро найти копию своего письма. Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа» размещается под реквизитами «дата» и «регистрационный номер».

Реквизит 15- «Адресат».

Этот реквизит размещается в правом верхнем углу документа.

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

• Наименование учреждения в именительном падеже;

• Наименование структурного подразделения в именительном падеже;

• Должность и фамилия в дательном падеже;

• Почтовый адрес (в письмах).

Каждая составная часть реквизита «Адресат» должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Переносы слов не допускаются. Инициалы ставятся перед фамилией.

Например:

АОЗТ «Волжский текстиль»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.С.Николаеву

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрация районов

Московской области

При направлении документа руководителю организации, наименование организации включается в состав должности адресата.

Например:

Директору Машиностроительного завода «Звезда»

В.Т.Степанову

В состав этого реквизита может входить почтовый адрес, который пишется после названия организации и должностного лица.

Например:

Директору Машиностроительного завода «Звезда»

В.Т.Степанову