5.4 Регистрационные данные

5.4.1 Орган по аккредитации должен учредить порядок действий для идентификации, сбора, индексации, доступа, ведения файлов, хранения, технического обеспечения и уничтожения своих регистрационных данных.

Орган по аккредитации должен учредить порядок действий по сохранению документов на период, соответствующий его обязательствам по контрактам и правовым нормам. Доступ к этим регистрационным данным должен быть совместимым с мерами обеспечения конфиденциальности.

Все документы, касающиеся аккредитации какой бы то ни было организации, хранятся в архиве до тех пор, пока эта организация имеет аккредитацию и еще некоторое время после этого. Любая аккредитованная организация имеет свое архивное дело, хранящиеся в офисе SANAS, с указанием названия организации и номером аккредитации SANAS.

Документация включает в себя оригиналы (или копии) заполненных формуляров, и отчетов, сделанных во время аккредитации. Копии корреспонденции, относящейся к аккредитации, копии расписаний инспекционного контроля и аттестатов аккредитации также хранятся в этом архиве.

Все документы, касающиеся организаций, которые отозвали свои заявления, прекратили свою профессиональную деятельность, или чья аккредитация была аннулирована, хранятся в SANAS в течение пяти лет. После этого эти документы пересматривают. Программный менеджер принимает решение, уничтожить ли документ, или хранить его дольше. Программные менеджеры вправе сохранить любой документ, если они решат, что это необходимо. Уничтожать документы до истечения пяти лет не разрешается, если только это не будет санкционировано исполнительным директором SANAS. Заявления, которые были поданы, но были отозваны прежде, чем процедура по ним прошла начальный этап, не обязательно хранить 5 лет, такие заявления можно уничтожить сразу же по распоряжению программного менеджера.

Каждый штатный сотрудник несет ответственность за хранение всей необходимой ему корреспонденции. Вся корреспонденция, касающаяся аккредитованных организаций, независимо от того, кто ее получил, должна храниться в особой папке той или иной организации. Электронные письма, касающиеся любой такой организации, также хранятся в папке этой организации. Вся другая корреспонденция, полученная персоналом, хранится в папке соответствующего сотрудника. Письма, которые отправляются аккредитованным организациям, хранятся в папке той организации, которой они были посланы.

SANAS ведет учет всех (как постоянных, так и контрактных) ведущих и технических экспертов, в этих документах хранится подробная информация об их квалификации и пройденном обучении. Оценки организаций, проведенные ими, проверяются по мере того, как вся документация, касающаяся оценки каждого конкретного случая, подготовлена для в соответствующего комитета SANAS. В индивидуальной папке организации при этом хранятся записи о том, кто проводил оценку.

Архивные документы нельзя выносить из офиса SANAS ни при каких обстоятельствах. В случае если архивную папку необходимо вынести из здания по каким-то причинам, со всех документов снимаются копии. Вынос документов санкционируется Главным исполнительным директором SANAS. Если документы необходимо просмотреть эксперту, ему разрешается сделать это только в офисе SANAS. Если эксперт находится далеко от офиса и не может приехать лично, администратор снимает фотокопию с необходимых документов и пересылает их эксперту. После того, как эксперт ознакомится с документами, отправленные ему копии требуется вернуть в SANAS, где они уничтожаются, или же эксперт может их уничтожить самостоятельно. Компьютерные диски с информацией, скопированной с сервера, хранятся в несгораемом шкафу в серверной комнате.

Вход в помещения SANAS контролируется охранной системой, которая работает на основе индивидуальных магнитных карточек. Когда в помещениях офиса SANAS нет сотрудников, все двери и т.д. запираются.

ИСО/МЭК 17011-2004.

6.1.4. Орган по аккредитации должен требовать от всего персонала официальной подписи или её эквивалента за взятые на себя обязательства соблюдать правила, определенные органом по аккредитации. Это обязательство должно принимать во внимание аспекты, касающиеся конфиденциальности и независимости от коммерческих и других интересов и любую существующую или прошлую связь с ООС, которую предполагается оценивать.

7.5.3. Орган по аккредитации должен обеспечить беспристрастную и непредвзятую работу членов группы. В частности, члены экспертной группы не должны консультировать ООС, что может подорвать доверие к процессу аккредитации и принятию решения, и в соответствии с положениями п. 6.1.4, члены экспертной группы должны информировать орган по аккредитации, до оценивания, о любой существующей, бывшей и предполагаемой связи или конкурирующей позиции между ними или их организацией и ООС, подлежащему оценке.

Сотрудники SANAS обязаны предоставить гарантии, что они не находятся под нежелательным влиянием какого-либо любого характера (финансовом, коммерческом, личном, и т.д.), которое могло бы оказать давление на их решения и результаты их работы. SANAS обязуется применять санкции по отношению к любому своему сотруднику, если будет обнаружено, что этот сотрудник не соответствует этим нормам. Сотрудники, работающие по контракту, немедленно прекращают свою работу в SANAS, если будет обнаружено, что их деятельность противоречит вышеизложенному. Штатные работники и работники по контракту поощряются в информировании руководства о любых организациях или отдельных лицах, которые пытаются войти с ними в контакт (предлагают взятку или пытаются оказать на них давление другими способами) с целью противодействия установленным процедурам SANAS.

Все эксперты обязаны подписать договор о неразглашении и сохранении профессиональной тайны, в котором сказано, что они обязуются сообщать о любых связях, которые они, возможно, имели прежде с теми организациями, в которых проводят проверку или мониторинг. Этот документ действителен в течение трех лет, каждые три года сотрудники должны подписывать его вновь. Соглашения о неразглашении и сохранении тайны подписываются также во время проведения оценки. Копии этих документов, а также копия документа, гарантирующего избежание конфликта интересов, хранятся в архивном деле аккредитованной организации.

ИСО/МЭК 17011-2004