Лекция 14
Система управления базой данных Access
1. Разработка базы данных
2. Таблицы
3. Запросы
1.Разработка базы данных
Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о заказчиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.
Правильно спроектированная база данных обычно содержит разнообразные запросы, позволяющие отображать нужную информацию. В запросах может выводиться подмножество данных, например, перечень заказчиков из Петербурга, или комбинированные данные из нескольких таблиц, например, сведения о заказах совместно со сведениями о заказчиках.
В Microsoft Access поддерживаются два способа создания баз данных Можно воспользоваться мастером баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов для базы данных выбранного типа — это простейший способ начального создания базы данных. Имеется также возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты — это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.
2.Таблицы
Таблица содержит набор данных по конкретной теме, такой как товары или поставщики. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и снижает число ошибок при вводе данных. Существуют следующие способы создания пустой таблицы для последующего ее заполнения собственными данными.
В мастере таблиц выберите поля для новой таблицы из различных образцов таблиц, таких как деловые контакты, личное имущество и т.п.
Создайте таблицу в режиме конструктора, который позволяет добавлять поля, настроить отображение полей и обработку в них данных, а затем создайте первичный ключ.
Введите данные непосредственно в пустую таблицу. При сохранении таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит каждому полю соответствующий тип данных и формат.
Существуют следующие способы создания таблиц на основе существующих данных.
Импорт или связывание данных из другой базы данных Microsoft Access или из файлов других программ.
Создание таблицы на основании данных из текущей таблицы при помощи запроса на создание таблицы. Например, запросы на создание таблиц можно использовать для архивирования старых записей, резервного копирования таблиц, выбора групп записей для экспорта в другую базу данных или для использования в качестве основы для отчетов, отражающих данные в определенный момент времени.
Если в базе данных Microsoft Access имеется таблица, в одном или нескольких полях которой содержатся повторяющиеся сведения, можно воспользоваться мастером анализа таблиц для разбиения этих данных на связанные таблицы с целью повышения эффективности хранения данных. Этот процесс называют нормализацией таблиц.
Мастер анализа таблиц разделяет одну таблицу, содержащую повторяющиеся сведения, на отдельные таблицы, в которых каждый тип сведений представлен только один раз. Это делает базу данных более эффективной и простой для обновления, одновременно уменьшая ее размер. После разделения данных мастером можно по-прежнему просматривать данные и работать с ними в одном месте, создав с помощью мастера запрос.
2.Запрос.
С помощью запроса можно одновременно обновлять данные более чем из одной таблицы. Запрос также предоставляет другие экономящие время возможности для повышения точности данных.
При изменении значения поля, повторяющегося в запросе, все записи, содержащие это значение, автоматически обновляются, поскольку фактически изменения вносятся только в одно поле базовой таблицы запроса.
Из новых таблиц запрос наследует подстановочные поля, позволяющие изменять значения полей путем выбора значений из списка, вместо их ввода с клавиатуры. Список подстановок содержит значения из базовой таблицы. Применение одного значения к нескольким записям обеспечивает точность и согласованность за счет выбора этого значения из списка.
Формы, отчеты и страницы доступа к данным, ранее основывавшиеся на исходной таблице, теперь будут автоматически основываться на запросе, поскольку мастер назначает имя исходной таблицы запросу, а таблицу переименовывает.
Существующие формы и отчеты, основанные на запросе, наследуют автоматические обновления полей. Новые формы и отчеты будут также наследовать списки подстановок.
Соглашения об именах полей, элементов управления и объектов
В Microsoft Access действуют следующие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов:
имя должно содержать не более 64 знаков;
имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных знаков за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного знака (`) и квадратных скобок ([ ]);
не должно начинаться с знака пробела;
не должно включать управляющие знаки (с кодами ASCII от 0 до 31);
не должно включать прямые кавычки (") в именах таблиц, представлений и сохраненных процедур в проекте Microsoft Access.
Хотя пробелы внутри имен полей, элементов управления и объектов являются допустимыми, в большинстве примеров в документации Microsoft Access имена полей записываются без пробелов. Пробелы в именах могут, при некоторых обстоятельствах, вызывать конфликты в программах Microsoft Visual Basic для приложений.
Определяя имя для поля, элемента управления или объекта, полезно проверить, не совпадает ли это имя с именем свойства или другого элемента, используемого Microsoft Access (для русских имен такая ситуация может возникнуть при совпадении с именем свойства или функции, определяемых пользователем); в противном случае иногда могут возникать неверные результаты. Например, при ссылке на значение поля «Name» в таблице «NameInfo» с использованием конструкции NameInfo.Name будет возвращаться значение свойства таблицы Имя (Name), а не значение поля «Name».
Простейшим способом обойти неопределенность в именах является использование оператора ! вместо оператора . (точка) в ссылках на значения полей, элементов управления и объектов. Например, следующий идентификатор в явном виде определяет ссылку на значение поля «Name», а не на свойство Имя (Name).
[NameInfo]![Name]
3.Типы запросов
Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть несколько типов запросов. Если открыть запрос в режиме конструктора или если открыть форму, отчет или таблицу, а затем открыть окно расширенного фильтра, отображается бланк запроса, в котором пользователь может изменить запрос для получения нужных результатов.
Пользователь имеет возможность отобразить в запросе в режиме таблицы только определенное число или определенную долю записей, содержащих максимальные или минимальные значения поля. Например, может потребоваться вывести записи для 10 продавцов, имеющих наиболее высокие продажи за месяц, или для 20 процентов студентов, имеющих минимальные средние оценки.
Инструкция по созданию запроса в режиме конструктора.
В окне базы данных в списке Объекты выберите Запросы и на панели инструментов окна базы данных нажмите кнопку Создать.
В диалоговом окне Новый запрос щелкните строку Конструктор, а затем нажмите кнопку OK.
В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку, содержащую объекты, данные из которых будут использованы в запросе.
Дважды щелкните объекты, которые нужно добавить в запрос, а затем нажмите кнопку Закрыть.
Добавьте поля в строку Поле в бланке запроса и, если необходимо, укажите условия и порядок сортировки.
Для просмотра результатов запроса на панели инструментов нажмите кнопку Вид.
При работе с запросом можно выполнить следующее.
В ячейке строки Сортировка поля, для которого следует вывести максимальные или минимальные значения, выберите по убыванию для вывода наибольших значений, или по возрастанию для вывода наименьших значений. Если сортировка выполняется и по другим полям, то эти поля должны находиться в бланке запроса справа от поля, для которого выводятся максимальные или минимальные значения.
Выберите поле со списком Набор значений на панели инструментов. Введите или выберите процентную долю или число наибольших или наименьших значений, отображаемых в результирующем наборе записей. (Чтобы вывести процентную долю, укажите после числа знак процента (%).
Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку Вид на панели инструментов.
Задание значения свойства Набор значений (TopValues) в окне свойств запроса приводит к тем же результатам, что и ввод значения в поле Набор значений на панели инструментов.