3. Организационный этап

На этом этапе составляется и реализуется план ор­ганизационных мероприятий, включающий перечень основных мероприятий, сроки их проведения и ответ­ственных за различные этапы работ. В процессе разра­ботки такого плана решается следующий круг задач:

• выбор конкретной даты (дат) проведения PR-акции;

• определение места (мест) проведения и способа его подготовки;

• распределение ответственных за выполнение пунктов плана и способ их информирования (инст­ руктажа) ;

• разработка конкретного списка приглашенных и определение способов доставки пригласительных билетов и ответственных за эту работу;

• подготовка контактных материалов;

• составление текста приглашения и комментария планируемой PR-акции;

• графическое оформление приглашения;

• создание оригинал-макета приглашения и коммен­ тариев; -

• печать приглашений. ио

_I

Глава З

В дальнейшем поэтапно осуществляются все запла­нированные мероприятия. В частности, устанавлива­ются контакты с журналистами, редакторами и други­ми представителями СМИ, влиятельными лицами и другими представителями общественности с целью обеспечения их участия в запланированных меропри­ятиях. Сценарий основных организационных меро­приятий, осуществляемых PR-агентствами, полностью зависит от видов услуг, которые они оказывают в рам­ках планируемой акции (акций).

Наиболее распространенные услуги, заказываемые в PR-агентствах (список ранжирован на основе экс­пертной оценки и анализа различных исследований):

• общение с прессой и подготовка пресс-релизов;

• выработка коммуникационной политики;

• публикации в местной прессе;

• контакты с официальными представителями обще­ ственности;

• подготовка речей и других письменных материалов;

• подготовка аудио- видео- и фотоматериалов;

• publicity (паблисити);

• выставки шоу и пр.;

• подготовка специалистов по связям с общественно­ стью;

• подготовка финансовых документов для публич­ ных представлений;

• маркетинг и реклама;

• информация о конкурентах.

При проведении PR-акций в виде встреч служб (спе­циалистов) связей с общественностью с аудиторией важную роль играет организация специальных собы­тий. Речь идет о мероприятиях, проводимых организа­цией в целях привлечения внимания общественности к ней самой, ее деятельности и услугам. Эти мероприя­тия призваны нарушать рутинный и привычный ход жизни в самом учреждении и окружающей его среде, становятся желанным событием для целевых групп об­щественности. Такими событиями могут быть: церемо­ния открытия (фирмы, ее филиала, магазина, выставоч-нрго зала и т.д.), прием, презентация, конференция, день открытых дверей, «круглый стол», выставка.

Технология проведения PR-кампании и акций

До подготовки к планируемым акциям желательно ответить на следующие вопросы⁴⁹:

1. Каково отношение целевой группы к определенно­ го типа акциям, которые планируется проводить?

2. Насколько характер планируемых акций близок к специфике учреждения, его имиджу, который следует сформировать?

3. Какие социальные, демографические группы могут интересоваться акциями подобного рода?

4. Кто будет участником акций?

5. Какая связь между потенциальными участниками и целевыми группами PR-воздействия?

6. Какой круг лиц узнает об этой акции?

При проведении продуктивных PR-акций, таких, как пресс-конференции, концерты, семинары, круг­лые столы и т. п., особое внимание должно уделяться оригинальности мероприятий, поскольку одна из ос­новных целей акции — формирование и подд^еР^жание интереса всех приглашенных участников. Однако зре-лищность события не должна вытеснять главных целей акций — формирование благоприятного отношения к субъекту у общественности. Поэтому необходимо со­здавать условия по установлению неформальных, бла­гожелательных взаимоотношений между службами связей с общественностью и участниками акции.