2. Закрытие бухгалтерских счетов и составление годовой бухгалтерской отчетности

2.1. Инвентаризация

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.

Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета позволяет через проверку в натуре материальных ценностей, денежных средств и финансовых обязательств выявлять их фактическое состояние. Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет неучтенные ценности и допущенные потери, хищения и недостачи. Поэтому при помощи инвентаризации контролируется сохранность материальных ценностей и денежных средств, проверяется полнота и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.

Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того инвентаризации подлежат материально-производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество неучтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация производится по его местонахождению и материально – ответственному лицу.

Учетной политикой ЗАО «Рыльский хлебозавод» установлены следующие сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности:

- остатков ТМЦ в кондитерском и хлебобулочных цехах – ежемесячно по состоянию на 1 число каждого месяца;

- денежных средств в ценных бумагах в кассе - ежемесячно по состоянию на 1 число каждого месяца;

- расчетов по дебиторской задолженности – ежеквартально, по состоянию на 01 число месяца;

- расчет по кредиторской задолженности – ежегодно по состоянию на 1 октября;

- материально-производственных запасов (кроме сырья) – ежегодно по состоянию на 1 октября;

- незавершенного строительства – ежегодно по состоянию на 1 октября;

- финансовых вложений – ежегодно по состоянию на 01 января;

- расчетов по платежам в бюджет – ежеквартально, по состоянию на 01 января;

- иного имущества и обязательств – ежегодно по состоянию на 31 декабря;

- основных средств – один раз в 3 года, по состоянию на 01 ноября;

Кроме того, проведение инвентаризации является обязательным:

- Составления годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 01 октября отчетного года);

- Смена материально-ответственных лиц;

- Установления фактов хищений и порчи имущества;

- Пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- Ликвидации филиала.

Для проведения инвентаризации в ЗАО «Рыльский хлебозавод» созданы постоянно действующие инвентаризационные комиссии, состав которых утвержден генеральным директором Общества. Данным приказом утвержден состав комиссии для проведения годовой инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, оборотных и денежных средств, расчетов и финансовых результатов за 2011 год. Для проведения инвентаризации ТМЦ в цехах состав комиссии по каждому цеху утверждается отдельным пунктом приказа. В приложении 13 представлен приказ о проведении инвентаризации на центральном складе, в хлебобулочном цехе, кондитерском цехе, а также основных средств, расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами, денежных средств.

При проведении инвентаризации ОС комиссия составляет инвентаризационные описи. В приложении представлены инвентаризационная опись по общепроизводственным ТМЦ (Приложение 14), инвентаризационная опись хлебо-булочных изделий (Приложение 15), инвентаризационная опись по транспорту по таре и тарным материалам (Приложение 16), по основным средствам. (Приложение 17). Инвентаризационные описи в ЗАО «Рыльский хлебозавод» формируются по форме №ИНВ-1. На титульном листе данного документа указывается: номер и дата документа; организация; структурное подразделение; здесь же ответственное за сохранность основных средств лицо дает расписку о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию и все основные средства, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. На остальных страницах документа содержится таблица, в которой указывается наименование и краткая характеристика объектов, год выпуска, инвентарный номер, фактическое наличие объектов и их наличие по данным бухгалтерского учета. Внизу каждой страницы приводятся итоговые данные по странице. На последней странице указываются итоговые данные по описи. Опись подписывается председателем комиссии, членами комиссии, а также материально ответственным лицом. Одновременно инвентаризационные комиссии проверяют правильность использования и хранения основных средств.

На основании материалов инвентаризации сверяют данные бухгалтерского учета с данными инвентаризационных описей и устанавливают излишки или недостачу основных средств. Основные средства, по которым выявлены расхождения, записывают в сличительные ведомости. В этом случае составляется протокол, в котором дают сведения о причинах возникновения недостач или излишков. Устанавливаются также конкретные лица, виновные в возникновении излишков или недостач, и предлагаются меры, которые следует к ним применить. Протокол утверждают руководитель организации.

Излишки основных средств, если таковые выявлены в ходе инвентаризации приходуются, в учете ЗАО «Рыльский хлебозавод» по рыночной стоимости с определением суммы изношенности. В учете делают проводки:

- Дт сч. 01 «Основные средства» и Кт сч 98 «Доходы будущих периодов» - на сумму рыночной стоимости основных средств;

- Дт сч 98 «Доходы будущих периодов» и Кт сч.02 «Амортизация ОС» - на сумму возможной амортизации.

Недостачи оформляются как ликвидация основных средств с отнесением остаточной стоимости либо на материально-ответственное лицо, либо на расходы предприятия. При этом делаются записи:

- Дт сч 01.9 «Выбытие основных средств»; Кт сч 01 «Основные средства» – на сумму первоначальной стоимости;

- Дт сч 02 «Амортизация ОС» Кт сч 01.9 «Выбытие основных средств» – на сумму начисленной амортизации;

- Дт сч 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт сч 01.9. «Выбытие основных средств» - на сумму остаточной стоимости;

- Дт сч 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт сч 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – при отнесении недостачи на виновное лицо;

- Дт сч 91 «Прочие доходы и расходы» Кт сч 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – при отнесении недостач на расходы предприятия, если виновное лицо не выявлено.

После завершения инвентаризации инвентаризационные описи, сличительные ведомости и протоколы инвентаризации передают в бухгалтерию для отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

Для проведения инвентаризации кассы на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации. В нем указывается номер и дата документа, председатель и члены комиссии, объект инвентаризации, сроки ее проведения и причины. В состав комиссии обязательно входит член бухгалтерии. При инвентаризации обязательно присутствует кассир. В ходе проведения инвентаризации комиссия пересчитывает все деньги и другие ценности находящиеся в кассе и оформляет Акт инвентаризации наличных денежных средств по форме №ИНВ-15 (Приложение 18). В акте перед началом инвентаризации кассир дает расписку о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию, и все денежные средства, разные ценности и документы, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Далее в акте указывается наличие денег фактически и по учетным данным, отражается результат инвентаризации: излишек или недостача (если таковые были), последние номера кассовых ордеров. Акт подписывается председателем и членами комиссии, а также кассиром. В случае если в ходе инвентаризации выявлены излишек или недостача, на оборотной стороне акта кассир объясняет их причину. После этого акт утверждается руководителем организации.

Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации (Дт сч 50 «Касса» Кт сч 99 «Прибыли и убытки»).

В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с кассира и оформляются бухгалтерской записью:

- Дт сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт сч 50 «Касса»;

- Дт сч. 73.2 «расчеты по возмещению материального ущерба» Кт сч 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Перед составлением годового отчета в ЗАО «Рыльский хлебозавод» проводится обязательная полная инвентаризация товаро–материальных ценностей.

Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия, состав которой, как уже отмечалось, утверждается приказами руководителя. Результаты проверки оформляются инвентаризационными описями и соответствующими актами. Руководитель ЗАО «Рыльский хлебозавод» лично рассматривает материалы инвентаризации не позднее чем в 10-дневный срок после ее окончания и принимает соответственные решения по ее результатам.

У материально – ответственных лиц, отвечающих за сохранность ценностей до начала инвентаризации берут расписку о том, что все документы по движению материальных ценностей сданы в бухгалтерию и, что не оприходованных или несписанных в расход материальных ценностей в местах хранения нет. Такие расписки имеются в бланке инвентаризационных описей, которые составляет инвентаризационная комиссия.

Инвентаризацию материально–производственных запасов на складе ЗАО «Рыльский хлебозавод» поводят в присутствии материально–ответственных лиц. Инвентаризационные описи (ф. №ИНВ–3) составляются в разрезе мест хранения материальных ценностей и по материально – ответственным лицам. Так в приложениях 19 и 20 представлены инвентаризационные описи по топливу и сырью и материалам.

В ходе проведения инвентаризации в описи заносятся фактические данные, по окончании инвентаризации в описи заносятся данные бухгалтерского учета. Все случаи расхождения между этими данными переносятся в сличительные ведомости. В них отдельно по видам материальных ценностей указываются излишки и недостачи. Как правило, в ЗАО «Рыльский хлебозавод» излишки или недостачи ТМЦ не выявляют. В случаях если данные факты все же имели место они в обязательном порядке должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета.

Излишки материальных ценностей должны быть оприходованы в учете и для их оприходования составляется накладная.

В учете излишки приходуют записью Дт счетов учета соответствующих материальных ценностей (43, 41, 10) и Кт сч 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостачи материальных ценностей подразделяют на:

- в пределах норм естественной убыли;

- сверх норм естественной убыли.

Любые недостачи в учете ЗАО «Рыльский хлебозавод» в начале списывают записью: Дт сч 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и Кт сч 10, 43, 41.

Затем определяют недостачу в пределах норм естественной убыли. Которые относятся на себестоимость продукции и списываются проводкой: Дт сч 26 «Общехозяйственные расходы» и Кт сч 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц, кроме случаев когда виновное лицо не может быть определено (хищения). Если недостача списывается на виновное лицо, то в учете делают записи:

- Дт сч. 73,2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - по учетным ценам;

- Дт сч 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт сч 83 «Добавочный капитал» - на разницу между учетной и рыночной стоимостью недостающих ценностей.

Возмещение недостач производится в кассу (Дт сч 50 Кт сч 73.2) или из заработной платы виновного лица (Дт сч 70 Кт сч 73.2).

Если виновное лицо не обнаружено, то недостача сверх норм естественной убыли списывается на убытки предприятия (Дт сч 91Кт сч 94), а в случае чрезвычайной ситуации недостача списывается непосредственно на счет «Прибыли и убытки» (Дт сч 99 Кт сч 94).

Инвентаризацию ТМЦ, находящихся в подразделениях в постоянном пользовании оформляют инвентаризационными описями по форме представленной в приложении 14. Такие описи составляются в разрезе структурных подразделений (бухгалтерия, плановый отдел, приемная, кабинет генерального директора, кабинет коммерческого директора, проходная и т.д.)

Изучив порядок проведения инвентаризации, следует отметить, что на предприятии отсутствует план проведения инвентаризации, она проводится в соответствии со сроками, установленными в учетной политике предприятия. В инвентаризационных описях товароматериальных ценностей (ф.№ИНВ –3) суммируют ТМЦ, имеющие разные единицы измерения (шт., л., кг, м), что недопустимо. В данном случае следует не выводить общее количество ценностей, а отражать только их общую стоимость и по строке «Общее количество единиц фактически» ставить прочерк. Кроме того, при оформлении инвентаризационных описей заполняются не все реквизиты, поэтому главному бухгалтеру следует ужесточить контроль за их оформлением.

2.2. Закрытие бухгалтерских счетов

Закрытием счетов завершается бухгалтерская работа за отчетный год. Этот заключительный этап является не менее важным, чем текущий учет на протяжении года. При закрытии счетов руководствуются следующим принципом: в первую очередь закрывают счета отраслей и производств, имеющих наибольшее количество потребителей и минимальные размеры встречных затрат, и в последнею счета с максимумом встречных услуг и минимумом потребителей. Исходя из этого принципа, в ЗАО «Рыльский хлебозавод» закрытие счетов производят в такой последовательности:

1. Относят по назначению цеховые расходы ремонтной мастерской, исчисляют себестоимость услуг вспомогательных производств.

2. Распределяют расходы будущих периодов, общепроизводственные, общехозяйственные расходы и закрывают счета 97 «Расходы будущих периодов»,23 «Вспомогательное производство», 26 «Общехозяйственные расходы».

3. Исчисляют себестоимость продукции и списывают выявленные отклонения. Закрывают счет 20 «Основное производство.

4. Списывают затраты по завершенным процессам и уточняют записи по счетам сферы капитальных вложений.

5. Определяют финансовые результаты от реализации продукции, работ, услуг и закрывают счета 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы».

6. Списывают прибыль или убыток и закрывают счет 99 «Прибыли и убытки».

Затраты вспомогательных производств в ЗАО «Рыльский хлебозавод» учитывают на счете 23 «Вспомогательные производства» типового плана счетов. Например, счет 23 субсчет «Содержание котельной», счет 23 субсчет «Содержание автотранспорта» и т.д. Эти субсчета закрываются ежемесячно. Согласно учетной политике расходы вспомогательных производств распределяются по окончании месяца между объектами калькуляции пропорционально выручке от различных видов деятельности. Для этого составляется расчет – распределение. В расчете Распределение счета 23 субсчет «Содержание котельной» отражены виды продукции, услуг на которые необходимо распределить данный вид расходов, выручка от реализации этих видов продукции, услуг, удельный вес каждого вида продукции в общей выручке. Согласно удельного веса расходы, учтенные по дебету счета 23 субсчет «Содержание котельной» распределяются по видам продукции, услуг и относятся на счет 20 «Основное производство» и счет 90.2 «Себестоимость продаж». Аналогичным образом распределятся затраты собранные на счете 23 субсчет «Содержание транспорта». Общехозяйственные расходы, собранные по дебету счета 26 распределяются по объектам калькуляции аналогично счета 23 субсчет «Содержание котельной».

Следующими закрывают счета 23 субсчет «Вспомогательное производство» и 97 «Расходы будущих периодов». Данные счета закрываются автоматически и затраты собранные на них списываются на счет 20 «Основное производство» Для этого выбирается «Документы → Регламентные → Закрытие месяца». После чего появляется окно-запрос, в котором из предложенного списка счетов выбираются счета, подлежащие распределению.

За базу распределения общепроизводственных расходов на себестоимость готовой продукции принята сумма прямых расходов по статье: заработная плата основного производства. Закрытие счета 23 можно проследить сформировав документ «Анализ счета 23 по субконто» (Приложение 21)

После распределения всех перечисленных выше затрат приступают к исчислению себестоимости продукции.

Исчисление себестоимости - важный и ответственный этап в учетной работе. Поэтому ей предшествует подготовительная работа, связанная с уточнением отраженных данных. Эта работа заключается в следующем:

- тщательно проверяют правильность отнесения затрат на аналитические счета затрат;

- уточняют все количественные показатели, отраженные по счету 20 «Основное производство».

Особенно тщательно проверяют количество оприходованной продукции, в том числе основной и побочной продукции.

После уточнения всех данных приступают к исчислению себестоимости продукции. Объектами калькуляции себестоимости на перерабатывающем предприятии ЗАО «Рыльский хлебозавод»» являются выпускаемые виды продукции (основная и побочная).

В ЗАО «Рыльский хлебозавод»» аналитический учет по счету 20 в программе «1С: Бухгалтерия» не ведут. Затраты учтенные на счете 20 по окончании месяца списываются на счет 43 «Готовая продукция», что можно проследить на основании «Анализа счета 20 по субконто» (Приложение 22). По дебету счета 43 отражается фактическая производственная себестоимость выпущенной из производства продукции в корреспонденции со счетом учета затрат 20 «Основное производство». Затраты собранные на счете 20 закрываются в конце отчетного периода на счет 43.

Отклонение фактической себестоимости отгруженной (реализованной) продукции от стоимости ее по учетным ценам списывают с кредита счета 43 «Готовая продукция» дополнительной проводкой (если фактическая себестоимость больше плановой) или способом «красного сторно» (если фактическая стоимость меньше плановой) в дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж»

Исчисление себестоимости каждого вида выпускаемой продукции производится с помощью программы Ecsel. С помощью этой программы главным бухгалтером составляется бухгалтерская справка (Приложение 23). В данном документе по строкам указываются виды продукции, по которым исчисляется себестоимость; а в графах указываются калькуляционные статьи, по которым в течение периода переработки накапливаются затраты на производство продукции. К ним относятся: сырье и материалы; транспортно – заготовительные расходы; вспомогательные расходы; топливо, энергия; основная заработная плата; начисления на заработную плату; содержание оборудования; содержание транспорта; общехозяйственные расходы.

Себестоимость 1 т основной продукции определяется следующим образом: из фактической суммы затрат вычитается стоимость побочной продукции. Полученное значение делится на количество выработанной основной продукции.

Закрытие счетов 90 «Продажи» и 91 «»Прочие доходы и расходы» производится автоматически после того как будут закрыты счета 97, 23, 26 и 20, т.е. когда будет исчислена фактическая себестоимость продукции и суммы выявленных отклонений списаны на счета по направлению движения продукции. Для закрытия счетов 90 и 91 надо открыть «Документы → Регламентные → Закрытие месяца». В результате открывается окно – запрос, в нем выбирают счета, которые необходимо закрыть, т.е. счет 90 и 91. В результате программа сопоставит дебетовые и кредитовые обороты счета 90 и 91 и суммы разниц будут списаны на счет 99 «Прибыли и убытки» - на кредит при превышении кредитового оборота над дебетовым по счетам 90 и 91 и на дебет – при обратном соотношении.

2.3. Составление годовой бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерская отчетность ЗАО «Рыльский хлебозавод» представляет собой систему показателей, характеризующих финансовое положение предприятия на определенную дату и финансовые результаты его деятельности за определенный период. Методически и организационно она является неотъемлемым элементом всей системы бухгалтерского учета и выступает завершающим этапом учетного процесса, что обуславливает органическое единство в ней показателей с первичной документацией и учетными регистрами.

Сведения, содержащиеся в годовой бухгалтерской отчетности, дают возможность проводить квалифицированный экономический анализ работы организации, вскрывать внутренние резервы, квалифицированно оценивать наметившиеся тенденции в развитии предприятия. На основании годовой отчетности разрабатывают мероприятия по дальнейшему совершенствованию деятельности организации.

Составлению годового отчета в ЗАО «Рыльский хлебозавод», как и в любом другом предприятии, предшествует подготовительная работа. Прежде всего, проводят годовую инвентаризацию имущества и обязательств. Итоги инвентаризации рассматривает руководитель организации. По выявленным в результате инвентаризации расхождениям бухгалтерских данных с данными инвентаризации составляются соответствующие бухгалтерские записи. В результате данные бухгалтерского учета приводятся в полное соответствие с выявленными по инвентаризации фактическими данными.

Затем уточняют переходящие остатки на следующий год по счетам: 97 «Расходы будущих периодов», 19 «НДС по приобретенным ценностям».

Важной подготовительной работой является проверка правильности сформированных программой «1С:Бухгалтерия» регистров бухгалтерского учета и устранение выявленных ошибок. Затем закрывают операционные счета, что является одним из важнейших подготовительных этапов к составлению годового отчета. И только после того как все корректировочные записи, связанные с закрытием операционных счетов, отражены в учете, можно выводить результаты и сальдо по всем счетам для непосредственного составления соответствующих форм годового отчета.

Годовой бухгалтерский отчет ЗАО «Рыльский хлебозавод» включает:

- ф.№1 «Бухгалтерский баланс»;

- ф.№2 «Отчет о прибылях и убытках»;

- ф. №3 «Отчет об изменениях капитала»;

- ф.№4 «Отчет о движении денежных средств»;

- ф.№5 «Приложение к бухгалтерскому балансу»;

- аудиторское заключение;

- пояснительную записку.

Формы годовой отчетности формируются автоматически. Для этого необходимо выбрать «Отчеты → Регламентные → Бухгалтерская отчетность» и в появившемся окне - запросе выбрать форму, которую необходимо сформировать.

Бухгалтерский баланс как отчетная форма характеризует состояние хозяйственных средств с точки зрения их состава и источников формирования на определенную дату. Он включает пять разделов: I – Внеоборотные активы; II – Оборотные активы; III – Капитал и резервы; IV – Долгосрочные обязательства; V – Краткосрочные обязательства. Каждый раздел включает подразделы и конкретные статьи.

Рассмотрим порядок отражения данных в соответствующих разделах, подразделах и конкретных статьях актива и пассива бухгалтерского баланса ЗАО «Рыльский хлебозавод» на 31 декабря 2010 года.

Актив.