6. Групування видів робіт у підрозділах

7. Делегування повноважень, розподіл відповідальності

Організаційний процес неможливо зрозуміти без попереднього розгляду делегування та пов'язаних з ним повноважень і відпо­відальності.

Делегування — це передавання завдань і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання. Делегування є засобом, за допомогою якого керівництво розподіляє серед співробітників численні завдання, які повин­ні виконуватись для досягнення мети організації. Якщо завдання не делегується іншим працівникам, керівник змушений виконувати його сам, Тому делегуван­ня — це акт, який перетворює людину в керівника.

Відповідальність — це зобов'язання виконувати поставлені завдання та відповідати за їх позитивне вирішення. Фактично, індивід укладає контракт з

організацією на виконання певних завдань в обмін на отримання визначеної винагороди. Відповідальність означає, що працівник відповідає за результати виконання завдання перед тим, хто передає йому повноваження.

Делегування реалізується лише у випадку прийняття повноважень, і власне відповідальність не може бути делегована. Керівник не може розмежовувати відповідальність, передаючи її підлеглим. Хоча особа, на яку покладена відпо­відальність за вирішення певного завдання, не повинна виконувати його особис­то, вона залишається відповідальною за якісне завершення роботи.

Повноваження — це обмежене право використовувати ресурси організації та спрямовувати зусилля деяких її працівників на виконання певних завдань. Повноваження делегуються посаді, а не індивіду, який займає її в даний мо­мент. В організації межі повноважень визначаються політикою, процедурами, правилами та посадовими інструкціями, які викладаються письмово або пе­редаються підлеглому усно. Межі повноважень розширюються у напряму більш високих рівнів управління організацією. Більша частина повноважень керівника визначається традиціями, культурними стереотипами та звичаями суспільства, в якому організація функціонує. Люди підкоряються наказам керів­ника частково тому, що це визначається як соціальне прийнятна поведінка. Ці фактори, з одного боку, обмежують повноваження, а з іншого, — підтриму­ють їх. Керівники не можуть делегувати повноваження, які суперечать зако­нам або культурним цінностям, в крайньому разі, на тривалий термін.

8. Проектування системи комунікацій, здатної забезпечити прийняття ефективних рішень

Проблема ефективних комунікацій — одна з ключових у діяльності керів­ників, оскільки за їх допомогою здійснюється обмін повідомленнями, що вира­жені різними символами та мають певне змістове навантаження (містять ідеї і нову інформацію).

Комунікації— це обмін інформацією, на основі якої керівник отримує дані, необхідні для прийняття рішень, і доводить їх до працівників організації.

Комунікаційна мережа — це сукупність індивідів, які постійно взаємо­діють між собою на основі створених та функціонуючих інформаційних каналів.

Один із сучасних авторів теорії комунікацій, Клауд Шеннон, проводить паралель між способами спілкування техніки (машин) та людей. У праці «Математична теорія комунікацій» Клауд Шеннон та Уоррен Вівер дають таке визначення комунікацій: "Це усі дії, за яких один розум впливає на інший".

Обмін інформацією пронизує всі управлінські функції, тому комунікації розглядаються як сполучний процес у менеджменті. Якщо комунікації на­лагоджені погано, рішення можуть бути помилковими, персонал може непра­вильно розуміти керівні команди, міжособистісні стосунки можуть деформу­ватися. Західні спеціалісти стверджують, що керівники від 50 до 90% свого робочого часу витрачають на комунікації. Це стає зрозумілим, коли врахувати, що керівники обмінюються інформацією для реалізації своєї ролі в міжособистісних стосунках, в процесі прийняття управлінських рішень, а також для виконання функцій планування, організації, мотивації та контролю.

Для ефективного функціонування будь-якої організації необхідно забезпечити належні комунікації. Однак управлінська практика дає можливість констату­вати, що створення ефективної, надійної системи обміну інформацією, яка би відповідала вимогам повноти, достатності, оперативності, гнучкості, — це одна із найскладніших проблем в організаціях. Тому цілком зрозуміло, що ефективно працюючий керівник — це керівник ефективний в комунікаціях.

Комунікації — складний процес, який включає ряд взаємозв'язаних кроків, кожен з яких відіграє суттєву роль у забезпеченні розуміння і сприйняття інформації іншою особою. Найчастіше причиною низької ефективності кому­нікації є ігнорування факту, що комунікація — це обмін, в якому кожному належить активна роль. У процесі комунікації відправник складає повідомлення І передає його адресату (отримувачу).

при проектуванні та експлуатації комунікаційних систем необхід­но враховувати наявність багатьох джерел деформації Інформаційних потоків (мова, сприйняття, статус керівника та підлеглого тощо). У теорії передачі ін­формації це явище називається шумами, до яких належить все те, що спотво­рює суть повідомлення. Менеджери повинні пам'ятати, що шуми присутні завжди, і на кожному етапі процесу обміну інформацією відбувається певне викривлення суті повідомлення. Тому необхідною умовою ефективних комуні­кацій в організації є забезпечення надійного зворотного зв'язку, адже будь-яка система, в тому числі І комунікаційна, може ефективно функціонувати лише за умови наявності ефективного зворотного зв'язку. При цьому відправник та адресат міняються ролями, і відправник має можливість впевнитися у пра­вильності інтерпретації свого повідомлення.

Ефективна комунікація (тобто така, що приводить до бажаного типу пове­дінки адресата) має чотири стадії:

1. Забезпечення уваги адресата (забезпечення готовності адресати прий­мати інформацію). Процес комунікації може розірватися вже на першій стадії, якщо відправник не зможе подолати конкуренцію повідомлень, під якою розуміють одночасну дію на адресата кількох джерел інформації.

2. Забезпечення розуміння суті повідомлення. Багато комунікацій на ціп стадії терплять крах, тому менеджер, використовуючи канали зворотного зв'язку, повинен переконатися у розумінні підлеглими суті повідомлення.

3. Визнання. Цей етап передбачає забезпечення готовності адресата підко­рятися (виконати те, що вимагаємося під нього у зв'язку з отриманим повідомленням).

4. Дія. Це останній етап ефективної комунікації. Він передбачає виконання адресатом пивних, дій на основі повідомлених вимог. Найбільш ефектив­ним засобом реалізації цього етапу є переконання підлеглих у наявності зв'язку між цілями організації та потребами працівників.