54. Вдосконалення комунікаційного процесу в організаціях

55)Елементи комунікаційного процесу. Перешкоди в організаційних комунікаціях.

Комунікаційний процес – це процес обміну інформацією між двома чи декількома людьми, працівниками з метою розв’язання певної проблеми. При цьому ставиться мета забезпечити розуміння отримувачем інформації, яка є предметом обміну.

Основні елементи процесу обміну інформацією :

1. Відправник ( особа, яка генерує ідеї або збирає, опрацьовує інформацію і передає її )

2. Повідомлення (інформаційна ідея, закодована певним чином за допомогою символів.)

3. Канал ( засіб передачі інформації )

4. Отримувач ( адресат, особа, для якої призначена інформація, і яка певним чином інтерпретує її )

5. Зворотній зв'язок (реакція). Цей елемент часто залишається поза увагою ,а одностороннє спілкування є малоефективним . хоча загальновизнано, що будь-яка система функціонує ефективно за умови існування налагодженого зворотнього зв'язку.

До комунікаційних бар’єрів відносять :

1. Конкуренція між повідомленнями .У ситуаціях, коли на отримувача діє декілька джерел інформації , адресат надає перевагу ,тому що для нього найбільш важливим. Тому відправник повинен пам’ятати про необхідність забезпечення уваги адресата та використовувати найефективніші канали і засоби комунікацій.

2. Сприйняття повідомлення адресатом. Сприйняття в теорії комунікацій розглядається як погляд індивідуума на реальність . Упр. практика свідчить, що проблеми комунікацій найчастіше пов’язані з сприйняттям. Немає двох людей, які б ідентично сприймали речі. Те , що надсилається відправником, і те як сприймає адресат, не збігається за окремими позиціями і не повинно збігатися. Відправник повинен досягти розуміння адресатом суті повідомлення ; з точки зору відправника розуміння повідомлення адресатом повинно бути достатнім .

3. Мова, логіка, абстракції . Мова є основою для більшості комунікацій. Менеджер повинен пристосовувати свої повідомлення відповідно до аудиторії, вміло добирати словник, конструкцію своїх повідомлень і пропозицій. Формування деталізованих повідомлень є складним і практично нереальним завданням, та й і підлеглі не завжди можуть його зрозуміти. Не завжди те, що є зрозумілим для керівника є зрозумілим для підлеглого. Формування висновків з отриманих повідомлень часто є перешкодою для ефективних комунікацій через неправильну інтерпретацію повідомлень.

4. Статус особи, що надсилає повідомлення . Статус  сукупність ознак які рангують і співвідносять членів організації. Статус особи відправника дуже впливає на сприйняття повідомлення адресатом. Особа, яка має вищий статус, порівняно з адресатом , ініціюється ним , як така , що заслуговує довіри. З іншого боку, повідомлення осіб нижчим за статусом вважається менш достовірним.

5. Опір змінам. Так як працівники бояться змін, реорганізації, звільнення (ухилення та відмова від виконання вказівок, свідоме перекручування повідомлення). Менеджери повинні знати, що опір змінам неминучий, і завданням кожного керівника є його подолання шляхом пояснення працівникам організації доцільності запланованих змін. Чим більша планується зміна, тим завчасніше повинні бути підготовчі дії керівника .

56. Інформаційна організація комунікацій та ІС в менеджменті

Обмін інформацією пронизує всі управлінські функції, тому комунікації розглядаються як сполучний процес у менеджменті. Керівники обмінюються інформацією для реалізації своєї ролі в міжособистісних стосунках, в процесі прийняття УР, а також для виконання основних управлінських функцій. Створення ефективної, надійної с-ми обміну інф-єю, яка б відповідала вимогам повноти, достатності, оперативності, гнучкості, -- це одна з найскладніших проблем в ор-ціях.

Інформаційні системи у менеджменті

Широка інформатизація всіх сфер діяльності нашого суспільства принципово зміцнює роль інформації та інформаційних технологій. Управління названими об'єктами – постійний процес переробки значних обсягів різнобічної інформації, для якого характерно:

• зростаюча потреба в інформації, яка являється основою для прийняття рішень в управлінні;

• значний обсяг інформації та складні інформаційні зв'язки між показниками, динамізм даних, які використовуються в управлінні;

• велика кількість обчислювальних та логічних операцій, які виконує управлінський персонал;

• можливість формалізації переважної більшості задач як в типових ситуаціях, так і при рішенні проблем в слабо структурованих або неструктурованих проблемах.

• якість управління та прийняття рішень в економіці тісно пов'язана з використанням сучасних засобів комп'ютерної техніки та інформаційних технологій. Основним підходом до їх використання являється створення та застосування інформаційних систем (ІС) у менеджменті.

ІС – це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікації, баз і банків даних, методів процедур обробки даних, персоналу управління, які реалізують функції збирання, передавання, обробки і накопичування інформації для підготовки і прийняття ефективних управлінськіх рішень.

Головна мета функціонування ІС різніх об'єктів і рівнів народного господарства України – підвищення якості управління, забезпечення спеціалістів (бухгалтерів, економістів, менеджерів, інспекторів, управлінської ланки) необхідною інформацією для виконання своїх функцій управління.

В ІС розв'язується комплект задач, реалізація яких на базі використання сучасних методів управління, застосування економіко-математичних методів і моделей, комплексу технічних засобів та інформаційних технологій забезпечує автоматизацію виконання функцій і процедур управління (складання документів, облік, планування аналіз, формування, звітність, прийняття рішень).

ІС в менеджменті – наукова і прикладна спеціалізація. В ній з наукових позицій розглядаються особливості інформації на кожному об'єкті управління, визначається склад функцій і задач, що реалізуються в системі, аналізуються методи та інформаційні технології розв'язання задач. Прикладне (практичне) значення має обґрунтування і вибір комплексу технічних засобів, організація інформаційної бази, програмне забезпечення, встановлення технології збирання, реєстрації, накопичування та обробки даних.

Для роботи в цих системах необхідні фахівці, які в поточному столітті зможуть працювати в умовах широкого розвитку інформації в усіх сферах діяльності. Такі фахівці повинні знати основи створення та функціонування ІС в менеджменті, сучасні технології та програмні засоби обробки, інформаційну технологію розв'язання задач, а також вміти працювати на комп'ютері, розробляти та використовувати програмні засоби, розробляти просту документацію по створенню ІС або її окремих елементів, створювати і працювати з інформаційною базою при виконанні конкретних функцій управління.

Програми навчання включають фундаментальні дисципліни, що формують спеціаліста як людину з вищою освітою, ґрунтовні економічні дисципліни (бухгалтерський облік, фінанси, банківська справа, мікроекономіка, макроекономіка...), а також спеціальні дисципліни

В процесі навчаня студенти використовують сучасну комп'ютерну техніку, яка весь час поновлюються, а по кількості – розрахована для індивідуального навчання кожного студента, а також ППП спеціального призначення

• для бухгалтерського обліку (1-С, БЕСТ, Парус, Акцент, Соло)

• для діловодства (Евфрат)

• для бізнеса і управління (Галактика)

• для банківських установ (операційний день банка- ОДБ, УМІТІ-Барс)

• для маркетингової діяльності (Marketing Expert, BEST меркетинг)

• для фінансових і податкових установ (БЕСТ-ЗВІТ, фінексперт)

• для моделювання бізнесових процесів (Bbvin, IRvin)

• для статичних досліджень (STATGRAPHICS)

Для підготовки фахівців такого профілю закордонні навчальні заклади готують таких спеціалістів, а в деяких країнах відчувають їх практичну незабеспеченність. Програми підготовки фахівців в УФЕІ по основним дисциплінам та їх змісту відповідають сучасним вимогам, весь час коригуються.

Головне завдання підготовки спеціалістів з економічної кібернетики за спрямуванням "Інформаційні системи в менеджменті" – підготувати висококваліфікованих економістів, які вільно орієнтуються в ринкових відносинах України, вміють створювати та використовувати інформаційні системи з метою економічної ефективності та процвітання нашої держави.