Тема 1. Введение
1. При изучении данной темы следует обратить особое внимание на понятийный аппарат.
Начните с базовых терминов архивного дела, закрепленных в архивном законодательстве.
Отличие понятия «архивный документ» и документ Архивного фонда РФ.
«Архивный документ» |
«Документ Архивного фонда РФ»
|
Определение по закону Это сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника |
Определение по закону Документ, принятый на вечное хранение, то есть прошедший установленную процедуру регистрации в составе архива. Документы, поступающие в состав Архивного фонда РФ какую-либо ценность для государства |
Отличие состоит в том, что не всякий архивный документ может стать документом Архивного фонда РФ, а лишь имеющий определённую значимость для страны и поступающий на вечное хранение |
|
В чем различие понятий «Архивный фонд РФ» и «архивный фонд Московского технического колледжа»?
«Архивный фонд РФ» |
«Архивный фонд Московского авиационного института».
|
Определение по закону Это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством. Обеспечивая вечное хранение и использование док-в архивного фонда РФ, архивы способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового гос-ва, формированию демократических взглядов, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности |
Определение по закону Это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных док-в, отражающих материальную и духовную жизнь МАИ, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия МАИ, относящихся к информационным ресурсам. |
Отличие Архивный фонд РФ содержит документы, отражающие жизнь страны и имеющие ценность для гос-ва в целом. А Архивный фонд МАИ содержит док-ты отраж. Жизнь и деятельность института и представляющие ценность для людей, имеющих отношение к МАИ (преподаватели, студенты и др.) |
|
В чем различие понятий «уникальный документ» и «особо ценный документ»
«уникальный документ» |
«особо ценный документ»
|
Определение по закону Особо ценный док-т, не имеющий себе подобных по содержащейся в нём информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности |
Определение по закону Док-т Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и гос-ва и в отношении которого установлен особый режим учёта, хранения и использования |
Отличие Определение в сосотаве фонда уникальных док-в производится в соотв. с Регламентом Государственного реестра уникальных док-в Архивного фонда РФ, а выявление особо ценных док-в осуществляется экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) федерального гос. архива |
|
В чем различие понятий «архив ГТУ МАИ» и «архивный фонд ГТУ МАИ »
«Архив МАИ» |
«Архивный фонд МАИ»
|
Определение по закону Структурное подразделение МАИ, осуществляющее приём и хранение архивных док-в с целью использования. Архив имеет специально оборудованное помещение
|
Определение по закону Совокупность архивных док-в, отражающих деятельность МАИ, исторических и (или) логически связанных между собой |
Отличие Архивный фонд может не иметь своего помещения, а лишь вести учёт док-в, находящихся в разных архивах и имеющих между собой какую-либо логическую или историческую связь
|
|
В чем различие между государственным и муниципальным архивом.
«Государственный архив » |
«Муниципальный архив»
|
Определение по закону Государственный архив явл. гос-м учреждением, финансируемым из федерального бюджета, бюджета субъекта РФ. Архив выполняет социально-культурные и др. ф-ции некоммерческого хар-ра во взаимодействии с органами власти, гос-ми, общественными, научными, культурными и иными организациями, а так же гражданами. В пределах, установленных законом, архив осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью док-в Архивного фонда РФ, осущ-т их постоянное хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившехся док-х комплексов, их доступность для пользователей
|
Определение по закону Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, кот-е осущ-т хранение, комплектование, учёт и использование док-в Архивного фонда РФ, а также других архивных документов |
Отличие Государственный архив создаётся на уровне гос-ва и финансируется из госбюджета, а муниципальные архивы создаются на уровне субъектов и финансируются из муниципального бюджета
|
|
В чем различие между
«Временным хранением архивных документов»
|
«Временным хранением документов Архивного фонда РФ» |
Определение по закону Это хранение арх-х док-в до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами
|
Определение по закону Это хранение док-в Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьёй 21 настоящего Федерального закона |
Отличие Временное хранение документов Архивного фонда РФ происходит до его передачи на постоянное хранение, а временное хранение архивных документов происходит до истечения сроков хранения док-в, после которых док-ты подлежат уничтожению
|
|
Подберите в законе «Об архивном деле в РФ» подходящий термин для следующих видов архивной деятельности:
Прием документов на хранение в архив на условиях договора между собственником и архивом |
Депозитарное хранение документов |
Установление сроков хранения документов, отбор их в состав Архивного фонда РФ |
Экспертиза ценности документов |
Деятельность по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов страны; |
Архивное дело |
Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока |
Постоянное хранение док-в Архивного фонда РФ |
Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению единиц хранения. |
Упорядочение архивных документов |
Изучив первую часть Концепции информатизации архивного дела, дайте определение следующих терминов:
Объект информатизации –
- избавление труда архивиста от рутинных операций
- повышение точности и оперативности учёта док-в в архиве
- получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движении док-в в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования док-в
- повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам
Установите также:
Каковы принципы информатизации архивного дела:
- преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе гос-го учёта и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учёта использования док-в
- преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии опред-го типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии
- системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы учреждений: ААТ представ собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных
- внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деят-ти арх-х учреждений
- сопряжённость с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, явл пост потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных
Каковы цели информатизации архивного дела:
- информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов
Каковы объекты информатизации архивного дела:
- обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информац ресурсам находящимся в гос-х архивах и центрах хранения документации (ЦХД)
- создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных док-в с возможностью удалённого доступа через телекоммуникационные сети и системы
- внедрение внутриархивных БД учётного характера
- создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем
- создание автоматизированного научно-справочного аппарата, БД, содержащих электронные копии док-в, развитие телекоммуникационных систем
- внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий
- использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации
Подумайте, каково значение информатизации архивного дела в работе современных архивов?
информатизации архивного дела на сегодняшний день является очень важным элементом архивного дела. В настоящее время сущ-т большое кол-во архивов, между которыми необходимо наладить качественное и оперативное взаимодействие, позволяющее качественно и быстро пользователю получить доступ к интересующей информации