2. Комплектування і використання діф

ДІФ представляє собою сукупність опублікованих і неопублікованих документів, систематизованих забезпечених довідковим апаратом і призначені для довідково-інформаційної роботи ДІФ призначений оперативно забезпечувати на потрібному якісному рівні підприємств / організацій / в цілому і окремих споживачів трьома видами інформації: теперішньої, ретроспективної і перспективної / про досліди і розробки, запланованих на майбутнє/.

Основними завданнями кожного ДІФ є: цілеспрямоване комплектування; систематизація документів; створення довідкового апарату до документів; обробка документів з ціллю видалення з них найбільш актуальніших відомостей для передачі оперативної інформації; втягнення інформаційно-пошукових систем ЯПС/; забезпечення споживачів необхідними видами документів; ведення довідково-інформаційної роботи; розмноження інформації; передача інформації.

ПІС здійснює три види інформаційного пошуку: внутрішньо бібліотечний / пошук книжок, статей і пр. /; бібліографічний / уточнення адрес документів, тобто бібліографічних описів, чи виявлення документів по наданій темі; фактографічний / пошук конкретних фактів, наприклад, формули хімічної речовини, адрес фірм і пр. /.

Сукупність довідково-інформаційних фондів органів НТІ всіх типів - центральних галузевих, міжгалузевих і місцевих — складає державний СІФ країни.

В склад кожного СІФ входять інформаційний фонд / первинні документи / і довідковий апарат до нього.

Інформаційний фонд — це вітчизняна і зарубіжна інформаційна література, описання винаходів і патентів, опубліковані у відкритому видавництві, а також досить цінні неопубліковані документи: інформаційні карти, науково-технічні звіти, вітчизняна технічна документація на вироби і матеріали / дані про досвідчені зразки, виробах серійного виробництва, технічного паспорту /, номенклатура випускної продукції, акти порівнюючих випробувань окремих агрегатів, проводнича технічна документація до імпортного обладнання, рішення і акти по імпортним зразкам, неопубліковані матеріали конференцій, семінарів, міжзаводських шкіл, звіти про відрядження, дисертації, і ін.

Довідковий апарат СІФ є ключем до інформаційного фонду. Він складається з фонду довідкових видавництв / енциклопедії, словники, довідники, бібліографічні і реферативні видавництва / фонду виконаних довідок, які використовують при повторних аналогічних заявках; каталогів / алфавітного, систематичного і предметного /; картотек / головної довідково-бібліографічній, спеціальних бібліографічних, як то картотека стандартів, картотека звітів про відрядження та ін.; спеціальних фактографічних карток, які несуть інформацію про матеріали, виробах, підприємствах та ін., наприклад, картотека технологічних процесів; допоміжних картотек, як то: картотека вітчизняних підприємств, картотека зарубіжних фірм та ін. /.

Аналітико-сиптотична обробка документів - інформаційний процес, який включає бібліографічний опис, класифікацію, предментизацію, аноторування, реферировання, науковий переклад, який складається з переглядів. В результаті цього процесу скорочується кількість інформаційних матеріалів за рахунок застарілих, повторних, виробляється якісний відбір інформації і його оцінка, створюється якісно нова інформація, яка включає в себе тенденції розвитку науки і техніки, розробку нових гіпотез і визначень, практичних рекомендацій, висновків, прогнозів,

Аналіз вступивши в СІФ інформації дозволяє виключити попадання до фонду застарілих і ненадійних, а і непотрібних матеріалів. Отримавши індекс класифікації, потрібні документи включаються в довідковий апарат - при цьому відбувається звертання інформації, тобто скорочення викладення змісту документів: складається бібліографічний опис документа і присвоюється йому індекс. Бібліографічний опис, тобто скорчений зміст документа і його індекс вписують в картку і в відповідності з прийнятою системою каталогізації, кладуть в картотеку. Наступні етапи: прикрашення інформації - критична оцінка і обговорення даних, які містяться в документах; перетворення відомої інформації в найбільш зручну для вивчення форму; складання переглядів, аналітичних довідок.

Бібліотечно — бібліографічне інформування - процес накопичення і видачі споживачу документів в режимі „заявка-відповідь". Важливе місце в бібліотечно-бібліографічному інформуванні придається до міжбібліотечного абонемента.

Вибірковий розподіл інформації. Так як споживачу інформації потрібно не все про все його цікавляче, а тільки те, що має нові відомості, то спеціалісти по довідково-інформаційному забезпеченню намагаються здійснювати вибіркове інформування: представляти відомості в зручній для споживача у формі / перегляд, аналітична довідка, реферат, таблиця /, враховуючи при цьому індивідуальні особливості споживача. Системи, яка забезпечує такий відбір інформації, називаються системами диференційованого розповсюдження інформації чи вибіркового розповсюдження інформації.

Науковий аналіз і синтез інформації процес наукового аналізу і синтезу змісту первинних документів і створення переглядно-складеної інформації в вигляді бібліографічних, фактографічних, реферативних, аналітичних і прогностичних переглядів.

Ретроспективний пошук інформації - це послідовність операцій, які виконуються з метою глибокого і повного пошуку відомостей за відомий проміжок часу з достатньою достовірністю відповідаючи на питання: вирішувалась чи вже вирішена дана проблема і яким способом, яка нова інформація по даному предмету існує в нашій країні і за кордоном?

Організація потокової інформації. В науково-інформаційної діяльності розрізняють два самостійних витоку інформації: який не сходить і сходить. Який сходить, названий витоком „зверху до низу", захвачує всю видавничу продукцію, яка централізовано обробляє і поступає в усі канали інформаційної системи країни в вигляді бібліографічних описів, анотацій, рефератів. Інформаційний виток, який не сходить утворює окремі органи НТІ на основі неопублікованих матеріалів про нове виробництво і науково-технічні досягнення.

Вхідний, названий витоком „знижу до верху", формується в низових органах НП, де в обов'язковому порядку повинна відображатися в інформаційних картах вся інформація про передовий виробничий досвід і вступати в центральні галузі, а також міжгалузеві органи НТІ, де її підвергають спеціальній обробці і вона знаходить відображення в видавництвах науково-інформаційної літератури. Таким чином, організація вхідних витоків інформації — це ціле направлений, систематизований і оперативний ввід в інформаційні канали нових відомостей про науково-технічні досягнення.