Удаление записей с помощью запроса.

Если необходимо удалить большую группу записей, которые в таблице расположены непоследовательно, удобно воспользоваться запросом.

Например, удалим из таблицы "Товары" записи о товарах поставки, которых прекращены.

1. В окне базы данных щелкните на вкладке Таблицы и выделите таблицу Товары.

2. На панели инструментов раскройте список кнопки Новый объект и выберите пункт Запрос.

3. Щелкните на кнопке Ок в диалоговом окне Новый запрос, чтобы открыть окно конструктора запроса, в котором уже будет находиться таблица Товары.

4. Выберите в меню Запрос команду Удаление.

5. В списке полей в верхней части окна выберите поле ПоставкиПрекращены и перетащите его в первый столбец бланка запроса.

6. В том же столбце в строке Условие отбора введите слово Да.

7. Щелкните на кнопке Запуск на панели инструментов и в ответ на предложение удалить записи щелкните на кнопке Да.

Создание вычисляемых полей в запросе и сохранение результатов в новую таблицу.

При запуске запроса Access отображает в режиме таблицы данные, поступающие в запрос из включенных в запрос таблиц. Редактируя данные в запросе, вы тем самым редактируете данные стоящих за ним таблиц.

Чтобы изменения данных в запросе не затронули исходные таблицы, из запроса нужно создать новую таблицу.

При составлении запроса на выборку можно создавать в бланке запроса собственные поля для вычисления тех или иных значений. Например, можно создать поле Общая стоимость, в котором вычислять выражение Количество * Цена, где Количество и Цена – это поля таблицы, на основании которой создается запрос. Все что необходимо сделать для создания вычисляемого поля – ввести в свободный столбец бланка запроса имя нового поля и после двоеточия – выражение для расчета.

Например, рассмотрим, как можно рассчитать стоимость отдельных видов товаров в зависимости от их количества.

1. В окне базы щелкните на вкладке Таблицы и выделите таблицу с данными "Товары".

2. На панели инструментов раскройте список кнопки Новый объект и выберите пункт Запрос.

3. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Новый запрос, чтобы открыть окно конструктора запроса, в котором уже будет находиться таблица.

4. Перетащите необходимые поля в столбцы бланка запроса. В нашем случае это поля: Тип, ЕдиницаИзмерения, Цена, НаСкладе.

5. Щелкните в строке Поле любого пустого столбца бланка запроса.

6. Введите выражение:

Стоимость: [Цена]*[НаСкладе]

7. Выберите в меню Запрос команду Создание таблицы.

8. Введите имя новой таблицы и щелкните на кнопке Запуск.

В ответ на предложение создать таблицу щелкните на кнопке Да.

Вычисление итоговых значений с помощью запроса.

Запросы позволяет вычислять итоговые данные по группам записей, например, просуммировать группу значений в таблице. Помимо суммирования можно использовать другие функции: среднее значение (Avg), наименьшее значение (Min), наибольшее значение (Max), число значений поля без учета пустых значений (Count) и др.

Например, вычислим общую стоимость товаров на складе с помощью функции суммирования Sum.

1. В окне базы данных щелкните на вкладке Таблицы и выделите таблицу Стоимость товаров.

2. На панели инструментов раскройте список кнопки Новый объект и выберите пункт Запрос.

3. Щелкните на кнопке Ок в диалоговом окне Новый запрос, чтобы открыть окно конструктора запроса, в котором уже будет находиться таблица Стоимость товаров.

4. На панели инструментов Конструктор запросов щелкните на кнопке Групповые операции (кнопка с изображение знака суммы).

5. Перетащите поле Стоимость из списка полей в первый столбец бланка запроса. В строке Групповая операция автоматически появится параметр Группировка.

6. Щелкните в строке Групповая операция в столбце Стоимость и выберите в раскрывающемся списке функцию Sum.

7. Щелкните на кнопке Запуск на панели инструментов, чтобы увидеть результат выполнения запроса в режиме таблицы.

Поиск повторяющихся записей.

В Access существует мастер, с помощью которого можно найти в таблице повторяющиеся записи. Результат поиска представляет собой выборку повторяющихся записей в режиме таблицы.

Например, найдем повторяющиеся записи по полю Тип в таблице Товары.

1. Щелкните на вкладке Запросы в окне базы данных.

2. Щелкните на кнопке Создать.

3. В диалоговом окне Новый запрос щелкните дважды на строке Повторяющиеся записи. Этим действием вы запускаете мастер.

4. Выделите таблицу Товары и щелкните на кнопке Далее.

5. Переместите в список Поля с повторами поле Тип из списка Доступные поля. Щелкните на кнопке Далее.

6. Добавьте в список Дополнительные поля любые другие поля, которые вы хотели бы видеть в запросе. В нашем случае это поля: Марка, ЕдиницаИзмерения, Цена, НаСкладе. Щелкните Далее.

7. Измените, если требуется, имя запроса и щелкните на кнопке Готово.