Тема 8: Электронный офис

Пользуясь возможностями компьютерных сетей можно автоматизировать взаимодействие групп совместно работающих людей.

Офис (широкий подход) – организация, на входе и выходе которой бумаги.

Бумаги могут быть: письмо или заключение, договор, контракт, соглашения, распорядительный или учетный документ.

Офис (узкий подход) – организация типа канцелярии, функция которой получать и выпускать документы, отслеживая их движение.

Здесь Документ – любое сообщение, передаваемое друг другу участниками бизнес-процесса.

Электронный офис – программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в СУ.

При его создании решается задачи:

1. редактирование и печать документов,

2. контроль их прохождения (маршрутизация и мониторинг документов)

3. контроль исполнения поручения

В состав Электронного офиса входит несколько ПК в сети, печатающие устройства, средства копирования документа, модемы, сканеры, стримеры, проекционное оборудование для проведения презентаций (проекторы).

Основное ПО, входящее в электронный офис:

1. текстовый процессор

2. электронные таблицы

3. СУБД

4. программы анализа и составления расписаний

5. программы презентаций

6. графический процессор

7. сетевое оборудование

8. программа факс-модема

9. программы перевода текста

Офисные программные продукты используются как самостоятельно так и в составе интегрированных пакетов (более выгодно и удобно, дешево и надежно).

Различают следующие системы автоматизации документооборота и деловых операций в электронных офисах:

1. Workflow (ПО поддержки управления)

2. GroupWare

В первом случает Workflow документ сканируется или поступает в готовом виде, автоматически проходит процедуру регистрации и направляется соответствующему клерку; на экране служащего виден весь сценарий работы с документом. которому он должен следовать , так что ошибки практически невозможны; ПО контролирует правильность прохождения необходимой процедуры обработки документа; после окончания работы одним документ автоматически пересылается другому служащему, при этои они могут быть далеко, но потеря исключена, также проверяется право доступа к документу.

Менеджер со своего компьютера может контролировать: состояние работ над документом, степень нагрузки сотрудника, при необходимости он может перевести часть работ на другого.

Основное потребительское свойство Workflow в том, что они помогают структурировать поток работ, обеспечивают прохождение через нужных участников, в нужной последовательности в опред время, гарантируют, что достоверная информация будет в нужный момент доступна Лицу, принимающему решение. Таким образом, эти продукты обслуживают одновременно множество работающих и множество задач.

Программные продукты, относящиеся к этой категории:

• StafWare

• Action Workflow

Во втором случае GroupWare – это открытые системы обмена информацией между людьми.

Осуществляют движение от восприятия документа как единого целого к его коллективной обработке.

Здесь инициатива всегда за индивидуалом. Такие продукты не диктуют последовательность действий, но значительно облегчают его выполнение.

В отличии от первого Workflow они обслуживают параллельно множество работающих и только одну задачу.

Программное Обеспечение:

-- MOffice for Win

-- Lotus Notes

-- Correl Office Open Office

6