Физическая структура

В зависимости от способа хранения выделяют СЕИ, определяемые особенностями носителей: документ, независимый файл, БД. Информационная база — совокупность всех данных относящихся к конкретной предметной области.

Большинство процессов управления неразрывно связаны с документами. На основании документов принимаются решения, которые затем оформляются в виде тех документов, а результаты выполнения решений в виде отчетов и справок (то есть опять же документов) ложатся на стол или появляются в компьютерах менеджеров. Документ — есть некий формальный стержень, основа всех без исключения моделей управления.

Даль Вл. Ив. пишет: «Документ есть всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство и пр.»

Словарь «Документ — любой письменный акт, имеющий юридическую силу или носящий служебный характер.»

Первичная экономическая информация зарождается во внемашинной сфере в процессе принятия решений управленческим персоналом. Как правило, первичная информация фиксируется в документах внемашинной сферы, содержащих как НСИ, так и учетную, оперативную информацию, отражающую сведения о текущих процессах. Основной единицей внемашинной сферы является документ. Документ — СЕИ, которая представлена на бумажном носителе и имеет самостоятельное значение.

Внемашинная ИБ — документы условно-постоянной информации и документы оперативной, учетной информации.

Справочники — содержат перечень объектов определенного вида (подразделений, оборудования, должностей, заазчиков). В справочнике имеется таблица, в каждой строке которой указан код, наименование объекта и другие его характеристики.

Производственные нормативы содержатся в конструкторско-технологических документах. Например, норма расхода материала содержится в маршрутной карте, где отражается технологический процесс изготовления деталей.

Календано-плановые нормативы содержат цеховые нормы задела (в днях) на детали или изделия.

Договора поставщика с заказчиком содержат планы поставок, объемы партий поставок. Плановые документы содержат количественные плановые поазатели выпуска деталей т.п.

Организационно-распорядительные документы включают положения, уставы, акты, протоколы, поставновления, приказы.

Приходно-расходные документы содержат учетные данные по отгрузке или отпуску товароы и материалов, а таже поступлении изделия (на склад, цех). Это накладные, приходно-расходные ордера, карточки складского учета, ведомости инвентаризации.

Данные о выполнении плановых показателей отражаются в план-графиках, отчетах, статистических сводках.

Платежные поручения отражают факт оплаты поставленной продукции заказчиком.

Вы написали на листе пару слов. Если это просто бессвязные слова, то лист вряд ли можно назвать документом. Но даже написанное, но не переданное в отдел кадров заявление на отпуск еще не становится документом. Что же превратило чистый лист в документ:

• информация представленная в виде текста,

• текст в форме заявления,

• бумагу готовили с расчетом на последующую деятельность сотрудников отдела кадров.

Именно некоторая деятельность и превращает информацию в документ.

Документ — совокупность трех составляющих:

• физическая регистрация информации;

• форма представления информации,

• активизация определенной деятельности.

Форма документа. Документ характеризуется наименованием и макетом. Макет включает две части — шапку и содержательную часть. В шапке обычно содержится код формы, указано название и номер документа, дата заполнения, общие данные всего документа. Содержательная часть включает названия атрибутов и место отведенное для их значений.

Для обработки информации на компьютере она должна быть перенесена на машинный носитель, где образует внутримашинную информационную базу. Основной структурной единицей во внутримашинной сфере является файл. Файл — именованная область внешней памяти, в которую можно записывать и из которой можно считывать данные. Файлы организуются в виде независимых файлов (файловая организация) и виде интегрированных файлов (База Данных).

В случае использования независимых файлов информационная база представляет собой совокупность не связанных между собой файлов. Такие файлы обычно обеспечивают хранение слабо структурированной информации, например, отчеты с текстовой информацией. Независимые файлы используют в АИС для хранения первичной, промежуточной, выходной информации, которая не подлежит длительному хранению.

АИС — ориентированы на хранение, выбор и модификацию постоянной информации. Обычно данные в БД называют постоянными. То есть такие данные, которые отличаются от других более изменчивых данных: промежуточные результаты, входные и выходные данные. Входные данные — информация, передаваемая системе. Такая информация может стать причиной изменений в постоянных данных, но не является частью БД как таковой. Выходные данные — сообщения и результаты, выдаваемые системой (на печать или на экран). Эту информацию можно брать из постоянных данных, но ее нельзя рассматривать как часть БД. База данных состоит из некоторого набора постоянных данных, которые используются приложениями для какого-либо предприятия. Например, данные о продукции, счетах, и т.п.

В структуре экономической информации,

выделяют простые и составные единицы информации. Составной единицей информации (СЕИ) называют единицу информации, состоящую из совокупности других единиц информации, ассоциативно связанных между собой, т.е. связанных по смыслу. Простой, элементарной составляющей единицей экономической информации является реквизит. Реквизиты – это элементарные неделимые единицы экономической информации, выражающие определенные свойства объекта. Реквизитам присущи два свойства, важных с точки зрения их обработки: • отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать экономический процесс или объект; • отдельный реквизит может входить в состав различных экономических показателей.

Каждый реквизит характеризуется именем (наименованием), типом и значением. Именем реквизита служит его условное обозначение в процессах преобразования. Значением реквизита называется величина, характеризующая некоторые свойства объекта, явления, процесса в конкретных обстоятельствах. Все допустимые значения реквизита образуют множество, называемое доменом реквизитов.

В зависимости от характера отображаемого ими свойства реквизиты делятся на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизиты-признаки отражают качественные свойства экономического объекта, процесса или явления (время и место действия, фамилия, имя, отчество исполнителя, наименование работы и т.д.). Они могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно-цифровом виде. Реквизиты-признаки служат для логической обработки составных единиц, т.е. для поиска, сортировки, группировки, выборки и т.д.

Реквизиты-основания характеризуют количественную сторону процесса или объекта. выраженную в определенных единицах измерения (сумма вклада в рублях, ставка налога в процентах и т.д.). Они чаще всего выражаются в цифровой форме. Над ними могут выполняться логические и арифметические операции.

Для исчерпывающей характеристики экономического процесса, объекта или явления необходима определенная совокупность реквизитов, описывающих качественные и количественные свойства отображаемого объекта.

Основной структурной единицей, состоящей из определенной совокупности реквизитов, характеризующей какой-либо конкретный объект, факт, процесс и т.п. с количественной и качественной стороны, является показатель. Показатель – это совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл. Показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Экономический показатель как составная единица информации включает один реквизит-основание и группу взаимосвязанных с ним и между собой по смыслу реквизитов-признаков. Экономический показатель – основная единица экономической информации.

Например, показатель «выпуск 120 тысяч банок консервов» несет количественную величину и качественные признаки этой величины. При этом нужно иметь в виду, что в данном показателе фраза «выпуск банок консервов» – это реквизит-признак, а «120 тысяч» – это реквизит-основание.

Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. (т.е., на основе показателей строятся документы) В документах каждому показателю присваивается наименование. По количеству и составу показателей определяется уровень его информативности и рассчитывается объем информации в документе. Кроме этого, на основе показателя или его реквизита создаются базы данных, которые используются при решении экономических задач.

Экономический документ представляет собой определенным образом организованную совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Экономический документ является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, так как наряду с наглядностью представления информации, необходимой для решения задачи или являющейся результатом решения задачи, он содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.

Наиболее распространенной формой представления экономических документов является табличная форма, которая в самом общем виде включает общую (заголовочную), предметную (содержательную) и оформительскую часть.

Общая часть содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе. Наличие общей части документа позволяет избежать дублирования информации при характеристике всех показателей, входящих в состав многостраничного документа.

Предметная часть включает реквизиты, характеризующие особенности экономических показателей многостраничного документа. (размещаются переменные реквизиты-признаки и количественно-суммовые реквизиты-основания: наименование, номенклатурный номер, количество, код производственных затрат и т.д.)

Оформительская часть содержит атрибуты, как правило, непосредственно не участвующие в процессе обработки информации, однако они придают документу юридическую силу, так как включают подписи лиц, участвовавших в подготовке документа.

Помимо табличной формы представления документов в практике организационно-экономического управления могут использоваться также документы упрощенной табличной формы, в которых наименование реквизитов приводятся не в шапке документа, а в боковике, рядом с которым проставляются конкретные значения соответствующих реквизитов. Наконец, экономические документы могут содержать как шапку, так и боковик. Документы такой формы широко используются при подготовке различной отчетности (статистической, финансовой, бухгалтерской, налоговой и т.п.). В качестве носителя информации для отображения содержимого документов наиболее распространенными являются: бумажные, электронные (экранные) и магнитные носители.

В целях упрощения организации процессов обработки, передачи и хранения информации, содержащейся в документах, она может объединяться в виде информационных массивов (файлов).

Информационный массив с позиции логической структуры представляет собой набор данных (документов) одной формы (одного названия) со всеми значениями либо сочетание таких наборов данных, относящихся к одной задаче. Во втором случае массив называется укрупненным. Сущность массива выражается через логический смысл и естественную целесообразность его структуры. В системах обработки информации массив является основной структурной единицей, предназначенной для хранения, передачи и обработки информации.

Массивы могут объединяться в более крупные структурные единицы. Самой крупной является информационная база, а самой простой формой объединений – информационный поток.

Информационный поток – это совокупность информационных массивов, в том числе документов, относительно конкретной управленческой деятельности, имеющая динамический характер (Информационный поток – группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов).

Информационная база – все совокупность информации реального экономического объекта

9.

Бизнес-процесс - это целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, преобразующая ряд данных на входе в ряд данных на выходе (товары или услуги), представляющих ценность для потребителя.

Каждый бизнес-процесс имеет :

• свои границы,

• конечного потребителя,

своего владельца

• Названия процессов должно быть выражено глаголом или отглагольным существительным.

• Например: « Процесс производства», «Процесс продаж», «Процесс маркетинга».

• Моделирование бизнес-процессов – это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации предприятия

• Моделирование бизнес-процессов позволяет не только определить, как компания работает в целом, как взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом рабочем месте.

Этот метод позволяет дать стоимостную оценку каждому отдельному процессу и всем бизнес-процессам организации в совокупности

• Выход (продукт) бизнес-процесса – материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый по отношению к процессу клиентами.

Например: готовая продукция, документация, информация, персонал, услуги и т.д.

• Вход бизнес-процесса – продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход. Входы процесса поступают в процесс извне.

Например: сырье, материалы, полуфабрикаты, документация, информация, персонал, услуги и т.д.

• Ресурс бизнес-процесса – материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся входом процесса. Ресурсы процесса находятся под управлением владельца процесса.

Например: информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, инфраструктура, среда, транспорт, связь и т. д. Пример 1

• Персонал – ресурс, который поставляет кадровая служба, для основных процессов.

• Персонал – вход для кадровой службы, поступает в виде необученных кандидатов на заполнение вакансий, а на выходе процесса подбора и обучения кадров - готовые специалисты для руководителей подразделений.

Пример 2

• 1 процесс производства готовой продукции. Владелец – директор по производству.

• 2 процесс обслуживания оборудования. Владелец – главный механик.

• Чем является объект работоспособное оборудование?

10

Управленческая деятельность, это тип профессиональной деятельности, спицифика которого определяется ее основной и наиболее общей задачей – необходимостью соорганизации деятельности других людей в направлении достижения общих целей, а также опорой при этом на принцип иерархии. Управление как особая разновидность профессионального труда возникло и развивалось вместе с эволюцией оргонизации, постепенно выделяясь в самостоятельный тип Элементами структуры управления являются: 1. Звено - должность или подразделение. 2. Связи. Структура управления характеризуется наличием связей между её элементами. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи — связи подчинения, возникают при наличии нескольких уровней управления. Вертикальные связи могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи означают подчинение линейным руководителям, т.е. по всем вопросам управления. Функциональные имеют место при подчинении по определённой группе проблем функциональному руководителю. 3. Уровни управления.

Язык PASKAL

Из символов алфавита состоят лексические единицы языка, или лексемы – минимальные значащие единицы в текстах программ. Множество всех допустимых лексем называется словарем языка программирования. В языке Pascal различают такие виды лексем: специальные символы, зарезервированные (ключевые) слова, идентификаторы, неназванные константы, комментарии и директивы компилятора.

Лексемы специальных символов, кроме специальных символов из алфавита языка, содержат еще сложные составные символы, которые воспринимаются компилятором как единое целое (<= >= := (* *) ..).

 Зарезервированные (ключевые) слова имеют жестко определенный смысл. Иx назначение не может изменяться. Зарезервированные слова используются для обозначения алгоритмических конструкций, разделов программы и т.д.

 Идентификатор - это имя, значение которого может изменяться от программы в программу или даже в пределах одной программы. В языке Pascal различают стандартные идентификаторы и идентификаторы пользователя.

Стандартными идентификаторами являются имена, встроенные в язык процедур и функций (read, write, sin, cos и т.п.), типов данных (integer, real, char и т.п.) и директив (forward, virtual, absolute т.п.).

Идентификатор пользователя - это имя, которое избирает программист для обозначения элементов программы (именуемых констант, переменных, типов, полей записи, процедур, функций, модулей, программ).

Среди неназванных констант можно выделить числа, символы, строки и логические константы.

Комментарий - это фрагмент текста программы, который записывается в фигурных скобках ({ }) или вмещается между лексемами (* и *). Комментарии объясняют назначения отдельных фрагментов программы. Они игнорируются компилятором, не влияют на работу программы и облегчают ее понимание.

Директива компилятора - это комментарий, в котором сразу за фигурной скобкой записан символ «$». Директивы компилятора определяют режимы компиляции и могут сильно влиять на содержание сгенерированного компилятором машинного кода.

Для реализации процесса управления необходим механизм реализации управления.

Механизм управления – это среда, в которой реализовывается управленческая деятельность. Такой средой для управления является система управления и техника управления.

Две трактовки понятия «управление»:

1) как процесс управления организацией – управленческая деятельность;

2) как механизм управления.

Объект теории управления – это управление как процесс и как механизм.

Для определения предмета теории управления необходимо рассмотреть процесс формирования научной теории.

Предмет теории управления – управленческие отношения, в которых выражаются социальные, экономические, политические отношения и интересы, проявляющиеся в воздействии на общество или его отдельные элементы с целью их упорядочения, сохранения специфики, развития и совершенствования; а также тенденции развития практики управления, методы и технологии управления.

Основные этапы развития теории управления:

Первый этап развития теории управления: изучение генезиса механизма управления и основных этапов его становления, возникновение механизма управления и мировоззренческое философское обобщение модели механизма управления.

Необходимо проанализировать исторические тенденции мирового развития науки управления; аспекты управления и сравнительные характеристики типов цивилизации. На этом этапе анализируется эволюция школ научного управления и вклад различных школ в теорию управления.

Содержание первого этапа составляют философские и исторические основы теории управления.

Второй этап: определение понятия управления, системы управления, цели и функции теории управления, понятия управленческого решения и управляющие воздействия, а также основные свойства организационного управления.

Третий этап: формулирование на основе познания объективных законов в теории управления соответствующих правил и рекомендаций для практической деятельности руководителей и органов управления. Знание законов, принципов управления помогает разработать методы управления и стиль управления организацией.

Четвертый этап изучения и исследования теории управления: методика выработки и принятия решения, планирование организации, контроль, система коммуникаций и мотивации управленческой деятельности.

Пятый этап: изучение и исследование процессов управления, создание системы управления (функциональной структуры, организационной структуры, схемы организационных отношений, профессионализма персонала), а также техники управления (системы документооборота, системы связи и телекоммуникаций, автоматизированные системы управления, компьютерная и оргтехника, офисная мебель).

Шестой этап развития теории управления – создание методологических основ оценки эффективности управления. Этот этап включает: цели, принципы, критерии и методы оценки эффективности управления.