42. Характеристики и назначение ит автоматизации офиса. Основные компоненты.

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса не заменяет существующую традиционную систему коммуникации персонала, а лишь дополняет её. Используясь совместно, обе эти системы обеспечивает рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированных офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Информационные технологии автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов, как внутри организации, так и с внешней средой, на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи информации.

43. Ит поддержки принятия решений. Основная цель итппр. Отличительные характеристики итппр. Основные компоненты итппр.

Проблемы принятия решений пронизывают всю человеческую практику (и общественную, и личную), и поэтому отличаются большим разнообразием. В зависимости от выбираемого основания классификации выделяют задачи принятия решений:

1. хорошо структурированные, плохо структурированные и неструктурированные;

2. уникальные и повторяющиеся;

3. статистические и динамические;

4. в условиях определенности и в условиях неопределенности (в частности, при риске, при противодействии);

5. с фиксированным (заданным) набором (множеством) вариантов решений (стратегий, альтернатив) и с формируемым в процессе принятия решений;

6. с одним критерием (показателем качества или эффективности, целевой функцией) и с многими (несколькими) критериями;

а также задачи:

1. выбора одного наилучшего (оптимального) варианта, нескольких лучших вариантов, ранжирования всех вариантов,

2. разбиения их на упорядоченные классы,

3. принятия индивидуальных решений и принятия коллективных решений.

Поддержка принятия решений заключается в помощи лицу, принимающему решение (ЛПР) в процессе принятия решений. Она включает:

4. помощь ЛПР при анализе объективной составляющей, т.е. в понимании и оценке сложившейся ситуации  и ограничений, накладываемых  внешней средой,

5. выявление предпочтений ЛПР, т.е. в выявлении и ранжировании приоритетов, учёте неопределённости в оценках ЛПР и формировании его предпочтений,

6. генерацию возможных решений, т.е. формирование списка альтернатив,

7. оценку возможных альтернатив, исходя из предпочтений ЛТР и ограничений, накладываемых внешней средой,

8. анализ последствий принимаемых решений,

9. выбор лучшего, с точки зрения ЛПР, варианта.

Компьютерная поддержка процесса принятия решений, так или иначе, основана на формализации методов получения исходных и промежуточных оценок, даваемых ЛПР, и алгоритмизации самого процесса выработки решения.

«Системы поддержки принятия решений являются человеко-машинными объектами, которые позволяют лицам, принимающим решения (ЛПР), использовать данные, знания, объективные и субъективные модели для анализа и решения слабоструктурированных и неструктурированных проблем». В этом определении подчёркивается предназначение СППР для решения слабоструктурированных и неструктурированных задач.

Системы поддержки принятия решений:

1. Помогают произвести оценку обстановки (ситуаций), осуществить выбор критериев и оценить их относительную важность.

2. Генерируют возможные решения (сценарии действий).

3. Осуществляют оценку сценариев (действий, решений) и выбирают лучший.

4. Обеспечивают постоянный обмен информацией об обстановке принимаемых решений и помогают согласовать групповые решения.

5. Моделируют принимаемые решения (в тех случаях, когда это возможно).

6. Осуществляют компьютерный динамический анализ возможных последствий принимаемых решений.

7. Производят сбор данных о результатах реализации принятых решений и осуществляют оценку результатов