2. Классификация документов

Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.

По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы: • письменные — документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов; • графические — чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве; • фотокинодокументы — разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.

По видам деятельности независимо от средств фиксации все документы принято разделять на три большие группы: • организационно-распорядительные; • по финансово-расчетным операциям; • по снабжению и сбыту.

Организационно-распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета. Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, могут быть различными.

По месту составления документы подразделяются на: • внутренние, составленные работниками данного предприятия; • внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

По юридической силе документы классифицируются на: • подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил; • подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.

3. Классификация организационно-распорядительных документов.

Среди большого разнообразия документов, вращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядитель­ная документация (ОРД) занимает центральное место. Она классифицируются на 4 группы:

1.  Организационная документация (Уставы, положения, постановления, инструкции, штатные расписания).

2.  Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания).

3.  Справочно-информационная документация (приказы, распоряжения, решения, указания).

4.  Документация по личному составу (заявления, анкеты, справки, характеристики, удостоверения, личные карточки, учетные формы).

ГОСТ 6.38-90 – устанавливает общие требования к ОРД, оформляемым машинописным способом, оговаривает различные форматы документов, расположение и состав информационных элементов, приводит требования к бланкам и текстам документов. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, правильно их составлять и обрабатывать. На основе этого ГОСТа установлен формуляр-образец на 2 формата документов – А4 и А5 ( А4 – 297 х 210). Формуляр-образец делит площадь формата на 3 зоны:

1)  служебное поле документа – часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения;

2)  поле для размещения углового штампа – располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа;

3)  остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.