19. Microsoft Access: создание связей между таблицами. Изменение структуры таблиц в режиме Конструктор.

Знакомство с таблицами, формами, запросами и прочими объектами базы данных облегчает выполнение самых разных задач, таких как ввод данных в форму, добавление или удаление таблиц, поиск и замена данных и выполнение запросов.

База данных представляет собой набор сведений, связанных с определенной темой или функцией, например отслеживанием заказов покупателей или обработкой музыкальной коллекции. Если база данных полностью или частично хранится не на компьютере, данные могут быть собираться из нескольких источников, которые необходимо координировать.

Предположим, например, что телефонные номера поставщиков хранятся в различных местах: в файле виртуальной визитной карточки, файлах со сведениями о продукте в картотеке и в электронной таблице со сведениями о заказах. В случае изменения телефона поставщика необходимо обновить соответствующие данные во всех трех местах. В грамотно спроектированной базе данных Access номер телефона сохраняется всего один раз, поэтому обновить данные придется лишь однажды. При обновлении номера телефона он автоматически будет обновлен в любом месте базы данных, где он используется.

ФАЙЛЫ БАЗЫ ДАННЫХ ACCESS

Приложение Access можно использовать для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать:

таблицы для хранения данных;

запросы на поиск и извлечение только необходимых данных;

формы для просмотра, добавления и обновления данных в таблицах;

отчеты для анализа или печати данных в специальном формате.

Сохраните данные в одной таблице всего один раз и просматривайте их из разных мест. При обновлении данных они автоматически изменятся везде, где используются.

Извлечение данных с помощью запроса.

Просмотр или ввод данных с помощью формы.

Отображение или печать данных с помощью отчета.

Все эти элементы — таблицы, запросы, формы и отчеты — являются объектами базы данных.

ПРИМЕЧАНИЕ. Некоторые базы данных Access содержат ссылки на таблицы, хранящиеся в других базах. Например, одна база данных Access может содержать только таблицы, а другая — ссылки на них, а также запросы, формы и отчеты, основанные на связанных таблицах. В большинстве случаев неважно, содержится ли в базе данных сама таблица или ссылка на нее.

ТАБЛИЦЫ И СВЯЗИ

Для хранения данных необходимо создать таблицу для каждого типа отслеживаемых сведений. Типы сведений могут включать данные о покупателях, продуктах или подробные сведения о заказах. Чтобы объединить данные из нескольких таблиц в запросе, форме или отчете, нужно определить связи между таблицами.

ПРИМЕЧАНИЕ. Вкладку объекта «Связи» нельзя использовать в веб-базах данных. Для создания связей в веб-базах данных можно использовать поля подстановок.

20. Microsoft Access: что такое запросы. Создание запроса. Заполнение бланка запроса.

Для просмотра, добавления, изменения или удаления данных из базы данных удобно использовать запросы.

С помощью запросов можно получить ответы на очень специфические вопросы о данных, ответить на которые, просто посмотрев на данные в таблице, было бы непросто. Запросы можно использовать для фильтрации данных, выполнения расчетов на основе данных и отображения сводных данных. Кроме того, запросы позволяют автоматизировать выполнение многих задач управления данными и просматривать изменения данных перед их фиксацией.

Запрос представляет собой обращение к данным для получения необходимой информации и (или) выполнения действий с данными. Запрос можно использовать для получения ответа на простой вопрос, выполнения расчетов, объединения данных из разных таблиц или даже для добавления, изменения или удаления данных в таблице. Запросы, используемые для извлечения данных из таблицы или выполнения расчетов, называются запросами на выборку. Запросы, используемые для добавления, изменения или удаления данных, называются запросами на изменение.

Запросы можно также использовать для включения данных в форму или отчет. В грамотно спроектированной базе данных сведения, которые требуется представить с использованием формы или отчета, часто хранятся в разных таблицах. С помощью запроса можно собрать необходимые данные перед проектированием формы или отчета.