2.4. Основные требования к данным и информации

Весь комплекс информационно-аналитического обеспечения бизнеса призван реализовать информационную поддержку решения стоящих перед руководством предприятия в целом и его отдельными структурными подразделениями задач. Качество информации применительно к деятельности предприятия определяется тем, насколько рациональны и обоснованны управленческие решения, принятые руководством предприятия на ее основе. Качественная информация должна обеспечивать возможность адекватной оценки ситуации и выработки эффективных оперативных и стратегических решений. Выделяют несколько требований к информации, обеспечивающих ее качество.

1. Достоверность. Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел. Недостоверная информация приводит к искажению информационной модели предприятия, а решения, базирующиеся на искаженной информационной модели, приводят к неправильным действиям и прямым убыткам.

2. Точность. Информация является точной, если обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями. Понятие точности часто путают с достоверностью, поскольку они действительно очень близки. Их отличие можно показать на примере. Например, для того чтобы банк принял решений о выдаче кредита клиенту, не достаточно достоверно знать, что клиент имеет доход для погашения кредита, важно знать какой доход.

3. Актуальность. Информация должна содержать сведения, которые действительны в момент ее использования. Информация должна быть оперативной для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

4. Доступность по запросу. Если время ожидания подготовки информации слишком велико, она может утратить свою актуальность.

5. Адекватность. Информация адекватна, если с помощью полученной информации об объекте, процессе или явлении создается их образ определенного уровня соответствия.

6. Полнота. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений.

7. Краткость и четкость. Информация выражена кратко и четко, если она не содержит в себе ненужных сведений.

8. Удобная форма представления. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена. Недостаточно обработанная, плохо структурированная или представленная в неудобном для восприятия виде информация может не только существенно замедлить процесс принятия решений, но и потребовать вовлечения управленческого персонала в переработку информации, что в принципе не является их работой и может быть выполнено менее квалифицированным персоналом.

Кроме этих свойств информации можно оценить ее ценность − меру расширения совокупности сведений, которыми располагает потребитель информации при ее получении и интерпретации, степень снижения состояния неопределенности.

Информация, удовлетворяющая этим требованиям, может считаться качественной. Но не следует забывать, что чем больше информация удовлетворяет требованиям качества, тем более дорогостоящий процесс ее получения. Поэтому сбор информации должен осуществляться только до тех пор, пока выгоды от ее получения не превысят затраты на ее сбор и обработку.