Требования к составлению документов в электронном виде.

Упорядочение процессов документирования включает поми­мо соблюдения процедур составления документов также опре­деленные требования к их изготовлению, что обеспечивает еди­ный стиль их оформления .

Перечислим правила изготовления документов на печатаю­щих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональ­ное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер:

• составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5—2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2—3 интервала­ми. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме тек­ста) - 28 знаков;

• текст документа на бланках А4 печатают через 1,5 меж­строчных интервала, на бланках А5 — через 1 интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на докумен­те и оформления документа сводятся к следующему. От границы левого поля печатают реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись", "Гриф согласования", заверительные надписи "Верно"; в приказах, распоряжениях слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ; в протоколах слова: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИ­ ЛИ, РЕШИЛИ.

Отступ в пять печатных знаков от границы левого поля озна­чает начало абзаца.

Отступ в 32 печатных знака — реквизит "Адресат".

Отступ в 40 печатных знаков — реквизит "Гриф утвержде­ния".

С отступом в 48 печатных знаков печатают инициалы и фа­милию должностного лица в реквизите "Подпись".

Оформление деловых писем

Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия, является письмо.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо должно состав­ляться в том случае, если невозможно решить вопрос другими, более оперативными методами (личная беседа, телефонный раз­говор). Многочисленные виды служебных писем можно разде­лить на две группы: письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа. Ниже приведены условные названия таких писем :

Письма, требующие ответа;	Письма, не требующие ответа;
Письмо-просьба;	Письмо-предупреждение;
Письмо-обращение;	Письмо-напоминание;
Письмо-предложение;	Письмо-отказ;
Письмо-запрос;	Письмо-распоряжение;
Письмо-требование;	Сопроводительное письмо;
Письмо-претензия;	Письмо-извещение;
Письмо-приглашение;	Гарантийное письмо;
Информационное письмо;	Инструкционное письмо.

Из названия в целом ясна направленность содержания доку­мента. Поясним лишь некоторые виды писем.

Сопроводительное письмо прилагается к основному докумен­ту в тех случаях, когда он требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направ­лен основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки.

Гарантийное письмо содержит обязательство оплаты какого-либо вида работ, сроки выполнения и обеспечение качества про­дукции. Если в гарантийном письме речь идет о денежных опе­рациях, то его обязательно подписывает главный бухгалтер организации.

Инструкционные {директивные) письма исходят из органов государственной власти различного уровня и содержат, как пра­вило, рекомендации, указания, разъяснения руководителю пред­приятия по вопросам отчетности, налогов, экологии.

Для составления письма используется специальный бланк для внешних документов. Основное отличие его в том, что он содержит в заголовочной части полный перечень реквизитов предприятия: название, почтовый адрес, номер телефона, факс, адрес электронной почты, а в гарантийных письмах еще и бан­ковские реквизиты. Заголовочная часть письма содержит пра­вую и левую части. В левой части указываются реквизиты: эмб­лема, название предприятия, полный юридический адрес, дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, если пись­мо является ответом — заголовок к тексту. Название документа не указывается. В правой части указываются составные части реквизита "Адресат". Реквизит "Адресат" содержит:

• наименование фирмы, в которую направляется документ (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именитель­ном падеже);

• должность, инициалы, фамилия лица, которому направ­ляется документ (в дательном падеже).

Не все составные части реквизита могут быть указаны. На­пример, почтовый адрес не указывается, если письмо направля­ется в правительственное учреждение или постоянным адреса­там. Если письмо направляется частному лицу, то, естественно, не будут указаны название предприятия и должность.

Если письмо направляется двум-трем адресатам, то сначала указывается адрес основного получателя, а затем остальных. В случае если письмо направляется многим адресатам, то состав­ляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается адрес только одного получателя.

Составные части реквизита "Адресат" располагаются в пра­вой стороне заголовочной части, не менее чем в 8 см от границы левого поля документа.

Примеры оформления реквизита "Адресат".

Пример 1

Директору ОАО "Старт" г-ну А.В. Полякову 190330, Санкт-Петербург, ул. Строителей, 14

Пример 2

ЗАО "Восход"

Начальнику отдела рекламы г-ну Б. Г. Егорову

190023, Санкт-Петербург, ул. Гороховая, 50

Пример 3

Директору школы № 1023

копия:

Главному врачу детской поликлиники № 106

Текст письма должен быть кратким, ясным, логичным, убе­дительным, корректным, не содержать эмоциональной окрас­ки. Для большинства писем характерны обороты речи, часто используемые в различных ситуациях.

Текст письма состоит из вступительной, основной и заклю­чительной частей.

Вступительная часть содержит обращение различной степени официальности, от строго официального до личного, например:

• Господин Вешняков;

• Уважаемый господин Вешняков;

• Уважаемый Владислав Викторович;

• Владислав Викторович;

• Уважаемые господа (употребляется в случае коллективного обращения или когда неизвестны имена получателей письма).

Если письмо является ответом, то далее можно привести слова благодарности за сотрудничество:

• подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма;

• большое спасибо за письмо.

Вводная часть основного текста письма содержит причины, вызвавшие составление письма. Здесь приводятся ссылки на факты, даты и документы, например:

В связи с тем что при проведении ремонта кровли здания (договор №17от 20.03.2000) было обнаружено нарушение технологии проведе­ния работ (акт №2 от 08.09.2000)...

Основные обороты вводной части:

• в связи с...;

• согласно контракту (предварительной договоренности) от...;

• в соответствии с... и т.д.

В зависимости от темы письма используются следующие обороты.

Отправка груза, документа (сопроводительное письмо)

• Направляем Вам...

• Отправляем Вам...

• Высылаем Вам.

Напоминание, предупреждение

• Напоминаем Вам, что...

• По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу...

• Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...

• Задержка поставок может привести к...

• Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэто­му мы вынуждены...

Извещение

• Сообщаем Вам, что...

• Ставим Вас в известность, что...

• Извещаем Вас, что...

Гарантия

• Оплату гарантируем.

• Фирма гарантирует качество продукции.

Предложения

• Мы рады предложить Вам...

• Предлагаем Вам...

• Мы можем рекомендовать...

• Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

Отказ

• К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...

• К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за...

• К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...

Приглашение

• Просим Вас принять участие...

• Приглашаем Вас...

• Мы рады пригласить Вас...

На нижеследующем рисунке представлена структура письма.

Эмблема предприятия

Наименование предприятия

Полный юридический адрес

Адресат:

Наименование предприятия

Почтовый адрес

Должность,

ИОФ получателя

Дата №

На № от

Заголовок к тексту

Обращение

Причины написания письма

Основная часть

С уважением (или другие фразы)

Должность Подпись И.О. Фамилия

Рисунок 3. Структура письма.

Письма обычно заканчивают фразами с пожеланиями про­должения сотрудничества:

• Надеемся на Вашу заинтересованность в продолжении связей.

• Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.

• Надеемся, что наша просьба не будет затруднительной.

• С уважением.

• С наилучшими пожеланиями.