Российский рынок систем автоматизации документооборота и делопроизводства

Современная система автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД), или, как бе чаще называют, элект­ронная офисная система (ЭОС), — это совокупность информа­ционных технологий, ориентированная на совместное и скоор­динированное использование "электронных" методов сбора, обработки, хранения и передачи информации, в том числе и управленческой, которая может быть представлена в виде тек­стов, рисунков, графиков, таблиц, аудио- и видеоинформа­ции.

Согласно анализу программных систем автоматизации де­лопроизводства и документооборота, созда­ние и внедрение систем автоматизации делопроизводства и до­кументооборота преследует достижение следующих целей.

В области обработки документов:

• обеспечение повышения оперативности и качества рабо­ты с документами, упорядочение документооборота, контроль за исполнением;

• создание условий для перехода от традиционного бумаж­ного документооборота к электронной безбумажной технологии;

• создание необходимых условий для повышения доли ин­теллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

• обеспечение повышения качества документов, создавае­мых в организации;

• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.

В области контроля за исполнительской дисциплиной:

• обеспечение автоматизированного контроля за прохожде­нием документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело;

• своевременное информирование сотрудников и руковод­ства о поступивших и создаваемых документах, исключение по­терь документов;

• обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и ука­заний руководства организации, оперативное получение инфор­мации о состоянии исполнения и месте нахождения любого до­кумента;

• сокращение сроков прохождения и исполнения документов.

В области организации доступа к информации:

• обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов);

• организация логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска документов по тематическому набору реквизитов.

В области аппаратно-программного объединения всех подразде­лений организации:

• единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

• объединение потоков электронных документов между под­разделениями организации;

• использование общей для всех организаций системы ин­дексации документов, общих справочников-классификаторов (таких, как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) докумен­тов и т.п.;

• обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

Существующие САДД в основном соответствуют указанным, общим для всех электронных офисных систем целям, тем не менее согласно с известным подходом их классифицируют:

• по используемым технологиям делопроизводства;

• по функциональным характеристикам систем;

• по соответствию основным задачам делопроизводства;

• по программной реализации;

• по стоимостным показателям.

Рассмотрим каждую группу классификационных признаков подробнее.

Классификация по используемым технологиям делопроизвод­ства. На практике и в теории делопроизводства и документоо­борота сложились в основном две технологии, которые условно называют "российской" и "западной".

Для российской технологии характерны следующие особенно­сти:

• четко выраженный вертикальный характер движения до­кументов (руководитель — исполнитель — руководитель) внутри организации;

• отслеживание всего комплекса работ с документами в ре­гистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резо­люции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.;

• ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки доку­ментов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.

Технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопро­изводители отслеживают их действия с помощью регистрацион­ных и контрольных карточек. Еще одна особенность — относи­тельно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, высокая степень их стандартизации. К системам автоматизации данной технологии относятся:

• «Дело 8.6» (разработка «Электронные офисные системы», г. Москва);

• «DIS: Class Золушка –WIN» ( разработка НТЦ «ИРМ», г. Москва).

Западные технологии делопроизводства и документооборота существенно отличаются от российских и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников. Особенностями западной технологии является:

• характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство;

• отсутствие централизованного контроля;

• регистрация документов проводится непосредственными исполнителями, некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, не создается.

Основной особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем. Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного продукта», а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение.

К системам данного направления относятся:

• Русифицированные версии популярных западных систем:

1. DocsOpen (разработка PC DOCS);

2. LinkWorks ( разработка DEC);

3. Staffware (разработка Staffware PLS);

4. Lotus Notes (разработка Lotus-IBM);

• Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных:

1. Company Media и Office Media компании Inter Trust Москва (Lotus Notes);

2. система «Ирида» компании IBS, Москва (Lotus Notes);

3. производственный комплекс «делопроизводство» фирмы ИнТорКон, Челябинск (Lotus Notes);

4. система «Золушка-Кабинет» НТЦ «ИРМ», Москва (Lotus Notes).

5. решения компании АО "Весть", Москва (DocsOpen);

6. решения компании "Метатехнология", Москва (Staffware и Excalibur);

7. система Optima WorkFlow, АОЗТ "Оптима" (MS Exchange, MS SQL);

• Собственные разработки российских компаний:

1. система LanDocs компании "Ланит";

2. электронный архив Effect Office компании "Гарант Inter­national";

3. система "Документ-2000" компании "Телком Сервис";

4. система "Крон" компании "Анкей";

5. электронный архив "Евфрат" компании Cognitive Tech­nologies.

Классификация по функциональным характеристикам. Осно­вана на том, что системы автоматизации документооборота и делопроизводства ориентированы на решение определенного круга задач и выполняют ряд функций - организуют докумен­тооборот, архив, поиск документации и т.д.

При этом термином "документооборот" обозначают строго регламентированное и формально контролируемое движение готовых документов как внутри организации, так и за ее пре­делами. С другой стороны, документооборот в сочетании с достаточно сложным набором реквизитов регистрационно-кон-трольных форм предполагает многошаговые алгоритмы прохож­дения документов по организации. Под электронным докумен­тооборотом в специальной литературе обычно понимают произвольный обмен документами и информацией в компью­терной сети. В свою очередь, под архивом организации понима­ют некоторую сложившуюся систему ведения номенклатуры дел, формирования дел, организации хранения и тому подобное, в то время как термин "электронный архив" подразумевает обычно перенесенные на машинный носитель тексты и изображения документов с некоторыми поисковыми возможностями.

Предусмотренная в САДД функциональность сведена в табл. 2.1, при этом представленные на российском рынке системы позиционированы по приведенному ниже перечню категорий.

• Специализированные системы автоматизации делопроизвод­ства и документооборота предназначены для решения широко­го круга делопроизводственных задач в отечественных органи­зациях. Как правило, это системы, созданные российскими фирмами-разработчиками.

• Системы автоматизации документооборота (управление документами, document management) обеспечивают эффективное хранение и обработку сложных совокупностей структурирован­ных данных.

• Системы управления потоком работ (WorkFlow) предназ­начены для автоматизации сложных многошаговых алгоритмов работы с документами в организации. Каждый тип документа, в частности, может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обра­ботки и дальнейший маршрут могут в общем случае зависеть от предыстории документа и текущих событий. Примером такой системы является пакет Staffware (Staffware PLS).

• Электронные архивы документов — это системы организа­ции, хранения документов в электронном виде и их поиска. Характерным примером электронного архива документов явля­ются системы правовой информации, позволяющие быстро ори­ентироваться во множестве нормативно-правовых актов.

• Системы коллективной обработки документов (GroupWare) позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом обеспечивается оперативное отслеживание всех изменений и версий, например, в системах Novell Group Wise и Lotus Domino. Doc (Lotus-IBM). Как правило, в таких программах реализованы подсистемы пе­ресылки документов (электронная почта, e-mail), обеспечиваю­щие передачу документов и сопроводительной информации пользователям компьютерной сети. Возможности подсистем от­личаются по мощности: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, предназначенных для построения и функционирования территориально распре­деленных корпоративных систем, позволяющих, например, свя­зывать с документами специфические наборы реквизитов и мар­шруты движения.

Отметим, что на этапе подготовки документов можно при­менять произвольные информационные технологии от тексто­вых процессоров (входящих в состав интегрированных офисных пакетов типа Microsoft Office, Lotus SmartSuite, Borland Office и др.) до систем коллективной подготовки документов.

Классификация по соответствию основным задачам докумен-тационного обеспечения управления. В качестве базиса исполь­зует следующие положения. Документационное обеспечение является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений,существенно влияющей на оперативность и качество управле­ния. Процесс принятия управленческого решения включает по­лучение информации, ее обработку, анализ, подготовку и при­нятие решения. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то в результате ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оператив­ности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации по­иска, хранения и использования документов. Традиционно вы­деляют три основные задачи ДОУ, решение которых обеспе­чивают не все представленные на рынке САДД (см. табл.2.1).

Классификация САДД по программной реализации. Предус­матривает различие возможностей рассматриваемых систем в части использования платформ информационных технологий (си­стемы клиент-сервер, интернет/интранет-технологии), средств вычислительной техники, общесистемного и специализирован­ного программного обеспечения, таких, как операционные сис­темы, системы управления базами данных (СУБД), средства про­ектирования и разработки.

Классификация по стоимостным показателям. Обычно носит весьма условный характер, поскольку основывается на данных открытой печати, как правило, устаревших, однако позволяет определить порядок и структуру стоимости САДД. Заметим, что стоимость систем отражает их функциональные возможности, а также зависит от стоимости "внешних" систем, таких, как ис­пользуемые СУБД, системы полнотекстового поиска, электрон­ной почты и др. Следовательно, при решении практических задач менедж­мента, в частности для обеспечения комфортной атмосферы коллективной работы персонала, бесспорно пригодятся знания классификации САДД.