6.Оформлення сторінки документа.

Управлінські документи оформляють на папері формату А4 та А5. Згідно зі стандартом «Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» з усіх боків сторінки залишають вільні береги: лівий 20мм; правий 8мм;верхній 10мм; нижній 8мм.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

нові стандарти)

• лівого — 20 мм (8 пробілів);

• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

• верхнього — не менше ніж 10 мм (3—4 інтервали);

• нижнього — не менше ніж 8 мм (2—4 інтервали).

Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39— 72 «

»на даний момент)

• лівого — 35 мм (13 пробілів);

• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

• верхнього — 20 мм (4— 5 інтервалів);

• нижнього — не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній — для нанесення реквізитів 29, 30, 31.

Перша сторінка документа друкується на бланку, наступні – на чистих аркушах паперу. На наступну сторінку не можна переносити менше двох рядків. Небажано:1)відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу.2)переносити слово на межі сторінок, краще перенести це слово на наступну сторінку.3)починати один рядок абзацу на сторінці, що закінчується, краще починати новий абзац із нової сторінки.

4.Документ як основний вид офіційно-ділового стилю.

Документ – основний вид ділової мови; засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Документи широко використовуються в нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи. Документ є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Документи мають велике правове значення, тобто юридичну силу. Документ повинен бути: достовірним; переконливим; належним чином відредагованим і оформленим; повинен містити конкретні пропозиції та вказівки. Загальні функції документів: 1)інформаційна(документ створюється для зберігання інформації); 2)соціальна(документ задовольняє певну соціальну потребу); 3)комунікативна(документ – це засіб зв’язку між організаціями); 4)культурна(закріплює та передає культурні традиції). Спеціальні функції документів:1) управлінська;2)правова;3)історична. Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Види документів: 1)За найменуванням(заява,лист,довідка,інструкція,телеграма,протокол).2)За походженням(службові та особисті).3)За місцем виникнення(внутрішні, мають чинність лише в середині певної організації, та зовнішні, що є результатом спілкування установи з іншими організаціями).4)За призначенням(щодо особового складу,кадрові,довідково-інформаційні,організаційні,розпорядчі,господарсько-договірні)5)За напрямом(вхідні та вихідні).6)За формою(стандартні та індивідуальні).7)За терміном виконання(звичайні,безстрокові,термінові,дуже термінові).8)За ступенем гласності(для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні).9)За стадіями створеня( оригінал і копія)10)за складністю(прості та складні)11) за терміном зберігання(тимчасового, -до10р-, тривалого ,більше 10р--,постійного зберігання)12) за технікою відтворення( рукописнві, друковані)13) за носієм інформації( на папері, фотоплівці, дискеті)14)за юридичною силою( справжні, фальшиві)

Вимоги до мови ділових документів

Вимоги до мови ділових документів

Текст — головний елемент документа. При складанні тексту мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — імовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом Пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.Текст документа повинен бути точним, тобто не повинен містити собі подвійного значення слів та висловів. При складанні тексту слід дотримуватися таких правил: 1. Текст викладають від 3-ї особи. 2.Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів.3.Уживати стандартизовані словосполучення (відповідно до, у звязку з, згідно з, в порядку).4.Дієприслівникові звороти вживати на початку речення.5.Звернути увагу на вживання дієприкметників та дієприкметникових зворотів.6.Дієслівні конструкції, як активний ,пасивний звороти.Активний зворот - це конструкція, в якій підмет виражає діючу особу чи предмет, присудок виражений дієсловом дійсного способу і при ньому є прямий додаток. Пасивний зворот - це конструкція, в якій підмет виражає об'єкт дії, додаток у формі орудного відмінка — суб'єкт дії, а присудок виражений дієсловом або дієприкметником пасивного стану. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну рму дієслів слід заміняти на пасивну. Не слід у документах викладати прохання у вигляді жорсткої вимоги, яка припускає лише одне розв'язання проблеми.Неправильно Правильно:Просимо Вас активно розв 'язати це питання Просимо Вас розглянути нашу пропозицію8.Використовувати формули ввічливості за допомогою :шановний, вельмишановний, високоповажний.9.У листах-відповідях варто згадувати дату отриманого листа.10.Лист доречно закінчувати словами: 3 повагою..., З глибокою повагою..., Із найкращими побажаннями...11.Великі можливості у досягненні мовного етикету містять вставні слова:Ваше прохання не може бути задоволене - висловлена категоричність.На жаль, Ваше прохання не може бути задоволене категоричність більш стримана.12. Намагайтеся віддавати перевагу простим реченням, уживати прямий порядок слів. Завод звертається до Вас з проханням про надання допомоги.