Тема 20: Основные требования к построению формуляра-образца.

Можно выделить основные требования к построению формуляра-образца.

Формуляр-образец строится для одного или нескольких документов, относящихся к единой подсистеме УСД по ОК Республики Беларусь 6.10.1-95.

Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные исходные документы после унификации реквизитов и определения площадей, необходимых для их размещения.

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план разме­щения реквизитов или описание реквизитов с указанием их последовательности и занимае­мой площади с учетом взаимного расположения реквизитов.

Формуляр-образец должен устанавливать: формат бумаги, конструкционную сетку, служебные поля, расположение частей, зон и реквизитов с учетом двухсторонней печати.

Формат бумаги определяют исходя из свойства и суммарной площади, занимаемой рек­визитами документа с учетом размера полей для подшивки. Рекомендуется использовать форматы АЗ, А4, А5 и А6 (по ГОСТу 93.27). Стандарт допускает использовать кратные им форматы.

Конструкционная сетка образуется пересечением вертикальных и горизонтальных ли­ний, ограниченных полями, на бумаге установленного порядка. Расстояние между соседними линиями определяется техническими характеристиками печатных устройств: между верти­кальными линиями - 2,6 мм (=пробел в пишущей машинке), между горизонтальными - 4, 25 мм (=интервал в пишущей машинке) (в теперешних стандартах этого нет, берется из старых стандартов). Линии конструкционной сетки должны иметь порядковые номера.

Конструкционным элементом проектируемых УФД является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями. Ячейка кон­струкционной сетки - это поле для размещения одного знака документа, включая пробел.

Конструкционным элементом может быть базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки конструкционной сетки.

Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линий конструкционной сетки, разделенными точка­ми.

Установлено три зоны формуляра-образца: заголовочная, содержательная и оформляющая. Они устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образца опре­деляются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки. Зоны формуляра-образца устанавливают границы расположения определенной номенклатуры рек­визитов и обозначаются координатами верхней левой и нижней правой ячеек конструкцион­ной сетки, между которыми ставится знак «тире».

В заголовочной части устанавливают две зоны: для размещения реквизитов заголо­вочной части документов; для размещения кодовых обозначений реквизитов заголо­вочной части.

В содержательной части формуляра-образца размещаются реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм, и устанавливаются поля данных с учетом границ установленных зон. В границах содержательной части формуляра-образца выделяется спе­циальная зона для записи реквизитов, подлежащих дальнейшей обработке средствами вы­числительной техники. Границы таких реквизитов следует выделять жирной линией.

В границах оформляющей части формуляра-образца устанавливают одну зону. В оформляющей части размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам с обязательным включением реквизита «Дата заполнения документа» или

подписи лица / лиц, ответственных за правильность заполнения формы, предусматривается место для печати (при необходимости).

Унификация и стандартизация документов осуществляются как на национальном, так и на международном уровнях. На международном уровне ведущая роль в унификации и стан­дартизации документов принадлежит Международной организации по стандартизации (18О). Именно этой организацией приняты различные стандарты:

• 180 5127.1-83 «Документация и информация. Словарь терминов. Часть 1. Основные понятия»;

• 180 800-88 «Понятия и термины. Международная унификация»;

• 180 216-1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и Б»;

• 180 3535-1977 «Формуляр-образец и конструкционная сетка»;

• 180 8439-90 «Разработка бланков. Основные положения»;

• 180 6422-1985 «Типовые бланки для торговой документации» (именно с торговой документации началась унификация документов в международном масштабе);

• 180 353-1975 «Деловая документация и некоторые виды бланков. Способ выражения размеров»;

• 180 269-1985 «Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры»;

• 180 11180-1993 «Адресация почтовая».