4. Классификаторы информации, их назначение, виды.

Классификаторы – систематизированные своды наименований объектов, признаков классификации и их кодовых обозначений. Они используются двояко:

· для ручного проставления кодов в документах. В этом случае они оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных документов к компьютерной обработке;

· классификаторы хранятся на машинных носителях. Это позволяет автоматически декодировать информацию и формировать необходимые тексты в выходных документах.

Классификаторы есть:

· общегосударственные. Они разрабатываются централизованно и являются едиными для всей страны. Например, классификатор отраслей народного хозяйства ОКОНХ;

· отраслевые. Они едины для какой-то отрасли. Например, классификатор видов оплат и удержаний из заработной платы в пищевой промышленности;

· локальные. Они характерны для данного экономического объекта. Например, классификатор структурных подразделений предприятия.

5. Понятие кодирования информации. Методы кодирования.

Для записи информации на носители и ее обработки используется кодирование информации – это образование и присвоение кодового обозначения объекту классификации, признаку классификации и (или) классификационной группировке. Коды позволяют: уменьшить объем информации, вводимой в ЭВМ; облегчить запись на машинные носители; поиск и сортировку; обеспечить наглядность выходных документов. В процессе кодирования объектам классификации присваиваются цифровые, буквенные или буквенно-цифровые кодовые обозначения.

Коды классифицируют по:

· форме представления – на цифровые и алфавитно-цифровые;

· длине – на однозначные и многозначные;

· методу образования – на порядковые, серийно-порядковые, разрядные, комбинированные.

В случае порядкового метода кодирования объектам присваиваются порядковые номера, начиная с единицы; серийно-порядкового – выделяется серия номеров, а внутри серии – присваиваются порядковые номера (пример – нумерация комнат на этаже). Разрядный метод применяется для кодирования объектов, определяемых несколькими соподчиненными признаками. Каждому признаку классификации отводится определенное число разрядов, в пределах которого кодирование начинается с единицы.

Классификационные группировки по младшим признакам кодируются в зависимости от кода более старшего признака.

6. Внутримашинная организация экономической информации: файловая организация данных и базы данных. Преимущества баз данных.

В первые годы автоматизированной обработки информации, в 50 –х, начале 60–х годов, использовалась файловая организация данных. Данные хранились в файлах последовательного доступа. Это заставляло прикладную программу обрабатывать файл целиком, когда необходимо было обратиться к определенной записи, что, конечно же, существенно замедляло скорость обработки данных. С появлением в 60–е годы устройств прямого метода доступа к данным – магнитных дисков – появилась возможность напрямую обратиться к нужной записи. Однако и это не дало существенного повышения скорости обработки и достоверности данных.

К недостаткам файловой организации данных относятся:

1) дублирование данных;

2) жесткая связь данных и прикладных программ. При программировании задач описание данных включалось непосредственно в программу. Если изменялась организация данных, то переделывалась и программа, что требовало больших затрат труда программиста. Программы оказывались узкоспециализированными;

3) ограниченный контроль данных;

4) недостаточные возможности управления данными.

Перечисленные недостатки файловой организации, а также необходимость централизации данных, коллективного доступа к ним, повышенные требования к скорости обработки и достоверности данных были причинами, обусловившими быстрое развитие баз данных.

База данных (БД) - именованная совокупность данных, отображающая состояние объектов, их свойства и взаимоотношения в некоторой предметной области. Объектом может быть предмет, вещество, событие, лицо, явление, абстрактное понятие, то есть все то, что может характеризоваться набором значений некоторой совокупности атрибутов. Атрибут – это информационное отображение свойства объекта. Например, объект «книга» характеризуется атрибутами: «наименование», «авторы», «количество страниц», «тираж», «цена» и др. Предметная область - часть реального мира, которая описывается и моделируется с помощью БД.

БД можно рассматривать как информационную модель объекта, от обоснованности, точности и достоверности которой во многом зависит эффективность управления объектом.

В БД информация хранится централизованно. Многие могут иметь возможность доступа, просмотра и изменения данных – все в одно и то же время, при этом пользуясь самой последней версией информации. Централизованное хранение позволяет легче данные изменять, согласовывать, экономить дисковое пространство.

БД представляет собой новый подход к организации данных. Она позволяет обращение к данным без знания физического расположения их в памяти компьютера, вследствие чего доступ к данным и их обработка более эффективны. Разработка прикладных программ, использующих БД, становится легче, быстрее, дешевле, более гибкой. В этом главные преимущества БД над файловой организацией данных.

Создание БД представляет трудоемкий процесс, требующий определенной квалификации. При разработке БД надо учитывать следующие требования:

1. Многократное использование данных.

2. Быстрый поиск и получение информации по запросам пользователей.

3. Простота обновления данных.

4. Уменьшение излишней избыточности данных.

5. Отсутствие дублирования данных в различных компонентах БД, обеспечивающее однократный ввод данных.

6. Защита данных от несанкционированного доступа, от искажения и уничтожения.

7. Целостность БД. Это требование полноты, непротиворечивости и сохранности данных.

Преимущества использования БД заключаются в следующем:

1. Возможность расширения и модификации данных.

2. Возможность обеспечения независимости данных в БД от программ их обрабатывающих.

3. Возможность вести быстрый поиск необходимых данных по запросам пользователя.

4. Возможность обеспечения защиты секретных данных от постороннего вмешательства.

5. Возможность обеспечения целостности данных и др.