36. Какова роль переписки в системе информационно-справочной документации?

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80\% входящей и исходящей документации. Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида — почтовая связь и электронная связь. Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

36. Какие существуют виды деловой переписки?

Личная и официальная, внешняя и внутренняя, на бумажных носителях и на электронных носителях.

36. Какие требования должны соблюдаться при ведении переписки?

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:  

• письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;  

• письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;  

• независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;  

• содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

• Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

36. Определения справочно-информационных документов.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Служебное письмо - обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста- пересылкой по почте (телеграмма, телекс, телефонограмма)

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.

предложение, жалоба, докладную записку и др.

36. Какие существуют виды протоколов?

Полный – фиксируются все выступления на заседании

Краткий – фамилии выступающих + краткая запись о теме выступления

36. Определения справочно-аналитических документов.

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Справка – документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу

Заключение – документ, содержащий мнения, выводы организации или комиссии по какому-либо вопросу.

Отзыв содержит мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Список или перечень – фиксируется систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный с целью распространения на них определенных норм и требований.