Ms Excel. Форматирование ячеек

Форматирование - это изменение внешнего вида текста без изменения содержания. Информация, которая находится в ячейках, может быть представлена в различной форме. Прежде, чем изменить вид информации, необходимо выделить ячейку, блок ячеек или несколько блоков, которые требуется форматировать. Для того чтобы выделить всю строку (столбец), следует щелкнуть «мышью» по заголовку строки (столбца). С целью выделения всей таблицы, необходимо нажать кнопку в верхнем левом углу таблицы, слева и сверху от ячейки А1.

При выделении нескольких несмежных блоков ячеек одновременно, нужно воспользоваться клавишей Ctrl на клавиатуре.

Операции по форматированию информации выполняются либо выбором соответствующих кнопок на панели инструментов, либо командой Формат - Ячейка пункта горизонтального меню. При этом можно изменить как внешний вид данных:

• выравнивание;

• тип шрифта, размер шрифта, начертание;

• цвет фона и цвет текста, (все указанные кнопки находятся на панели инструментов Форматирование);

так и форму представления информации:

• в окне команды Формат - Ячейка во вкладке Число можно установить разные форматы для числа. Например, если для числа требуется задать два знака после запятой, нужно выбрать формат «Числовой», установить число десятичных знаков 2 и нажать кнопку «ОК». Для данных типа Дата выбираем строку «Дата», для денежных данных - «Денежный» и т.д.

Для изменения формата чисел можно, кроме того, воспользоваться кнопками на панели инструментов «Форматирование»:

В том случае если в ячейке вместо числа появится выражение типа 1,2Е+10 (экспоненциальное представление) или знаки «#####», значит, ширина ячейки недостаточна (см. п. 10), необходимо увеличить ширину столбца.

Для того чтобы изменить размеры столбца (строки) можно выполнить следующие действия:

• установить указатель мыши (указатель примет форму двухсторонней

стрелки ) на правую (нижнюю) границу в заголовке столбца

(строки) и переместить границу влево или вправо (вверх или вниз);

• дважды щелкнуть по границе столбца в заголовке столбца;

• выделить хотя бы одну ячейку в столбце или в строке, в меню выбрать команду Формат - Столбец - Ширина или Формат - Строка - Высота и указать в соответствующем диалоговом окне нужное значение ширины (высоты). Ширина столбца (строки) измеряется в символах, а высота строки измеряется в пунктах.

Для переноса текста по словам, для поворота текста в ячейке на определенный угол необходимо выделить форматируемые ячейки, войти в меню Формат - Ячейки - Выравнивание и выбрать команды «Переносить по словам», «Ориентация» / «Надпись» соответственно.

Следует отметить ряд полезных операций по форматированию данных:

• сортировка данных в таблице, панель инструментов Стандартная;

• копирование формата из одной ячейки в другую, панель инструментов Стандартная;

• обрамление таблицы, панель инструментов Форматирование.

Копирование информации в MS Excel

В том случае, когда необходимо скопировать содержимое одной ячейки в смежные, требуется выделить ячейку с набранной информацией и подвести указатель «мыши» к нижнему правому углу этой ячейки. Курсор примет вид тонкого черного крестика +:

Далее необходимо нажать левую кнопку «мыши» и, не отпуская ее, провести курсор вниз (вправо), так чтобы пунктирная линия охватывала ячейки, которые нужно заполнить (столбец или строку соответственно).

Указанный метод применяется для автозаполнения однородной информацией. Например, необходимо пронумеровать строки (столбцы). В две смежные ячейки в строке (столбце) требуется ввести числа 1 и 2; выделить блок с этими цифрами и «протянуть» настолько, насколько нужно вправо (вниз), при этом столбцы (строки) нумеруются автоматически. Или, например, записывая слово «январь» и выполняя «Автозаполнение», можно получить все месяцы года.

В том случае, если необходимо скопировать данные в несмежные ячейки, требуется воспользоваться буфером обмена либо используя клавишу Ctrl.

При копировании данных копируется также и их формат !

Можно передвигать таблицу или часть ее на новое место:

• установить указатель «мыши» на рамку выделенного блока, при этом указатель должен принять форму стрелки;

• нажать левую кнопку «мыши» и, удерживая ее, перетащить рамку на новое место.

Пустые строки (столбцы) вставляются перед текущей ячейкой.

С помощью команды Правка - Удалить можно удалить выделенные столбцы и строки.

Для очистки выделенного блока ячеек можно воспользоваться командой Правка - Очистить.