Лекция 6 Электронные таблицы Excel
Довольно часто обрабатываемую информацию удобно представлять в виде таблиц (расписание уроков, накладная, начисление заработной платы), и выполнять различные расчеты в этих таблицах.
Таблица - это совокупность данных, упорядоченных по строкам и столбцам. Для решения задач, представляемых в виде таблиц, разработаны специальные пакеты программ, которые называют электронными таблицами или табличными процессорами.
Microsoft Excel - электронная таблица, Приложение из пакета MS Office системы Windows. В качестве основных можно выделить следующие функции Excel:
-
решение экономических задач (создание бланков, планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет кадров и затрат);
-
решение инженерных задач;
-
решение математических задач;
-
построение графиков и диаграмм.
Запуск приложения MS Excel производится из Главного меню системы, раскрывающегося нажатием кнопки Пуск. В раскрывшемся Главном меню выбираем пункт Программы, подпункт MS Excel.
Завершение приложения MS Excel производится нажатием мышью кнопки с крестиком в правом верхнем углу или выбором команды горизонтального меню Файл—Выход.
Ms Excel. Основные понятия
Документом Excel является файл с произвольным именем и расширением .xls. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой. В рабочей книге может размещаться от 1 до 255 рабочих листов.
Лист (таблица) разделен на строки и столбцы. Строки имеют номера от 1 до 65536, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A,B,...Z,AA,AB...IV.
На пересечении строки и столбца располагается основной структурный элемент таблицы - ячейка.
При перемещении по таблице меняется Адрес ячейки в Поле имени.
Адрес ячейки представляет собой комбинацию имени столбца и номера строки, на пересечении которых она находится. Обозначение ячейки, составленное из имени столбца и номера строки (например: А1, В4,...) называется относительным адресом или просто адресом. При выполнении некоторых операций копирования, удаления, вставки этот адрес автоматически изменяется в формулах. Для того, чтобы отменить автоматическое изменение адреса ячейки, необходимо назначить ей абсолютный адрес. Для этого нужно поставить перед номером столбца и (или) перед номером строки знак доллара «$». Например, в адресе $А5 при копировании вправо не будет меняться номер столбца, в адресе В$7 при копировании вниз не будет меняться номер строки, а в адресе $Н$5 при любом копировании не будет меняться ни тот, ни другой номер.
Для того, чтобы сделать ссылку на диапазон ячеек, можно указать через двоеточие адреса начальной и конечной ячейки в диапазоне (например, обозначение А7:Е7 адресует ячейки А, В, С, D, Е в строке 7, обозначение ВЗ:В6 адресует ячейки 3, 4, 5, 6 в столбце В, а обозначение C4:G14 адресует блок ячеек с С4 по G14).
Вид окна MS Excel
По аналогии с любым другим приложением Windows, окно приложения Excel содержит следующие компоненты:
-
строку Горизонтального меню, которая включает основные команды;
-
Панели инструментов («Стандартная» «Форматирование»);
-
Полосы прокрутки;
а также свои специфические элементы:
-
Строку ввода данных, в которой редактируют данные и формулы;
-
Заголовки столбцов (с обозначениями А, В, С...);
-
Заголовки строк (с обозначениями 1, 2, 3...);
-
Строку с ярлычками листов, для перехода от одного листа к другому;
-
Строку состояния, отображающую сообщения о выбранных командах.
Строка заголовка
В том случае, если не хватает каких-либо кнопок и т.д., необходимо активизировать соответствующие переключатели в диалоговом окне Вид — Панели инструментов - «Стандартная» и «Форматирование» и определенные переключатели в диалоговом окне Сервис - Параметры.
Для сохранения документа можно также использовать комбинацию клавиш Shift+F 12.
MS Excel. Ввод данных
Для того, чтобы ввести данные в ячейку, необходимо выполнить следующие действия:
-
щелкнуть мышью по выбранной ячейке;
-
в месте появления текстового курсора набрать информацию (это может быть текст, число, дата, время, формула, функция);
-
завершить ввод данных нажатием клавиши Enter, либо нажатием кнопки 7 в строке ввода данных, либо щелчком мыши по другой ячейке (при вводе формул последнее утверждение не справедливо).
С целью отмены ввода в ячейку или строку ввода данных необходимо нажать Esc или кнопку с красным крестиком х в строке ввода данных.
Для того, чтобы иметь возможность редактировать данные в ячейке, необходимо щелкнуть «мышью» по ячейке. Затем содержимое ячейки можно редактировать в строке ввода данных. Двойной щелчок по ячейке позволяет редактировать данные в самой ячейке. При вводе текста в ячейку он может не поместиться в одной ячейке и будет автоматически наложен на соседние ячейки. Именно наложен, а не введен в эти ячейки, т.е. указанные соседние ячейки фактически остаются незаполненными. В этом можно убедиться, установив курсор в любой из них. Строка ввода данных будет пуста, и только при установке курсора в ячейку ввода строка ввода будет не пуста. Указанную ячейку можно переформатировать таким образом, чтобы весь текст отобразился только в ней. Для этого необходимо увеличить ширину ячейки или разбить текст на несколько строк.