5. Концепция электронного документа

Для эффективного управления процессами на предприятиях и в организациях необходима эффективная система электронного документооборота.

Основным понятием системы электронного документооборота является электронный документ. Электронный документ – это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

Преимущества электронного документооборота:

1. Отслеживание и контролирование бизнес-процессов

2. Повышение исполнительской дисциплины.

3. Сокращение затрат времени на операции с документами

4. Обеспечение конфиденциальности информации и доступ к документам в соответствии с правами пользователей

5. Выполнение требований стандартов ISO 9000 (серия международных стандартов, описывающих требования к Системе Электронного Документооборота организаций и предприятий)

6. Легкость внедрения инноваций и обучения

7. Развитие корпоративной культуры

8. Рост конкурентных преимуществ

Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.

Функции СЭД (или EDMS):

• управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т.д.);

• совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;

• сканирование документов и управление образами бумажных документов;

• управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;

• workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;

• управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

• системы делопроизводства;

• электронные архивы;

• workflow-системы;

• комплексные или ECM-системы.

Электронные документы могут быть зафиксированы на носителях разных типов:

1. магнитные (информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя)

• магнитная лента (несет звуковую или цифровую информацию, закрепленную электромагнитным способом)

• магнитная карта (носитель информации в виде гибкой пластины с магнитным покрытием)

• жесткий (винчестер) и гибкий (дискета) магнитный диск (носитель информации в виде диска с ферримагнитным покрытием для записи)

оптические (оптические способы записи, считывания и воспроизведения в единой цифровой форме информации любого вида – звуковой, текстовой, графической, видео)

• оптический диск (материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча)

• аудио компакт-диск (это оптический диск с постоянной (нестираемой) звуковой информацией, записанной в двоичном коде)

• CD-ROM (компакт-диск с постоянной памятью, предназначенный для хранения и чтения значительных объемов информации).

Достоверность и законность электронного документа подтверждается электронной цифровой подписью (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.