10. Общая характеристика информационных потоков.

Документооборот - последовательность прохождения документов с момента их составления или получения до момента их обработки и использования.

Основные принципы документооборота:

- рациональное и своевременное составление документов;

- последовательность охвата документами всех видов хозяйственной деятельности организации;

- взаимосвязь документов;

- рациональная обработка документов;

- сокращение путей прохождения документов;

- систематизированное изучение и совершенствование документооборота.

Информационный поток - информация, рассматриваемая в процессе ее движения в пространстве и времени в определенном направлении.

Чтобы полноценно управлять деятельностью, необходимо синхронизировать и интегрировать движение информационных потоков с потоками работ и ресурсов, а это требует управления. Функции информационного обеспечения  1. экспертная и аналитическая работа: - кодирование информации; - поиск информации в базе данных; - формирование обзорных отчётов и др. 2. управление документооборотом: - документирование устной информации; - введение сведений о документах в базу данных (регистрация); - кодирование стандартных документов; - маршрутизация и планирование; - проставление печатей и штампов на документах; - контроль движения документов; - ведение отчётности о движении документов. 3. Архивное обслуживание: - архивирование переменное и постоянное; - комплектование; - выдача документов и/или их копий; - формирование дел; - ведение отчётности о структуре и движении архивных документов; - уничтожение использованной и неактуальной информации. 4. «Информационная логистика»: - копирование; - размножение; - почтовые отправления; - доставка адресату; - учёт и отчётность о доставке. 6. Функции ИТ – обслуживание: - разработка и развитие сетевых коммуникаций; - техническое обслуживание; - организация приобретения технических средств. Цель автоматизации разнообразных потоков информации - совершенствование существующего документооборота, форм документов, сокращение их числа и копий, оптимизация маршрутов движения документов и алгоритма их формирования.

11. Параметры информационных потоков.

Принятие решения менеджером процесс субъективный, во многом зависящий как от ЛПР, так и от принятой и обработанной информации. Естественно, что если менеджер получает дополнительную информацию о ситуации, в которой следует принять решение, то возникает необходимость пересмотра значений этих вероятностей.

1. Ценность и стоимость информации.

Существует широкий круг показателей качества информации, связанных, главным образом, с отношением субъекта к получаемой информации и называемых ее прагматическими характеристиками.

Прагматические характеристики информации можно подразделить на три основные группы:

1) характеристики качества информации, связанные с отношением к ней получателя (потребителя);

2) характеристики качества информации по ее отношению к источнику;

3) собственные (внутренние) характеристики качества информации.

В первую группу входят такие свойства, как интенсивность информации, ее полезность для получателя, широта спроса на информацию, степень влияния на состояние приемника (получателя), эстетическая ценность, актуальность, своевременность и т. п.

Ко второй группе - значимость формируемой информации для функционирования системы-источника, возможность ее получения, интенсивность генерации.

Наконец, к третьей: полнота, истинность, степень обобщенности, количество информации, выступающее как качественная характеристика, темп старения, историческое значение и т.п.

Прагматические характеристики, отражающие потребительские качества информации, весьма подвижны и изменчивы. Их значение существенно зависит от складывающихся условий формирования, передачи и получения информации.

Потребительские качества информации часто называют ценностью информации. Но как продукт труда информация имеет и стоимость, определяющую всю совокупность затрат на ее производство (сбор, передачу, обработку, выдачу информации).

2. Достоверность информации.

При определении влияния получаемой информации на выбор решения предполагалось, что информация абсолютно верная. В практике такое бывает не всегда. Более того, возможно «злонамеренное» искажение информации.