Информационная технология автоматизации офиса

Любая организация (в том числе и в социальной сфере деятельности) имеет один или несколько офисов для работы своих служащих. По мере развития персональных компьютеров и средств телекоммуникаций появилась возможность автоматизации офисных операций. Вскоре данное направление стало одним из самых популярных в информатике.

Определение

Информационная технология автоматизированного офиса – это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и обработки информации.

Основные компоненты технологии.

База данных концентрирует данные о рабочих процессах организации. Информация из базы данных поступает на вход всех программных приложений.

Текстовый процессор предназначен для создания и обработки текстовых документов.

Электронная почта основана на сетевом использовании компьютеров и дает возможность пользователям получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.

Табличный процессор позволяет выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.

Электронный календарь позволяет составлять расписание работы, следить за его выполнением, автоматически предупреждать о необходимых делах, встречах и других мероприятиях, согласовывать даты и время встреч нескольких сотрудников и т.д.

Телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы (коллектива), решающей общую проблему.

Схема информационной технологии автоматизации офиса

Информация из внешней среды

Подсистема интерфейса База данных (БД)

Компьютерные офисные Некомпьютерные офисные

информационные технологии информационные технологии

Текстовый процессор Word Конференции

Электронная почта (E-mail) Аудио, видео

Табличный процессор Excel Факс

Система управления БД Access Копировальная аппаратура

Телеконференции Прочая оргтехника

Электронный календарь

Управленческие программы

Информация для сотрудников, принимающих решения,

и для передачи внешним пользователям

6. Основные понятия технологии баз данных

Современные информационные технологии и реализующие их информационные системы (ИС) оперируют с очень большими объемами хранимых данных. Для обеспечения эффективной работы с ними создаются базы данных.

Понятие базы данных

К понятию базы данных (БД) пользователи компьютеров начинают обращаться, когда для решения, стоящих перед ними задач, требуется использование одной и той же (типовой) информации. Например, работники деканата каждую сессию вынуждены собирать сведения об успеваемости студентов. Для этого они используют:

• списки студентов по группам;

• данные о сдаче студентами зачетов;

• данные о сдаче студентами экзаменов и т.п.

Если эти данные ввести в компьютер, организовав их соответствующим образом, то эти данные составят базу данных о студенческих группах факультета и результатах сдачи ими сессии.

Если теперь создать специальные прикладные программы, работающие с этой базой данных, то станет возможным получать ответы на различные запросы об успеваемости студентов на факультете.

С учетом сказанного можно дать следующее определение базы данных.

База данных (БД) – это размещенная в компьютере совокупность данных, организованных по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы их описания, хранения и манипулирования ими.

БД является информационной моделью предметной области (ПрО), к которой она относится. В БД отражается какая-то часть реального мира. Например, это могут результаты сложного социального исследования, расписание движения поездов или вылетов самолетов, сведения о регистрации заказов покупателей и данные о выполнении заказов, телефонный справочник.