16.Планирование и организация закупок.

Планирование закупок

Чтобы обеспечить правильное функционирование логистики закупок, необходимо знать потребности производства и осуществлять планирование закупок.

В процессе планирования закупок необходимо определить: 1)   требуемые материалы; 2)   количество требуемых материалов;

3)   время, когда материалы должны поступить на склад и в производство;

4)   возможности поставщиков относительно сроков, ассортимента, качества и других параметров; 5)   приблизительные площади складов; 6)   расходы на закупку;

Методы определения потребности в материалах:

1)   детерминированный (применяется в случаях, когда известны период выполнения заказа и определены потребность в материалах по количеству и сроку);

2)   стохастический (основой такого метода являются матема-тико-статистические методы расчета, дающие ожидаемую потребность в материалах);

3)   эвристический (такой метод применяется, когда потребность в материалах в производстве определяется на основании опыта работников).

Выбор метода определения потребности зависит от следующих факторов:

1)   профиля работы фирмы; 2)   возможностей заказчика;

3)   типа производимой продукции;

4)   количества и вида имеющихся складских помещений;

5)   системы контроля и управления запасами. Основные аспекты осуществления закупок.

Мероприятия по планированию закупок:

1)   прогнозирование спроса на конечную продукцию;

2)   корректировка спроса по последним поступившим заказам;

3)   календарное планирование транспортных перевозок;

4)   планирование потоков и движения продукции;

5)   оперативное планирование производства;

6)   календарное планирование снабжения (закупок);

7)   составление плана закупок (снабжения).

Основные мероприятия по перемещению товаров:

1)   подготовка полученных заказов к реализации;

2)   осуществление поставки;

3)   организация размещения изделий на складах;

4)   осуществление поставки с центрального склада на региональные;

5)   упаковка, сортировка, распределение;

6)   внутрицеховые и межцеховые перевозки;

7)   транспортировка с момента отгрузки с производства до поступления на центральные склады;

8)   организация перевозки и перегрузки комплектующих изделий, сырья и материалов;

9)   организация поставки производственных ресурсов;

10) подготовка и организация поставщиками заказов к отгрузке.

Виды планирования закупок: 1) стратегическое планирование (на этом уровне принимаются решения относительно формирования структуры сети товародвижения);

2) текущее планирование закупок (включает в себя средства контроля и регулирования поступления сырья, материалов, комплектующих и полуфабрикатов. Основная задача — обеспечение наиболее эффективного использования ресурсов в производстве).

Организация закупок

Организация и управление закупочной деятельностью

Службы закупок в компании могут быть построены централизованно и децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.

На функции отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние такие факторы, как:

-доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;

-сущность приобретаемой продукции или услуг;

-ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;

-наличие возможностей для выполнения данной функции;

-задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.

Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее. Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов. Преимущества централизованных закупок:

-простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;

-отсутствие административного дублирования;

-возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у --поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;

-лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;

-развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени.

Организация процесса закупок имеет определенные этапы:

1.Определение потребности в материальных ресурсах.

2.Определение нужных характеристик и количества товаров и услуг.

3.Анализ и определение возможных источников снабжения.

4.Определение цены и условий закупок. 5.Подготовка и размещение заказа на закупку.

6.Контроль выполнения заказа и/или экспедирование. 7.Получение и проверка товаров.

8.Обработка счета и оплата. 9.Учет поступлений материальных ресурсов.