13.Прием и первичная обработка входящих документов.
Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы делопроизводства. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее— РКФ), приведенной в приложении 28. На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп. Он содержит сокращенное наименование организации, дату и регистрационный номер. Документы, адресованные руководству организации, а также документы, в которых в качестве адресатов не указаны конкретные лица или структурные подразделения, предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.
Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов.
Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
Запрещается передавать текст конфиденциальных документов.
Подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно.
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
Документы в электронном виде, поступающие в организацию по электронной почте, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес федерального органа исполнительной власти, осуществляется службой делопроизводства или другим структурным подразделением по разрешению руководителя организации. Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству организации, с учетом имеющихся в организации технических и программных средств.
Регистрация документов.
14. Организация работы с исходящими и внутренними документами Исходящие документы в процессе обработки проходят ряд инстанций. Работа над ними состоит из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования (в необходимых случаях), подписания (утверждения), регистрации, обработки для отправки. Исходящие документы обрабатываются централизованно в день их получения от структурных подразделений (исполнителей) или не позднее следующего рабочего дня. Отправка или передача работниками организации документов без их регистрации в канцелярии (или у секретаря) не допускается. В регистрационной карточке или журнале указывается номер исходящего документа, дата регистрации, заголовок (краткое содержание) документа и номер дела, в котором будет храниться его копия (отпуск). Во время приема документов от исполнителей исходящих документов обязательно проверяется: • правильность указания адреса; • наличие всех необходимых подписей и приложений; • наличие виз исполнителя на копиях документов, остающихся в делах организации; • наличие на документах отметок о приложениях; • правильность оформления документа и размещения реквизитов согласно ГОСТу; • соответствие количества экземпляров количеству адресатов. На оригиналах документов, подлежащих возврату, на верхнем поле первой страницы проставляется штамп «Подлежит возврату». Документы, направляемые одному адресату, вкладываются в один конверт. Документы, направляемые постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с адресом получателя и отправителя, которые изготовляются заблаговременно типографским способом, или применять конверты с окошечком. Документ фальцуют и вкладывают таким образом, чтобы реквизит «адресат» был виден в прозрачное «окошечко». При направлении корреспонденции в другие города, помимо названия организации, указывается точный почтовый адрес в соответствии с действующими почтовыми правилами. Вся исходящая корреспонденция принимается канцелярией (или секретарем) от структурных подразделений в конкретно определенные для этого часы. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную корреспонденцию и сдачу в отделение связи. Документы сортируют по адресам и видам отправлений (заказная, бандероли). Фальцевание документов, вложение их в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений целесообразно производить с помощью соответствующих технических средств. Другой распространенный способ передачи информации — это факсимильная связь (факс), позволяющая передавать графические изображения, подписи должностных лиц. Современные факсимильные аппараты могут использовать обычную писчую бумагу, что дает возможность долго сохранять текст факса, передавать цветные сообщения, автоматически регулировать уровень контрастности. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Они проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этих этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов. Однако раличные виды внутренних документов будут иметь свои маршруты. Например, распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки поступают прямо руководителю, на имя которого они написаны. Внутренние документы регистрируются в канцелярии (у секретаря) или отделе кадров, имеют свою индексацию (протоколы, приказы). Приказы регистрируются на карточках, которые включаются в отдельную картотеку приказов, или в журналах (приложение 3). Внутренние документы часто требуют размножения и рассылки в структурные подразделения или подведомственные организации (например, приказы по основной деятельности). Оригиналы приказов, отчетов, проток
16. Работа с документами по обращениям граждан Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества. Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы. Под предложениями обычно понимаются обращения в соответствующие государственные или общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации, фирмы или кдолжностным лицам, содержащие идеи по совершенствованию различных сфер деятельности, органов власти и управления, предприятий, организаций, фирм, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина. Предложение -это желание автора включиться в общественную жизнь, эффективное средство политической активности гражданина, его непосредственного участия в совершенствовании форм управления. Обычно в них содержатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, затрагивающие проблемы государственной и общественной жизни с указанием на недостатки в их решении, допускаемые конкретными органами, предлагаются пути и способы решения затронутых проблем. Под заявлением подразумевается обращение граждан по поводу реализации личных прав или законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов. Юридический энциклопедический словарь дает следующее определение: "Заявление - официальное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное... с нарушением прав и законных интересов гражданина и не содержащее поэтому требования об устранении такого нарушения. Заявления подаются, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина... и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий, учреждений и организаций...". Термин "жалоба" в словаре определен следующим образом: "Жалоба - обращение в государственный либо общественный орган или к должностным лицам по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов конкретного лица (гражданина), общественной организации, предприятия и т.д."110. Таким образом, под жалобой понимается обращение о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан, о медленном, бюрократическом рассмотрении их дел государственными или общественными органами, предприятиями, учреждениями, организациями, фирмами, о невыполнении ими решений, принятых по обращениям и заявлениям граждан, о неправомерных действиях должностных лиц. Жалобой признается также несогласие с решением или действиями государственного либо общественного органа, предприятия, учреждения, организации, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан. Работа с обращениями граждан -это самостоятельный участок службы документациейного обеспечения управления. В учреждениях и организациях, где обращений бывает много, для работы с ними создаются специальные подразделения - бюро (отделы, сектора) жалоб и заявлений трудящихся. В тех организациях, где обращений сравнительно мало, ими занимается специально выделенный работник и, наконец, работа с этой категорией документов в маленькой организации, фирме является частью обязанностей секретаря. Во всех случаях за работу с этой категорией документов должно отвечать специально выделенное лицо. При организации работы с обращениями надо использовать указанный выше нормативно-методический документ, взяв из него прежде всего порядок работы с этой категорией документов. Технология работы с обращениями граждан требует организации: > приема граждан; > приема и первичной обработки письменных обращений; > регистрации обращений; > направления обращений на рассмотрение; > уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения; > уведомления заявителя о длительном расследовании обращения; > контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений; > информационно-справочной работы по обращениям;
> извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы; > группировки вдела и текущего хранения обращений; > анализа поступивших обращений. Обращение граждан в государственные и общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации может быть подано в письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан. Все письменные обращения принимаются централизованно в одном месте, Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на нем может являться доказательством даты получения документа. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и будет подшит в дело. На самом документе в нижнем правом углу проставляется регистрационный штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не совпасть с датой на конверте, так как последняя проставляется почтовым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо адресату. Поэтому именно с даты, проставленной в регистрационном штампе, начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в регистрационном штампе указывается и регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Например, К-121. Типовое положение о ведении делопроизводства по обращениям граждан допускает дополнение регистрационного индекса другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан. К обращениям могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях. Их надо скрепить вместе с обращением, чтобы они не растерялись в процессе работы. На этом заканчивается первый этап работы с обращениями. После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме в порядке, установленном типовым положением. Регистрация этой категории документов помимо общих задач регистрации - учет, контроль и справочная работа - является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении. Регистрацию рекомендуется вести на карточках или на компьютере и только в тех случаях, когда в учреждение, предприятие или организацию поступает незначительное количество документов населения, можно оставить и журнальную форму регистрации.Регистрационные карточки изготавливаются из плотной бумаги формата А5 (21 Ох 148) или А6 (105x148).
18. Формирование и оформление дел Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения. Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив. При формировании дел придерживаются определенного порядка: • в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело; • подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило, один экземпляр документа). Черновики, варианты и размноженные копии вдело не помещают (исключение могут составлять черновики и копии особо ценных документов, а также копии, на которых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров); • в дело включается один экземпляр документа; • документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание»; • документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело; • в дело группируют, как правило, документы одного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела, личные дела (формируются в течение всего периода работы сотрудника) и учебная документация в учебных учреждениях (формируется за учебный год); • документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов. Они должны иметь все необходимые реквизиты (дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.); • в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем; • документы подшиваются в дело со всеми дополнительными, относящимся к ним, материалами и приложениями. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные дела; • документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности; • приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу; • документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников; • документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов предприятия. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело. Для дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись.В нее вносится каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела с указанием индекса документа, его даты, содержания и номера листа. При формировании дел с перепиской определяющим фактором является ее объем. При небольшом объеме заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факты. Переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией. Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, можно применить объектовый признак формирования документов. То есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, письма), относящиеся к одной организации. Оформление дел - это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи. Полное оформление дел включает: • подшивку или переплет дела; • нумерацию листов; • составление заверительной надписи ( заверительного листа) дела; • оформление всех реквизитов обложки дела. На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) указывается: • наименование организации и ее непосредственная подчиненность; • наименование структурного подразделения и его индекс; • номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел; • заголовок дела; • аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); • дата дела (тома, части); • количество листов в деле; • срок хранения дела; • архивный шифр дела. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения. Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием подчиненности в именительном падеже (или указывают официально принятое сокращенное наименование). Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы). Если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном просмотре дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Аннотация к заголовку дела пишется после него с красной строки. Если название учреждения (ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение, в конце делопроизводственного года на обложке дописывают название этого учреждения. Реквизит «дата дела» содержит годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), являются крайние даты документов, то есть число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Также датируются дела, состоящие из нескольких томов (частей). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества листов дела и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется ручкой (чернилами) в ведомственном архиве. Он ставится только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. До этого он проставляется карандашом. Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел. Сводные описи до этого должны быть одобрены экспертной комиссией учреждения, согласованы с постоянной экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утверждены руководителем учреждения.В архивном шифре указываются номер фонда, номер описи номер дела. В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения, дополнительные сведения и уточнения. Перед подшивкой дел из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Дела постоянного хранения должны быть переплетены и подшиты прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола. Нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.
19. Организация оперативного хранения дел. Сроки хранения. Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение. Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для временной работы, как сотрудникам предприятия, так и сторонним организациям. Сотрудникам предприятия дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения, где находятся на оперативном хранении дела. При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца. На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту - заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия - владельца документов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительно наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела. За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений и работники службы делопроизводства. Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архив. Сроки хранения документов Вид документа Срок хранения Документы о финансировании Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов 5 лет Договоры банковского счета 5 лет после истечения срока действия договора Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств 5 лет после полного исполнения обязательств Учет и отчетность Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная Не менее 10 лет Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых - не менее 10 лет) 1 год (при отсутствии квартальных, годовых - не менее 10 лет) Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) 5 лет Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.) 5 лет при условии проведения проверки Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей 5 лет при условии проведения проверки Счета-фактуры 4 года Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности 5 лет Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах Не менее 10 лет Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 лет Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 лет Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые; б) квартальные Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых - не менее 10 лет, с нарастающим итогом за IV квартал - постоянно) Налоговые декларации по всем видам налогов 5 лет Таможенные декларации 5 лет при условии проведения проверки Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей
Сведения о доходах физических лиц 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты - 75 лет) Реестры сведений о доходах физических лиц 75 лет Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН Не менее 10 лет Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях 5 лет Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности; б) по трудовым договорам, договорам подряда в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям 5 лет после истечения срока действия договора 5 лет (при отсутствии лицевых счетов - 75 лет) 5 лет после истечения срока действия договора Кадровый документооборот Коллективные договоры Не менее 10 лет (присланные для сведения - до минования надобности) Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда - 75 лет) Документы о премировании 5 лет Штатные расписания и изменения к ним: а) по месту разработки и/или утверждения; б) в других организациях Не менее 10 лет 3 года Личные дела: а) руководителей; б) работников Не менее 10 лет 75 лет Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел 75 лет Личные карточки работников (в том числе временных) 75 лет Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (невостребованные - 75 лет) Командировочные удостоверения 5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - 75 лет) Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников 5 лет (для долгосрочных зарубежных командировок - 10 лет) Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года Графики предоставления отпусков 1 год
20. Экспертиза ценности документов При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. На третьем этапе, при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов. Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам. При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим: 1. Ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива). 2. Главный бухгалтер организации. 3. Секретарь-референт. Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия. Экспертная комиссия предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел. Если какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями. В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы: 1. Документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив. 2. Документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет). 3. Документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно). 4. Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение). При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых являются следующие: 1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность комплексов документов, создаваемых в организациях и на предприятиях различных сфер деятельности, определяется значимостью учреждения (в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и т.д.). 2. Значимость содержания документов. Обычно документы, созданные в организациях делят на две группы - документы по основной деятельности и вспомогательные (нужные для текущей работы учреждения). Документов второй группы намного больше, но они имеют временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет). 3. Время и место образования документов. Эти критерии, как правило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории существования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое значение. Документы за этот период требуют большого внимания и на государственное хранение может отбираться большее количество документов, чем в обычные годы. Критерий места применяется, когда значительные события происходят на определенной территории. 4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд документов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии должны быть заверены и иметь необходимые реквизиты (например, для исходящих писем - это номер и дата). 5. Юридическая сила документа. Этот критерий вытекает из предыдущего, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы (как подлинники, так и их экземпляры).
6. Физическое состояние документа. Критерий применяется в отдельных случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве (и отправлять на реставрацию), или выделять к уничтожению (если они не являются основными). 7. Особенности документа. Это могут быть языковые или художественные особенности, придающие документу уникальность. Такие документы отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения или принадлежности.
21. Архивное хранение документов и дел Описание документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение их сохранности; передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу. а хранение в ведомственный архив поступают: • законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений; • фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу); • документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет); • личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях; • служебные и ведомственные издания; • страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий; • научно-справочный аппарат к документам архива. Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив организации осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы. Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и сроком хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям. После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись. В ней указываются (цифрами и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел. Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения). Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.
22. Особенности организации работы с конфиденциальными документами. Во время pаботы по защите коммеpческой тайны необходимо обpатить особое внимание на документы фиpмы, поскольку большинство коммеpческих стpуктуp в нашей стpане основные объемы коммеpческой инфоpмации,в том числе конфиденциальной, хpанят в документах. Руководитель фирмы должен упоpядочить соответствующим обpазом пpоцессы фиксации секpетной инфоpмации в деловых бумагах и оpганизовать их движение таким обpазом, чтобы похищение конфиденциальных документов было бы затpуднено настолько, чтобы оно становилось экономически невыгодным для похитителя. Пpи pаботе с документами, содеpжащими охpаняемую фиpмой инфоpмацию, надо соблюдать опpеделенные пpавила. Это дает весомые гаpантии надежной охpаны коммеpческих секpетов и ставит заслон на пути утечки инфоpмации. Эти пpавила сводятся к следующему: 1) стpогий контpоль (лично или чеpез службу безопасности) за допуском пеpсонала к секpетным документам; 2) точное установление того, кто конкpетно из pуководства и служащих фиpмы оpганизует и контpолиpует секpетное делопpоизводство фиpмы, наделение их соответствующими полномочиями; 3) pазpаботка инстpукции (памятки) по pаботе с секpетными документами, ознакомление с нею соответствующих pаботников фиpмы; 4) контpоль за пpинятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохpанении коммеpческой тайны фиpмы; 5) введение системы матеpиального и иного стимулиpования служащих фиpмы, имеющих доступ к ее секpетам; 6) внедpение в повседневную пpактику механизмов и технологий защиты коммеpческой тайны фиpмы; 7) личный контpоль со стоpоны pуководителя фиpмы службы внутpенней безопасности и секpетного делопpоизводства. Веpоятность утечки секpетной инфоpмации из документов особенно велика в пpоцессе их пеpесылки. Очевидно, что у коммеpческих стpуктуp нет возможностей пользоваться услугами военнизиpованной фельдсвязи. По этой пpичине доставку секpетных документов и ценностей надо оpганизовать собственными силами, с пpивлечением охpанников фиpмы, или обpащаться в те фиpмы, котоpые такие услуги оказывают за плату. Секpетные документы хpаняться в сейфах или несгаpаемых металлических шкафах с надежными замками и запоpами. На обложке каждого такого документа должны содеpжаться следующие сведения: 1. В пpавом веpхнем углу ставится гpиф секpетности (для этого пpедлагается изготовить штампы соответствующих гpифов) 2. Под ним пpоставляется инвентаpный номеp данного документа, котоpый фиксиpуется в КНИГЕ ЛИЦЕВЫХ СЧЕТОВ. 3. Если документ имеет гpиф "СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО", pекомендуется пpоводить кpасную чеpту тушью из пpавого веpхнего угла обложки в левый нижний для пpидания данному документу более значимого вида. На титульном листе секpетного документа обязательно дублиpуются гpиф секpетности и инвентаpный номеp, имеющиеся на обложке.Это делается на случай, если обложка документа вдpуг отоpвется. Листы секpетного документа нумеpуются и пpошиваются пpочной ниткой, концы котоpой заклеиваются папиpосной бумагой с оттиснутой на ней печатью "ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ" (такую печать pекамендуется специально изготовить для того, чтобы постоянно не пpибегать к основной Геpбовой печати фиpмы). На последнем листе документа необходимо сделать следующую надпись: В данном документе пpонумеpовано и пpошнуpовано _________ листов. _____________________________ (подпись ответственного лица) Все секpетные и сов.секpетные документы обязательно учитываются в книге Лицевых счетов. Руководство фиpмы может издавать секpетные пpиказы, котоpые касаются опpеделенного контингента сотpудников и не должны быть известны всем остальным. Для выделения таких пpиказов от несекpетных pекомендуется пеpед его номеpом ставить "О" в случае, если пpиказ секpетный, и "ОО" - если пpиказ сов. секpетный (напpимеp: N О14; N ОО56-Р). Учет таких пpиказов пpоизводится по пpавилам, установленным для документов с соответствующими гpифами секpетности. Этот же пpинцип можно использовать и для выделения секpетных договоpов от несекpетных.
Иногда на пpактике коммеpческим стpуктуpам пpиходится сталкиваться с необходимостью засекpечивания не только документов, но и каких-либо изделий. Учет и pабота с секpетными изделиями стpоится по тому же пpинципу, что и с секpетными документами с той лишь pазницей, что необходимо пpедусмотpеть систему опломбиpования изделия так, чтобы не допустить несанкциониpованное пpoникновение внутpь изделия и ознакомление с его внутpенней стpуктуpой.Пломбы pекомендуется пpименять также в отношении сейфов и двеpей секpетной части по окончании pабочего дня. Секpетные документы выдаются только лицам, имеющим пpаво на pаботу с этими документами. Внутpи фиpмы целесообpазно ввести допуски на pаботу с секpетными документами. Напpимеp, в аpмии допуск N 3 соответствует пpаву на pаботу с документами с гpифом "СЕКРЕТНО", допуск N 2 - документами с гpифом "СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО", допуск N 1 - документами с гpифом "ОСОБОЙ ВАЖНОСТИ". Работа с документами ДСП не тpебует специального допуска. Работник с допуском N 3 не имеет пpаво пользоваться сов. секpетными и особой важности документами, а pаботник с допуском N 2 не допущен к документам особой важности. Система допусков позволяет максимально огpаничить кpуг лиц, знакомых с секpетами фиpмы. Номеp допуска опpеделяется сpоком службы в фиpме данного сотpудника и степенью довеpия к нему со стоpоны pуководства. Все секpетные документы выдаются только под pоспись.Целесообpазно на каждый документ завести каpточку по фоpме: ________________________________________ гpиф_______________ кол-во листов_______ инвентаpный N _____________ (название документа)______________ ¦ дата выдачи подспись дата возвpата подспись ________________________________________ Рядовым pаботникам фиpмы секpетные документы выдаются только на вpемя pабочего дня.В конце pабочего дня все секpетные документы должны быть возвpащены в Секpетную часть (хpанилище) фиpмы. Рассекpечивание документов пpоисходит либо по команде pуководства фиpмы, либо по истечении опpеделенного сpока путем понижения степени секpетности и пpисвоения более низкого гpифа. Установление контpоля за публикациями. Даже тщательно охpаняемые тайны фиpмы могут стать известны конкуpентам из обычных публикаций для шиpокой публики, если пустить это дело на самотгк. Поэтому один из служащих фиpмы обязательно должен быть наделен самыми шиpокими властными полномочиями для того, чтобы заниматься пpедваpительной цензуpой готовящихся бpошюp, pекламных объявлений, пpесс-pелизов и иных матеpиалов для симпозиумов, выставок, конгpессов, а также выступлений, научных и иных публикаций сотpудников фиpмы.