7 Документирование хозяйственных операций

Начальным этапом бухгалтерского учета является сплошное документирование всех хозяйственных операций путем составления первичных учетных документов. Малые предприятия применяют для документирования хозяйственных операций формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, ведомственные формы, а также самостоятельно разработанные бланки, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Форма такого документа должна быть утверждена в приказе об учетной политике. Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе. Обязательные реквизиты первичных учетных документов (статья 9 Закона РФ от 21.10.1996 №129-ФЗ): • наименование документа (формы), код формы; • дата составления; • наименование организации, от имени которой составлен документ; • содержание хозяйственной операции; • измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Печатью должны заверяться те документы, для которых это предусмотрено законодательством (например, квитанция к приходному кассовому ордеру), учетной политикой или соглашением сторон. Внесение исправлений в первичные документы. Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. В другие документы исправления вносят только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы. Это означает, что данные лица должны поставить подписи, а также дату внесения исправлений. Право подписи первичных документов Руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы. Этот перечень руководитель может утвердить отдельным распоряжением либо в качестве приложения к приказу об учетной политике.

Регистры бухгалтерского учета - это таблицы специальной формы, которые предназначены для записей хозяйственных операций, отраженных в бухгалтерских документах.

Учетные регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

По внешнему виду регистры подразделяются на книги (журналы), карточки, свободные листы.

Книги (журналы) - это сброшюрованные листы определенного формата со специальными графами. Страницы в книгах нумеруются, а в кассовой книге прошнуровываются. В конце указывается количество страниц, подписи руководителя, главного бухгалтера и печать. В этом состоит преимущество книги, т.к. нельзя изъять листы с целью сокрытия злоупотребления. Недостатком книг в том, что работу по их ведению нельзя распределить между счетными работниками.

Карточки - это специальные таблицы из плотной бумаги или тонкого картона. Каждой карточке присваивается порядковый номер. Хранятся они в картотеках. В основном карточки применяются для учета товарно-материальных ценностей в натурально-стоимостном выражении.

Свободные (отдельные) листы - это специальные таблицы большого формата. Они хранятся в специальных папках. Отдельные (свободные) листы используются для составления группировочных ведомостей, ведения журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей. Они предназначены для синтетического и аналитического учета.

По видам записи учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических регистрах операции отражаются по времени их все совершенствования и поступления документов в бухгалтерии. К ним относятся регистрационный журнал, книга учета хозяйственных операций.

В систематических регистрах ведется учет   однородных   хозяйственных операций по синтетическим счетам. Примером является Главная книга.

В комбинированных регистрах хронологические и систематические записи совмещаются. К ним относятся многие журналы-ордера, журналы и книги аналитического учета.

По назначению регистры бывают синтетические (ведение синтетического учета) и аналитические (ведение аналитического учета).

Записи в учетные регистры производит бухгалтер, поэтому он должен знать, как в них делаются записи, а также исправляются ошибки.

 Записи в учетных регистрах производятся вручную или с помощью ЭВМ.      Записи ведутся аккуратно, без подчисток и помарок. 

Допущенные ошибки исправляются одним из трех способов: корректурным (исправление делаются как в документах), дополнительной проводки, "красное сторно" (сторнировочный).

 Корректурный способ применяется для исправления суммы, если ошибка обнаружена до составления баланса.

Способ дополнительной проводки применяется в том случае, если проводка составлена на меньшую сумму, чем требуется. В этом случае составляется дополнительная проводка на сумму разницы и затрагивает те же счета.

Сторнировочный ("красное сторно") способ исправления используется в том случае, когда неправильно составлена бухгалтерская проводка или ошибка обнаружена после составления баланса. Для исправления этой ошибки составляется неправильная проводка, но красными чернилами. Эта проводка записывается на счета бухгалтерского учета. Затем составляется правильная проводка обычными чернилами и также отражается на счета. При подсчете итогов цифры, записанные красными чернилами, вычитается и таким образом ошибка исправляется.

Сторнировочный способ используется также и в том случае, если требуется уменьшить суммы ранее составленных бухгалтерских проводок.

В зависимости от вида и объема деятельности на предприятии применяется определенное количество регистров. Их строение, взаимосвязь, последовательность и способы записи хозяйственных операций определяются формой бухгалтерского учета.

Форма бухгалтерского учета - это определенная система сочетаний и построения учетных регистров, последовательности и способов записей в них.

Применяются следующие формы бухгалтерского учета мемориально-ордерная, журнально-ордерная, таблично-автоматизированная. На малых предприятиях применяется простая и упрощенная формы бухгалтерского учета.

Одной из старейших форм является мемориально-ордерная. Hа основании первичных   документов,   поступивших в бухгалтерию, составляются бухгалтерские проводки, оформлением в виде мемориальных ордеров. Мемориальные ордера также составляются по группе документов, данные которых систематизированы в накопительных ведомостях по признаку однородности операций.

За каждым мемориальным ордером закрепляются постоянный номер, который регистрируется в специальном регистрационном журнале. По некоторым синтетическим счетам ведутся карточки аналитического учета.

Регистром синтетического учета при этой форме является Главная книга, записи в которую производятся на основании мемориальных ордеров. В конце месяца по итогам синтетических счетов Главной книги составляется оборотная ведомость, которая используется для составления бухгалтерского баланса.

Наиболее распространенной формой бухгалтерского учета является журнально-ордерная форма. В качестве основных регистров используются журналы-ордера. В каждом из них в течение месяца записываются операции по принципу накопления на основании первичных документов или вспомогательных ведомостей. Записи в журналы-ордера производятся по кредитовому признаку в разряде корреспондирующих счетов.

 В конце месяца в журналах ордерах подсчитываются итоги, которые записываются в Главную книгу. Кредитовые обороты по счету отражаются одной записью из соответствующего журнала-ордера.

В дополнении к некоторым журналам-ордерам составляются накопительные дебетовые ведомости, записи в которых осуществляются в разряде корреспондирующих счетов. В большинстве журналов-ордеров и накопительных ведомостей синтетический учет совмещается с аналитическими. По некоторым счетам аналитический учет ведется на карточках.

Главная книга, журнал-ордер и оборотные ведомости аналитического учета служат основанием для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете организации и предприятия могут выбирать любую форму бухгалтерского учета. Главное, чтобы она соответствовала задачам и принципам бухгалтерского учета и позволяла обеспечивать составление достоверной и объективной бухгалтерской отчетности. Выбранная форма учета указывается в учетной политике, также приводится перечень учетных регистров.

Учет кассовых операций

Кассовые операции – это операции, связанные с приемом, хранением и расходованием различных денежных средств, поступающих в кассу организации из обслуживающего банка. Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 51 «Расчетный счет».

Первичная документация:

1) приходный кассовый ордер (для оформления операции поступления наличных средств в кассу по любым основаниям от одного лица);

2) расходный кассовый ордер (для оформления выдачи наличных денег из кассы одному лицу на любые нужды);

3) кассовая книга;

4) платежная ведомость;

5) журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

6) книга учета принятых и выданных кассиром денег в подотчет общественным раздатчикам заработной платы и операциям кассирам.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера должны быть заполнены без помарок, четко и ясно. Книга кассира-операциониста должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия. Печать организации должна стоять на каждом кассовом документе.

Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит централизованно устанавливается.

Все факты поступления и выдачи наличных денег в кассу учитываются в кассовой книге (типовая форма). Она должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью и заверена подписями директора и главного бухгалтера. Записи в ней ведутся в 2-х экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр (отрывной) – это отчет кассира, он передается в бухгалтерию с приходными и расходными документами ежедневно в конце рабочего дня.

Учет операций по расчетному счету

Прием, выдачу и безналичные перечисления банк производит по документам специфической формы. Основные документы:

1) при наличных расчетах:

а) чек денежный;

б) объявление на взнос наличными;

2) при безналичных расчетах:

а) акцептная форма (согласие на оплату) расчетов (расчеты платежными требованиями; действительно в банк 10 дней);

б) расчеты платежными поручениями;

в) аккредитивная форма расчетов (заявление на аккредитив), это перечисление по поручению предприятия аванса в банк для оплаты по предъявлении отгрузочных документов поставщиком в свой банк;

г) заявление об отказе от акцепта;

д) инкассовое платежное поручение – для безакцептного списания средств со счета предприятия в случаях, установленных законодательством;

е) мемориальный банковский ордер – служит для списания или зачисления на счет предприятия безналичных средств по распоряжению обслуживающего банка.

Основная форма безналичных расчетов – акцептная (расчет платежными требованиями). Поставщик при посредничестве банка получает деньги от плательщика на основании расчетных документов.

Инкассо – поручение банку на получение суммы с покупателя.

Акцепт – есть различные виды акцепта (предварительный, последующий и пр.). Если в 3-дневный срок плательщик не заявил об отказе от акцепта, платежное требование считается акцептованным, но отказ должен быть документированно обоснован.

Авизо – официальное банковское извещение о произведенной расчетной операции (о перемещении средств со счета плательщика на счет поставщика).

Типичные операции по поступлению и расходу наличных денежных средств:

1) получение из банка наличных денежных средств:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 51 «Расчетный счет»;

2) внесение подотчетным лицом остатка неиспользованных денежных сумм:

Дебет счета 50 «Касса»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

3) погашение задолженности покупателя за товары, работы, услуги:

Дебет счета 50 «Касса»,

Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

4) погашение задолженности по недостачам и хищениям:

Дебет счета 50 «Касса»,

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

5) оприходование излишков, выявленных в результате инвентаризации (ревизии) кассы:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»;

6) получение из банка наличных денежных средств в иностранной валюте:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 52 «Валютный счет»;

7) внесение подотчетным лицом остатка неиспользованных денежных средств:

Дебет счета 50 «Касса»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

8) отражение выплат работникам из кассы (заработная плата, социальные пособия, доходы от участия в уставном капитале и т. д.):

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит счета 50 «Касса».