Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Метод_пособие_СУБД.doc
Скачиваний:
5
Добавлен:
08.12.2018
Размер:
9.89 Mб
Скачать

Министерство образования Российской Федерации

Академия бюджета и казначейства

Министерства Финансов Российской Федерации

Ю.Н. Кондрашов, В.М. Лебедев, Н.А. Мещерякова

Авторское право (С)

Cистема управления базами данных MS Access

Учебное пособие

Москва

2004

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

1.ВВЕДЕНИЕ В СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ 4

1.1.Основные понятия баз данных 4

1.2.Некоторые правила построения баз данных 6

1.2.1.Реляционные отношения между таблицами. Целостность данных 6

1.2.2.Нормализация 8

1.2.3.Индексирование 11

2.Использование языка SQL MS ACCESS 13

3.ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О MS ACCESS 17

3.1.Запуск MS Access 17

3.2.Порядок работы при создании объектов 18

Объект Таблица. 18

Объект Форма. 19

Объект Запрос. 19

Объект Отчёт. 20

Объект Макрос. 21

Объект Модуль. 22

4.Использование СУБД Microsoft Access на примере создания базы данных по учету товаров 23

5.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ суБД ACCESS НА ПРИМЕРЕ задачи об открытии фирмы по продаже жилья 40

6.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ суБД ACCESS НА ПРИМЕРЕ ВЕДЕНИЯ КАРТОЧКИ СТУДЕНТА 46

7.Практические задания для самостоятельной работы 52

Вариант 2. "Жильё" 53

Вариант 3. "Население" 54

Вариант 4. "Вакансии" 55

Вариант 5. "Автомагазины" 56

Вариант 6. "Реализация" 57

Вариант 7. "Поставщики-детали" 58

Вариант 8. "Покупатели" 59

Вариант 9. "Станции техобслуживания" 60

Вариант 10. "Магазины запчастей" 61

Вариант 11. "Больница" 62

Вариант 12. "Служащие" 63

Контрольные вопросы по теме 64

Список литературы 65

Введение

Базы данных (БД) – важнейшая составная часть информационных систем [1-4]. Информационные системы предназначены для хранения и обработки больших объемов информации и должны выполнять три основные функции: ввод, редактирование и хранение данных, выполнение запросов по данным, составление отчетов.

Для облегчения работы с базами данных используются системы управления базами данных (СУБД). В настоящее время большинство экономических и информационно-справочных программных комплексов реализовано на основе применения той или иной СУБД.

Данное учебное пособие рассчитано на изучение и практическое освоение СУБД Access [2-4] с целью создания несложных баз данных для решения экономических задач на персональном компьютере. Оно предназначено, главным образом, для студентов экономических вузов, а также может быть рекомендовано преподавателям для проведения лекционных и практических занятий по курсу информатики.

В первом разделе пособия описываются основные понятия и правила построения баз данных.

Второй раздел посвящен использованию языка структурированных запросов SQL, который является стандартным средством для работы с базами данных.

В третьем разделе приведены общие сведения о СУБД MS Access.

Четвертый, пятый и шестой разделы содержат подробную информацию по использованию возможностей СУБД MS Access на практических примерах конкретных баз данных: по учету товаров на складе; по ведению карточки студента и учета его успеваемости; по учету свободного жилья.

В седьмом разделе приводятся варианты заданий для самостоятельной работы студентов или для проведения контрольных работ.

Пособие удовлетворяет требованиям учебных программ по информатике Академии бюджета и казначейства Министерства Финансов РФ.

  1. Введение в системы управления базами данных

Параллельно с развитием ЭВМ и их широким внедрением во все сферы деятельности увеличивались объемы, и усложнялась структура обрабатываемой информации. Для решения проблемы структуризации, хранения и обработки больших объемов информации разработаны системы управления базами данных (СУБД) (database management system - DBMS) – специальные пакеты программ. Примерами Систем Управления Базами Данных для персональных компьютеров являются Microsoft Access (MS Access), Microsoft FoxPro, Borland Paradox, Borland dBase. Универсальной и очень развитой системой для различных платформ является СУБД Oracle, для больших компьютеров широко используется СУБД DB2 фирмы IBM и др.

    1. Основные понятия баз данных

Для начала определимся с терминами и понятиями БД. Вообще, теория БД в чистом виде содержит очень много терминов и понятий. Но в реальных СУБД редко кто полностью ее придерживается. Поэтому будем рассматривать упрощенный (основной) набор терминов.

  • База данных – электронные хранилища информации, отражающие состояние объектов и их отношений. Обычно БД создается для хранения и доступа к данным, содержащим сведения о некоторой предметной области, т.е. некоторой области человеческой деятельности или области реального мира. СУБД – это программные средства, предназначенные для создания, наполнения, обновления и удаления баз данных. Единицей хранящейся в БД информации является таблица.

  • Таблица - совокупность однотипных строк. Элементами строк являются столбцы.

При этом, каждый столбец должен иметь имя, уникальное в пределах одной таблицы. А строки, в теории баз данных, могут следовать в любом порядке, и не имеют номеров.

В терминах БД столбцы таблицы называются полями (наименьшая единица информации), а строки – записями. Таблица состоит из строки заголовков столбцов и нуля или более строк значений данных.

Принципиальной особенностью таблиц является следующее:

  • данные в таблицах имеют только явные значения, т.е. не существует каких-либо связей или указателей, соединяющих одну таблицу с другой.

  • строка заголовков столбцов специфицирует один или более столбцов, определяя также тип данных для каждого из них (все значения в данном столбце одного типа. Например, имя поставщика типа строки символов, число деталей некоторого числового типа и т.п.);

В подавляющем большинстве существующие СУБД построены на основе реляционной модели данных (реляционные системы управления базами данных, английская аббревиатура - RDBMS). реляционная модель, несмотря на свою внешнюю простоту, базируется на прочном фундаменте масштабных теоретических исследований, основы которых были заложены Э. Коддом в 1969г. Результаты этих теоретических исследований позволяют сделать данные полными, непротиворечивыми и не избыточными, все факты учитываются, но при этом каждый из них хранится только один раз. Специалисты в области создания и сопровождения баз данных должны знать и уметь использовать эту теорию.

  • Отношение.

Базы данных, между отдельными таблицами которых существуют связи, называются реляционными. Ссылка из одной таблицы на другую через какое-нибудь общее поле (common field) называется отношением (relation) (отсюда и название реляционная).

Связь между таблицами реализуется с использованием ключей данных.

  • Ключи.

Что такое ключ? Это - набор столбцов. Он может состоять из одного столбца, либо нескольких, либо охватывать все столбцы таблицы. Для чего нужны ключи? Для идентификации строк таблицы. В чистой реляционной теории баз данных это единственный способ сослаться на строку. Ключи бывают разные - потенциальные, первичные, альтернативные, внешние, индексные, ключи сортировки, вторичные ключи и т.д. Но мы будем рассматривать только основные, часто используемые ключи.

Потенциальные ключи. Потенциальным ключом будем называть такую комбинацию столбцов, которая обладает следующими свойствами:

  • Уникальностью. В таблице нет двух разных строк с одинаковыми значениями потенциального ключа.

  • Неизбыточностью. Из ключа нельзя убрать хотя бы один столбец, так, чтобы он не потерял уникальности.

Первичные ключи. Первичный ключ - это один из потенциальных ключей. В качестве первичного ключа выбирают набор полей, значения которых в совокупности уникально и однозначно определяют запись в таблице. Первичные ключи облегчают также установление связей между таблицами. Если в таблице нет полей, значения которых уникальны, для создания первичного ключа в ее структуру обычно вводят дополнительное числовое поле, значения которого поддерживается самой СУБД. Например, в СУБД MS Access для этой цели служит поле типа «счетчик». Поле счетчика является целочисленным полем, которое автоматически увеличивается на единицу, когда добавляется новая запись. При этом механизм создания уникальных полей перекладывается на саму систему (СУБД).

Внешние ключи. Этот термин тесно связан с построением связей между таблицами. Внешним ключом является ключ, используемый для связи с первичным ключом другой таблицы.

Таблицы связываются между собой с помощью ключевых полей. Ключевое поле может иметь содержательный смысл (например, наименование товара), или быть полем, которое служит специальной цели обеспечения уникальности записи (например, номер поставщика или счетчик).

Вторичные ключи (индексы) устанавливаются по полям, которые часто используются при поиске или сортировке данных. Построенные по вторичным ключам индексы помогают значительно быстрее найти нужные значения, хранящиеся в соответствующих полях. В отличие от первичных ключей, поля для вторичных ключей могут содержать неуникальные значения.