Компьютерная школа справка.

Для этого щелкните по кнопке - надпись, расположенной на панели элементов. Укажите мышью место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода слов КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА нажмите комбинацию клавиш <Shift>+ <Enter> для перехода на новую строку. После ввода слова СПРАВКА нажмите клавишу <Enter>. Сделайте шрифт надписи размером 18, тип – Times New Roman. Выполните команду Формат \ Размер \ по размеру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы (рис 6).

Рис. 6.

• В области данных введите три строки в виде трех надписей (см. рис. 6):

Дана настоящая в том, что является учеником (цей) группы

• Щелкните по кнопке - Список полей.

• В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышью при нажатой клавише <Ctrl>, и перетащите их мышью в область данных.

• Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записей.

• Сделайте для всей области данных размер шрифта 12, тип – Times New Roman, расположите запись в удобном для вас виде. Для элементов Фамилия, Имя, Отчество и Учебная группа задайте также курсив.

• Выделите все элементы области данных при нажатой клавише <Shift>.

• Выровняйте элементы по левому и по нижнему краю, выполнив соответственно команду Формат \ Выровнять \ По левому краю и Формат \ Выровнять \ По нижнему краю.

• Уберите пустое место в области данных, передвинув границу этой области.

• Выберите параметры страницы. Поля: верхнее и нижнее - по 20 мм, левое – 25 мм, правое - 15 мм. Ориентация: книжная, размер бумаги – В5.

• В разделе Нижний колонтитул напечатайте подпись, состоящую из двух надписей: Директор Компьютерной школы и И.И. Иванов (см. рис. 6).

• Сделайте для всех элементов Нижнего колонтитула размер шрифта 12, тип – Times New Roman, расположите Надписи в удобном для вас виде.

• Сохраните макет отчета с именем Справка.

• Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке . Введите из списка фамилию учащегося и посмотрите, что получилось.

• Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Предъявите преподавателю: отчеты на экране Адрес, Номер телефона и Справка.

Задание 5. Завершите работу с Access.

Порядок работы:

• Выполните команду Файл \ Выход.

• Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.

Часть 2.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии.

Порядок работы:

• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных.

• Включите мышью переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В случае их отсутствия импортируйте таблицы из чужой базы данных (например, из эталонной базы данных преподавателя).

Задание 2. Создайте с помощью Конструктора отчет Списки учеников.

Необходимо вывести списки учащихся по группам. Внутри группы списки должны быть отсортирована по алфавиту. В качестве источника данных возьмем таблицу Список.

Порядок работы:

• Выберите объект Отчеты, если находитесь в другом окне.

• Щелкните по кнопке Создать.

• В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор и таблицу Ученик в качестве источника данных. Щелкните по кнопке ОК.

• Если отсутствует раздел Заголовок отчета, добавьте его с помощью команды Вид \ Заголовок/примечание отчета.

• Щелкните по кнопке - Сортировка и группировка.

• В появившемся окне выберите для группировки поле Учебная группа, порядок сортировки – По возрастанию. В разделе Свойства группы в заголовке группы включите Да. В результате будет создан заголовок группы, представленный на рис. 7.

Рис. 7.

• Выберите второе поле для сортировки - Фамилия. У этого поля в заголовке группы выберите значение Нет.

• Закройте это окно.

• Введите в разделе заголовка отчета: СПИСОК УЧЕНИКОВ КОМПЬЮТЕРНОЙ ШКОЛЫ (рис. 8). Для этого щелкните по кнопке - надпись на панели элементов. Укажите мышью место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода нажмите клавишу <Enter>. Надпись, приведенная в разделе заголовка отчета, будет единственной для всего отчета.

• Сделайте надпись размером 16, тип шрифта – Times New Roman. Выполните команду Формат \ Размер \ по размеру данных. Измените размер окна, если надпись видна не полностью.

• Введите в разделе Верхний колонтитул надпись СПИСОК УЧЕНИКОВ размером 14, тип шрифта – Times New Roman. Эта надпись будет появляться на каждой странице. Передвиньте надпись на правый край страницы.

Рис. 8.

• Введите в разделе Заголовок группы «Учебная группа» надпись Список учеников, затем поместите поле Учебная группа (удалите подпись поля), а потом - слово группы. Установите для всех элементов в этом разделе шрифт Times New Roman размером 12. Выполните для всех элементов в этом разделе команды:

Формат \ Размер \ по размеру данных

Формат \ Выровнять \ по левому краю

Формат \ Выровнять \ по нижнему краю

• Поместите поля Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения в раздел Область данных. Уберите подписи полей. Установите для всех элементов в этом разделе шрифт Times New Roman размером 12. Выполните для всех элементов в этом разделе команды:

Формат \ Размер \ по размеру данных

Формат \ Выровнять \ по левому краю

Формат \ Выровнять \ по нижнему краю

• В разделе Нижний колонтитул поместите номера страниц. Для этого добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по кнопке - Поле и перетащив ее мышью в нужное место.

• Удалите подпись поля. Выделите пустое поле.

• Включите кнопку - Свойства на панели инструментов.

• На вкладке Все диалогового окна Поле введите значение =[Page] в строке Данные (рис. 9).

Рис. 9.

• Закройте текущее окно. Номера страниц будут появляться в конце каждой страницы.

• Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой панели элементов - Линия.

• Отделите линиями все заголовки.

Замечание. Выбрав режим предварительного просмотра документа, вы увидите его таким, каким он будет напечатан на бумаге.

Линии сетки можно убрать выполнив команду Вид \ Сетка.

Задание 3. Пронумеруйте записи в области данных отчета.

Порядок работы:

• Установите для отчета режим Конструктор.

• Добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по кнопке - Поле и перетащив ее мышью в область данных в положение перед полем Фамилия.

• Удалите надпись пустого поля.

• Выделите поле и щелкните по кнопке - Свойства на панели инструментов.

• На вкладке Данные диалогового окна Поле введите значение =1 в строке Данные (рис. 10).

Рис. 10.

• В строке Сумма с накоплением выберите значение Для всего (см. рис. 10). Во время предварительного просмотра или вывода отчета на печать номер каждой следующей записи будет увеличиваться на 1, т.е. будет 1, 2, 3... .

• Закройте окно со свойствами полей.

• Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотрите результат.

• Закройте отчет, предварительно сохранив его под именем Списки учеников.

Задание 4. Подсчитайте количество записей в отчете.

Порядок работы:

• Откройте отчет Список учеников в режиме Конструктора.

• Добавьте область примечания отчета, если ее нет в Конструкторе. Для этого выполните команду Вид \ Заголовок/Примечание отчета.

• Добавьте в область примечания пустое поле, щелкнув по кнопке - Поле и перетащив ее мышью в область Примечание отчета в положение под полем Фамилия.

• Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке - Свойства на панели инструментов.

• На вкладке Данные диалогового окна Поле введите значение = Count (*) в строке Данные. Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях.

• Введите название поля: Общее количество записей.

• Установите для всех элементов в этом разделе шрифт Times New Roman размером 12. Выполните для всех элементов в этом разделе команды:

Формат \ Размер \ по размеру данных

Формат \ Выровнять \ по левому краю

Формат \ Выровнять \ по нижнему краю

• В режиме предварительного просмотра в конце отчета вы увидите подсчитанным общее количество записей.

• Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет.

Задание 5. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов.

Порядок работы:

• Выберите объект Отчеты, если находитесь в другом окне.

• Щелкните по кнопке Создать.

• В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и таблицу СПИСОК. Щелкните по кнопке ОК.

• В появившемся диалоговом окне создания отчета выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Школа и Класс, щелкнув по кнопке .

• Щелкните по кнопке Далее. В результате появится новое диалоговое окно, где следует выбрать поля для группировки (объединения по признаку). Например, если требуется напечатать сначала список учеников одной школы, а внутри школы - сначала список учеников 9-го класса, затем 10-го, далее 11-го класса.

• Добавьте первый уровень - Школа, второй - Класс. Для этого выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по кнопке .

Замечание. С помощью кнопок Уровень можно менять местами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по классу, а потом - по школе.

• Щелкните по кнопке Далее.

• На этом шаге можно отсортировать данные по полям Фамилия, Имя, Отчество.

• Щелкните по кнопке Далее.

• Выберите вид макета для отчета ступенчатый и щелкните по кнопке Далее.

• Выберите стиль отчета: Полужирный и щелкните по кнопке Далее.

• Задайте имя отчета: Отчет1 и щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в режим просмотра отчета. Возможен просмотр в трех режимах: Конструктор, Предварительный просмотр и Образец.

• Закройте отчет, согласившись с сохранением.

Самостоятельное задание.

1. Составьте отчеты, выбирая разные макеты:

Отчет2 - блок;

Отчет3 - структура 1;

Отчет4 - структура 2;

Отчет5 - по левому краю 1;

Отчет6 - по левому краю 2.

2. Составьте отчеты, выбирая разные стили:

Отчет7 - деловой;

Отчет8 - обычный;

Отчет9 - сжатый;

Отчет10 - спокойный;

Отчет11 - строгий.

Задание 6. Создайте почтовые наклейки.

Порядок работы:

• Выберите объект Отчеты, если находитесь в другом окне.

• Щелкните по кнопке Создать.

• В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Почтовые наклейки и таблицу СПИСОК. Щелкните по кнопке ОК.

• В следующем окне выберите размер наклейки и щелкните по кнопке Далее.

• В следующем окне выберите шрифт и цвет для текста наклейки: Courier New, 12, насыщенность - обычный, синий, курсив. Щелкните по кнопке Далее.

• В следующем окне создайте прототип наклейки, введя нужные слова и выбрав соответствующие поля

Уважаемый(ая) [Фамилия] [Имя] [Отчество], напоминаем Вам, что срок оплаты за обучение истекает 15 сентября 2001 года.

Поле переносите из правого окна в левое, щелкая по кнопке . Щелкните по кнопке Далее.

• В следующем окне укажите поля для сортировки (например, Фамилия - по алфавиту). Щелкните по кнопке Далее.

• Введите имя отчета Наклейки и щелкните по кнопке Готово.

Задание 7. Завершите работу с программой Access.

Порядок работы:

• Выполните команду Файл \ Выход.

• Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.

4. Содержание отчета.

В качестве отчета о выполненной работе предъявите преподавателю на экране:

1. по первой и второй части работы: отчеты Список учеников, Отчет1, Отчет2, Отчет3, Отчет4, Отчет5, Отчет6, Отчет7, Отчет8, Отчет9, Отчет10, Отчет11, Наклейки.

2. по третьей части работы: все виды отчетов.

5. Контрольные вопросы.

1. Дайте определение отчета.

2. Какие способы создания отчета Вы знаете?

3. На базе чего создаются отчеты?

4. Какие области находятся в окне Конструктора отчетов?

5. Что такое Колонтитул?

6. Как изменить созданный Вами отчет?

7. Как изменить параметры страницы созданного Вами отчета?

6. Библиографический список.

1. Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере / Под ред. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 2000. – 384 с.

2. Золотова С.И. Практикум по Access. - М.: Финансы и статистика, 2000. – 144 с.