Субд Microsoft Access. Создание отчетов

1. Цели работы

Цели работы:

• научиться создавать отчеты

• закрепить навыки создания отчетов с помощью Конструктора;

• научиться создавать отчеты с помощью Мастера отчетов;

• освоить основные приемы изготовления надписей на конвертах и наклейках.

2. Основные теоретические положения.

ОТЧЕТ - это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать и вместе с тем это способ вывода данных из базы на печать в том виде, в котором требуется пользователю, например, в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо признаком, и др. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помощью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью Мастера.

3. Порядок выполнения работы.

3.1. Этапы работы

Часть 1. Создание отчетов различных видов.

1. Создание автоотчета в столбец, содержащего поля Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, на основании запроса Адрес базы данных из лабораторной работы n 3.

Создадим автоотчет в столбец АДРЕС (Фамилия, Имя, Отчество, Адрес) на основании запроса Адрес. При изменении запроса Адрес, например, введя условие отбора фамилии: Баранова, изменяется и информация выводимая в отчете.

2. Создание ленточного автоотчета, содержащего поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер телефона, на основании запроса Номера телефонов.

Создадим ленточный автоотчет НОМЕРА ТЕЛЕФОНОВ (Фамилия, Имя, Отчество, Адрес) на основании запроса Номера телефонов. Для вывода номера телефона только одного человека удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов.

3. Внесение изменения в готовый отчет номера телефонов.

Все изменения в отчет можно вводить только в режиме Конструктор.

В окне Конструктор отчетов находится пять областей:

Заголовок отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета;

Верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;

Область данных — содержит собственно записи;

Нижний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы;

Примечание отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.

Изменим заголовок отчета Номера телефонов на Номера телефонов учащегося, сменим цвет букв, их размер и шрифт.

4. Создание отчета на основании запроса справка с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу (рис. 1)..

Компьютерная школа справка.

Дана настоящая в том, что Корнилова Ольга Владимировна является учеником (цей) 103 группы

Директор Компьютерной школы И.И. Иванов

Рис. 1.

Сначала создадим запрос с параметром СПРАВКА, в котором будут только интересующие вас записи, а затем создадим отчет СПРАВКА на основании этого запроса с помощью Конструктора.